Príklady zlých e-mailov

Dôležitosť príkladov zlých e-mailov

Ako rýchly a efektívny spôsob, ako sa dostať do kontaktu s ľuďmi, je e-mail obrovskou súčasťou obchodnej komunikácie. Môže to byť skvelý spôsob, ako budovať vzťahy s potenciálnymi klientmi, existujúcimi zákazníkmi, členmi tímu, zainteresovanými stranami a potenciálnymi spolupracovníkmi.

Ak si však nebudete dávať pozor, vaše e-maily sa môžu javiť ako neprofesionálne alebo dokonca hrubé.

V tejto príručke sa pozrieme na niektoré príklady zle napísaných e-mailov a budeme diskutovať o tom, ako sa vyhnúť rovnakým chybám a potom nemusieť vymýšľať správy s ospravedlnením.

E-mail je jedným z najdôležitejších nástrojov v súprave každého majiteľa podniku alebo zamestnanca, pretože táto metóda komunikácie sa dá použiť na všetko od marketingu, cez studené e-mailové kontakty, až po služby zákazníkom. Ak sa to však neurobí správne, e-mail môže spôsobiť viac škody ako úžitku.

Preto je užitočné mať niektoré príklady neprofesionálnych postupov pri e-mailoch, na ktoré sa môžete odvolávať pred odoslaním akýchkoľvek správ potenciálnym zákazníkom alebo kolegom.

Keď viete, čo sa nemá robiť, budete schopní napísať efektívne obchodné e-maily namiesto tých, ktoré sa ani neotvárajú, alebo – čo je ešte horšie – poškodia vašu profesionálnu reputáciu.

Ako sa vyhnúť zlým titulkom e-mailov

Predmet každého e-mailu, ktorý odošlete, musí byť stručný a relevantný k obsahu správy. Preto vždy uveďte tému vášho e-mailu v hlavičke a nie len niečo vágne ako “ahoj”.

Napríklad, ak posielate e-mail, aby ste sa spojili s niekým, koho ste stretli na nedávnej akcii, predmet ako “Bolo pekné vás stretnúť na konferencii minulý týždeň” poskytne príjemcovi nejaký kontext. Budú presne vedieť, o čom je e-mail, a bude to oveľa efektívnejší e-mail ako len “Hej, poďme sa stretnúť”, ktorý sa pravdepodobne ignoruje alebo preskakuje v preplnenej doručenej pošte.

Je ešte dôležitejšie objasniť, o čom je vaša správa v predmete, ak posielate studené e-maily, pretože príjemca nepozná vaše meno odosielateľa.

Keď sa na e-mail odpovedá a konverzácia pokračuje, je typické, že predmet bude doplnený o “RE: “. Toto je prijateľný postup, pokiaľ sa téma diskusie nezmenila, v takom prípade je najlepšie, aby sa hlavička zmenila tak, aby zostala relevantná k aktuálnej téme a podľa toho sa vytvorilo nové vlákno e-mailu.

Okrem toho by ste mali vždy vyhnúť sa používaniu všetkých veľkých písmen alebo nadmerného počtu výkričníkov v predmete, pretože to môže pôsobiť agresívne alebo neprofesionálne. Navyše, použitie takého formátovania alebo interpunkcie by mohlo spustiť spamové filtre a zabrániť tomu, aby sa vaša správa dostala do hlavnej doručenej pošty príjemcu.

Príklady zlých predmetov e-mailov

• URGENTNE!!!!
• Musíme si pohovoriť
• Môžem si od vás niečo vypýtať?
• Rýchla otázka
• Len sa opieram
• Ahoj!
• Ako sa máš?
• Re: Re: [Téma]
• Fwd: Fwd: [Téma]
• Videli ste toto???

Ako nenapísať zlý e-mail

Pre telo e-mailu je dôležité používať zdvorilý a profesionálny tón. To znamená nepoužívať žiadny slang, skratky alebo žargón, ktorému príjemca nemusí rozumieť, ako aj emotikony, ktoré nemajú miesto v oficiálnej komunikácii.

Je tiež najlepšie vyhnúť sa vtipom, vtipným poznámkam alebo sarkázmu, pretože sa v texte neprekladajú dobre a môžu viesť k nepríjemným alebo dokonca nepríjemným nedorozumeniam. To isté platí pre sťažnosti alebo klebety o kolegoch alebo domácom živote, ktoré by mali byť obmedzené na osobné e-maily.

Okrem toho, udržujte svoje e-mailové správy čo najstručnejšie a stručnejšie. Nikto nechce čítať dlhý a kľukatý e-mail, takže prejdite rovno k veci a poskytnite všetky relevantné informácie alebo prílohy vopred.

Nadmerná kapitalizácia v tele e-mailu, ako v prípade predmetu, môže tiež pôsobiť agresívne a potenciálne spustiť spamové filtre. Nie je tiež potrebné používať rôzne farby a/alebo písma, pretože vlastný text sa môže stále zobraziť štandardným spôsobom pre príjemcu, alebo čo je horšie, byť nečitateľný.

Začatie tela vašej správy zlou a neúčinnou úvodnou vetou je ďalším istým spôsobom, ako urobiť zlý dojem. Niektoré z bežných príkladov zahŕňajú “Ahoj, a “Dúfam, že sa vám tento e-mail páči”. Tieto riadky sú často nadužívané a okoštované.

Formátovanie vášho e-mailu ako niečo iné ako obchodný list je ďalšou chybou. To zahŕňa vyššie uvedenú kapitalizáciu, farby a písma, ako aj pridávanie videí alebo obrázkov, ktoré nie sú relevantné k diskusii.

Ďalším prvkom zlého e-mailu by bolo zahrnutie nejasných výziev na činnosť (CTA) alebo ich nadmerného používania. Pokyn príjemcovi e-mailu, ktorý mu povie, čo má ďalej robiť, ako napríklad “Prosím, zavolajte mi v čo najskôr”, môže byť efektívny. Ak sú však vaše CTA vágne alebo ich je veľa, môžu byť úplne ignorované.

Čo by mohlo byť zahrnuté v zlom e-maile

• Slang
• Skratky
• Žargón
• Emotikony
• Vtipy
• Vtipné poznámky
• Sarkázmus
• Sťažnosti
• Klebety
• Príliš veľa informácií
• Dlhé bloky textu
• Nadmerná kapitalizácia
• Zbytočné používanie farieb a/alebo písiem
• Zlá alebo neúčinná úvodná veta
• Irelevantné obrázky, videá alebo iné médiá
• Nejasné alebo nadmerné CTA
• Obrázok osobného podpisu
• Zložité vylúčenia alebo správy po podpise

Príklady neprofesionálnych e-mailov a šablóny

URGENTNE!!!!

Musíme si pohovoriť

Môžem si od vás niečo vypýtať?

Rýchla otázka

Len sa opieram

Ahoj!

Ako sa máš?

Re: Re: [Téma]

Fwd: Fwd: [Téma]

Videli ste toto???

Zlé postupy pri e-mailoch

• Zahrnutie príliš veľa príjemcov v poli “Komu:” – používajte zoznamy e-mailov, ak posielate správy mnohým ľuďom naraz.
• Kopírovanie alebo skrytá kópia niekomu bez ich vedomia – zahrňte niekoho do konverzácie iba s ich súhlasom, inak to môže viesť k nedorozumeniam.
• Zabudnutie priložiť súbor, ktorý bol uvedený v e-maile – toto je bežná chyba a môže byť frustrujúca pre osobu, ktorej píšete. Budete musieť poslať ďalší e-mail s prílohou, čo môže zahromaždiť doručenú poštu príjemcu.
• Odosielanie veľkých príloh – ak posielate veľký súbor, nahrajte ho do služby cloudového úložiska, ako je Google Drive alebo Dropbox, a namiesto toho zdieľajte odkaz.
• Odpovedanie všetkým, keď to nie je potrebné – zahrňte všetkých do konverzácie iba vtedy, ak je vaša odpoveď relevantná pre každého z nich.
• Presmerovanie presmerovaného e-mailu – vyhnite sa tomu, aby sa e-mail posielal toľkokrát, že pôvodná správa je sotva rozpoznateľná. Ak presmerujete predchádzajúci e-mail, skráťte ho na relevantné časti.
• Nezahrnutie pozdravy (ako napríklad Vážený) alebo uzavretia (napr. S pozdravom) – toto sú základné spôsoby, ktoré by sa nemali prehliadať pri začatí alebo ukončení e-mailu.
• Vynechanie mena “od” – ak do e-mailu nezaradíte svoje meno, príjemca nemusí vedieť, od koho je. To môže byť obzvlášť mätúce, ak odpovedáte na vlákno e-mailu, kde sú viditeľné mená ostatných účastníkov.
• Nekontrolujte si e-mail pred odoslaním – vždy si venujte chvíľu na prečítanie si správy pred jej odoslaním, aby ste sa vyhli hanebným preklepom alebo gramatickým chybám.
• Odoslanie e-mailu, keď ste nahnevaní – vždy je najlepšie počkať niekoľko hodín (alebo ešte lepšie, deň) pred odoslaním nahnevanej správy, ktorú budete neskôr ľutovať.
• Napísanie niečoho v e-maile, keď by ste to mohli povedať príjemcovi tvárou v tvár – ak je to možné, je často lepšie mať rozhovor namiesto toho, aby ste sa pokúšali vyriešiť veci cez e-mail.
• Nepoužívanie profesionálnej e-mailovej adresy – ak je váš e-mail niečo ako “iluvkitties@gmail.com ”, je čas vytvoriť si nový na obchodné účely.
• Nedostatočná personalizácia vyplývajúca z nedostatočného výskumu – generické správy sa s väčšou pravdepodobnosťou ignorujú. Venujte čas tomu, aby ste sa dozvedeli o svojom príjemcovi a čo by ho mohlo zaujímať, skôr ako začnete písať.
• Chýbajúce výhody pre príjemcu – každý e-mail by mal mať účel a ten účel by mal byť jasný osobe, ktorej ho posielate. Uistite sa, že vaša správa je niečo, čo bude pre nich užitočné alebo zaujímavé.
• Vynechanie podpisu úplne – minimálne zahrňte svoje meno a kontaktné informácie, aby príjemca vedel, ako sa s vami skontaktovať. Môžete tiež pridať svoju pracovnú pozíciu, spoločnosť a ďalšie relevantné informácie, ako sú profily sociálnych médií.
• Odoslanie správ nesprávnym príjemcom – hoci je to obzvlášť hanebné, môže sa to stať ľahšie, ako by ste si mysleli. Vždy dvakrát skontrolujte príjemcu (príjemcov) pred odoslaním.

Zhrnutie

Zlé obchodné e-maily vás môžu stáť čas, peniaze a klientov. Nezabudnite skontrolovať svoje správy, rešpektujte čas príjemcu a uistite sa, že váš e-mail má účel.

Dodržiavaním našich jednoduchých tipov a neopakovaním zlých príkladov uvedených vyššie si určite urobíte dobrý dojem so svojou obchodnou korešpondenciou.