Softvér na správu e-mailov

Aký je rozdiel medzi emailovým klientom/webmailom a softvérom pre riadenie e-mailov?

Webmail a e-mailoví klienti sú menej pokročilí a ponúkajú menej kľúčových funkcií. V ich jadre boli webmailové a e-mailoví klienti vytvorení na osobné použitie, zatiaľ čo softvér na správu e-mailov bol vytvorený pre samostatných podnikateľov, podniky a organizácie, ktoré denne dostávajú tisíce e-mailov a potrebujú pomoc pri ich správe.

Webmail/Emailoví klienti	Softvér na správu e-mailov
Veľmi obmedzené alebo žiadne možnosti automatizácie	Nespočetné možnosti automatizácie
Preplnený reklamami/nechcenými e-mailmi	Bez reklám/nechcených e-mailov
Žiadne možnosti spolupráce	Vytvorený pre spoluprácu (zdieľaná doručená pošta, ktorá podporuje tímovú správu e-mailov)
Chýbajú pokročilé filtre	Značky a ID tiketov pre jednoduché filtrovanie
Žiadne predpripravené odpovede	Neobmedzené predpripravené odpovede
Obmedzené úložisko	Neobmedzené úložisko
Obmedzený alebo žiaden výber e-mailových šablón	Ponúkaj prispôsobiteľné šablóny e-mailov
Obmedzené kontaktné polia	Kontaktné polia + zabudovaný CRM syst=em
Žiadne súkromné/interné poznámky	Ponuka súkromných/interitných poznámok
Nie je možnosť zlúčiť/rozdeliť e-maily	Ponúka zlučovanie/rozdeľovanie emailov
Žiadna detekcia kolízie agentov	Ponúka detekciu kolízie agentov
Niektoré ponúkajú viacero záložiek pre e-maily	Ponúknuť viacero kariet s e-mailmi
Žiadne integrácie tretích strán	Stovky integrácií tretích strán
Žiadne viackanálové schopnosti	Viackanálové schopnosti
Ponúka mobilné aplikácie pre e-mail	Ponúka mobilné aplikácie pre e-mail

Koľko emailových adries/emailových účtov môžete integrovať s nástrojom na správu emailov?

Pokročilé nástroje na správu emailov ako LiveAgent nekladú žiadne obmedzenia na počet emailových adries, s ktorými môžete softvér prepojiť.

Je bezpečné používať nástroje na správu e-mailov?

Dalo by sa povedať, že softvér na správu e-mailov je často bezpečnejší ako tradičný e-mail. Predstavte si túto situáciu:

• Používate Gmailu alebo Outlooku na riešenie emailov od zákazníkov.
• Máte viacerých zamestnancov, ktorí pracujú na rôznyce zmeny.

Prirodzene, budete musieť zdieľať svoje prihlasovacie údaje k e-mailu s viacerými ľuďmi, čo môže byť bezpečnostným rizikom – najmä ak používajú verejné počítače alebo zariadenia zdieľajú s inými.

Vďaka systému správy e-mailov má každý zamestnanec svoje jedinečné prihlasovacie údaje, takže je to oveľa bezpečnejšie pre vás a celý váš tím.

Kto môže profitovať z používania softvéru na správu e-mailov?

Softvér na správu e-mailov môže byť výhodou pre každého, kto denne odpovedá na veľké množstvo e-mailov od zákazníkov – bez ohľadu na veľkosť firmy. Či už ste jediný člen alebo veľká firma, riešenie na správu e-mailov je nevyhnutnosťou. Mnoho správ potvrdilo, že používanie softvéru na podporu e-mailu zvyšuje produktivitu, znižuje úroveň stresu a v konečnom dôsledku šetrí čas a peniaze.

Ako môžete profitovať zo softvéru na správu emailov?

Zlepšený čas odpovede na e-maily a zvýšená spokojnosť zákazníkov

Používanie softvéru na správu e-mailov môže zlepšiť rýchlosť odpovedania, čo zase zlepšuje zážitky a spokojnosť zákazníkov. Vďaka automatickým pravidlám pracovného toku bude softvér automaticky distribuovať prichádzajúcu poštu medzi vašich zamestnancov. Časy manuálneho prideľovania a sledovania e-mailovej aktivity sú preč.

Softvér na správu e-mailov nestráca čas a zaisťuje, že každý jasne rozumie svojim povinnostiam. Ako už bolo spomenuté vyššie, zlepšuje sa tým čas odozvy, pretože eliminuje zmätok, sledovanie e-mailov, flákanie sa a manuálnu správu úloh. So softvérom na správu e-mailov sa môžu všetci zástupcovia podpory jednoducho prihlásiť do softvéru a začať odpovedať na e-maily od zákazníkom.

Zvyšuje produktivitu a znižuje hladinu stresu

Krása systému na správu e-mailov spočíva v tom, že dokáže prevziať veľa úloh a vyriešiť ich sám. Softvér môže napríklad použiť automatické pravidlá pracovného toku na riešenie tiketov, ktoré nedostali žiadnu odpoveď v konkrétnom čase. Prípadne môže softvér posielať automatické e-maily zákazníkom, ktorí neodpovedali na vaše správy, alebo poslať správy “mimo-kancelárie” (OOO) v prípade potreby. A toto je len špička ľadovca.

Zavedením tohto typu softvéru sa z vašich pliec zbavíte ďalšej zodpovednosti. Odstraňuje opakujúce sa a všedné úlohy, a tým znižuje hladinu stresu a zlepšuje produktivitu. V podstate vytvára dokonalý pracovný postup.

Šetrí peniaze a zvyšuje návratnosť investície

Tu je ďalší dôvod, prečo si softvér na správu e-mailov zamilujete. Ušetrí vám peniaze. Keď vaši agenti nestrácajú čas všednými úlohami a zameriavajú sa výlučne na riešenie otázok zákazníkov, šetríte peniaze.

Okrem toho, podľa Financesonline za každý dolár investovaný do zlepšenia zákazníckej skúsenosti pomocou helpdesku a podobných platforiem (ako je softvér na správu e-mailov), môžete získať návratnosť investície vo výške 3$.

Odstraňuje monitorovanie zariadenia a účtu

Ak chcete zájsť o krok ďalej, prepojte svoj softvér na správu e-mailov s inými komunikačnými kanálmi, ako sú live chat, telefón alebo sociálne médiá a ešte viac zvýšte svoju produktivitu. Môžete skoncovať s nekonečným monitorovaním zariadení a účtov, ktoré je rušivé a neproduktívne.

Mať všetky správy na jednom mieste – či už sú to e-maily, komentáre na Instagrame alebo live chaty v reálnom čase, je ešte jednoduchšie maximalizovať všetky výhody, ktoré prináša systém správy e-mailov.

Aké funkcie by mal mať softvér na správu e-mailov?

Spoločná univerzálna e-mailová schránka

Zdieľaný univerzálny inbox je hlavnou funkciou softvéru na správu e-mailov. Tímový inbox môže zjednotiť všetky správy z viacerých e-mailových adries, sociálnych médií, webchatov a dokonca aj telefónov.

Ak ste nikdy nepracovali s platformou na spoluprácu, akou je univerzálna doručená pošta, môže byť ťažké si to predstaviť, ale úprimne povedané, je to najlepšia funkcia, ktorá míľovými krokmi zlepší skúsenosti vašich zákazníkov a agentov. Čerešničkou na torte je, že všetci vaši agenti budú mať svoje jedinečné prihlásenie do systému, čo im umožní pracovať na samostatných problémoch súčasne.

Zistiť viac o zdieľanej schránke.

Oddelenia a zodpovednosti (prevody)

Ďalšími dvoma hviezdnymi funkciami softvéru na správu e-mailov sú oddelenia a zodpovednosti. Vytvorením rôznych oddelení pre váš marketing, IT podporu alebo obchodné tímy budete môcť organizovať svoju doručenú poštu ešte lepšie. Filtrovanie bude jednoduchšie a prideľovanie zodpovedností prostredníctvom pravidiel automatizácie bude hračkou.

Ako príklad môžete nastaviť automatické pravidlo pracovného toku, ktoré bude automaticky smerovať všetky e-maily obsahujúce slová „reset“ a „heslo“ do oddelenia IT alebo dokonca do špeciálneho zástupca podpory IT.

Zistite viac o oddeleniach alebo zodpovednostiach.

Správa pracovného toku a pravidlá automatizácie e-mailového marketingu

Stručne sme sa dotkli právomocí automatizácie e-mailového marketingu. So softvérom na správu e-mailov môžete robiť nespočetné množstvo vecí – od automatického pridávania štítkov do e-mailov, prideľovania e-mailov oddeleniam a agentom až po plánovanie e-mailov, ktoré automaticky odosiela vopred naformátované následné e-maily po uplynutí určitého časového obdobia od váš posledný kontakt a dokonca aj správy mimo kancelárie.

Zistite viac o pravidlách.

Robustné analytické nástroje a funkcie prehľadov

Pri tradičnom e-maile je ťažké určiť, ako dobre ste na tom z hľadiska výkonu a kvality. Spĺňate priemyselné štandardy, ako je priemerná rýchlosť odpovedí na e-maily? Sú vaši zákazníci spokojní so službami, ktoré dostávajú?

Zaujímavým je, že podľa prieskumu spoločnosti Bain & Company 80 % generálnych riaditeľov verí, že ich spoločnosť poskytuje vynikajúce služby zákazníkom. Súhlasí však len 8% ich zákazníkov.

Vďaka funkciám analýzy a reportovania softvéru na správu e-mailov budete môcť identifikovať oblasti zlepšenia vďaka skutočným prehľadom údajov.

Zistite viac o analytike a prehľadoch.

Funkcie tímovej spolupráce a detekcie kolízií

Niektoré webmaily (napríklad Gmail) ponúkajú integrovanú službu chatu. Väčšina e-mailových klientov/webových e-mailov to však nerobí, čo ich robí neadekvátnymi, pokiaľ ide o spoluprácu. Podľa nášho názoru je používanie externých chatovacích nástrojov kontraproduktívne, pretože prepínanie medzi nástrojmi môže spôsobiť stratu myšlienkových pochodov a stratu drahocenného času.

Softvér na správu e-mailov, ako je LiveAgent, ponúka vstavané možnosti interného chatovania a telefonovania, vďaka čomu je jednoduché ako narátať do 3 dostať sa do kontaktu s kolegami, keď sa zaseknete.

Navyše nástroje ako LiveAgent majú zavedené funkcie detekcie kolízie agentov. Tieto funkcie zaisťujú, že žiadny e-mail nebude zodpovedaný dvakrát. Upozorňujú každého agenta, ktorý si prezerá e-mail, na ktorom sa pracuje, čím zaisťujú, že nedochádza k duplicite alebo náhodnému vymazaniu práce.

Zistite viac o detekcii kolízií agentov, interných chatoch, alebo interných hovoroch.

Prispôsobiteľné e-mailové šablóny

Ďalšou funkciou, ktorá v arzenáli tradičných e-mailových klientov/webmailu chýba, sú prispôsobiteľné e-mailové šablóny, ktoré možno použiť na odosielanie marketingových e-mailov, ako sú newslettery, e-maily zákazníckych služieb, ako sú e-maily na obnovenie hesla alebo transakčné e-maily, ktoré potvrdzujú objednávku. Samozrejme, prispôsobiteľné šablóny e-mailov sú dostupné v platforma na správu e-mailov od LiveAgenta.

Zistiť viac o e-mailových šablónach.

CRM a vlastné polia CRM

Aby to bolo ešte lepšie, softvér na správu e-mailov má vynikajúce funkcie riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Okrem vstavaného CRM, ktorý je vždy po ruke, môžete zaznamenávať vlastné informácie o svojich klientoch, ktoré vám môžu pomôcť poskytnúť informovanejšie a personalizované služby zákazníkom.

Zistiť viac o CRM.

Viaceré karty s tiketmi/e-mailmi

Bojíte sa, že prehliadnete niekoľko e-mailových kariet? Nemusíte. Softvér na správu e-mailov ponúka aj túto funkciu. Umožňuje vám zodpovedať niekoľko e-mailov naraz tým, že jednoducho prepínate medzi e-mailovými kartami. Táto funkcia je obzvlášť užitočná v kombinácii s preddefinovanými odpoveďami.

Zistite viac o viacerých kartách tiketov.

Štítky e-mailov

Ďalšou funkciou, ktorá tradičným e-mailovým klientom chýba, ale je prominentná v softvéri na správu e-mailov, sú štítky. Štítky sa používajú na rýchle filtrovanie, organizovanie a prezeranie obsahu e-mailu.

Zistite viac o štítkoch.

Správcovia úloh a funkcie monitorovania SLA

Pokročilý softvér na správu e-mailov obsahuje funkcie, ktoré fungujú ako manažéri úloh a upozorňujú agentov na vysoko prioritné/kritické e-maily, ktoré je potrebné vyriešiť. Vo všeobecnosti, e-maily (tikety), ktoré sa zobrazujú v manažéri úloh, zostali nezodpovedané po dlhú dobu alebo sú viazané na SLA (dohody o úrovni služieb).

Zistiť viac o tlačidle Na vyriešenie.

Súkromé poznámky

Súkromné ​​poznámky v softvéri na správu e-mailov vám umožňujú zverejniť ďalšie informácie o danom e-maile, zákazníkovi alebo procese riešenia. Vaši kolegovia si môžu tieto poznámky zobraziť kedykoľvek pri riešení konkrétneho e-mailu/dopytu. Ak chcete, môžete ako pripomienky použiť aj súkromné ​​poznámky.

Zistite viac o poznámkach.

Predpripravené správy a preddefinované odpovede

Predpripravené odpovede sú ďalšou skvelou funkciou, ktorá je súčasťou softvéru na správu e-mailov. Umožňuje vytvorenie preddefinovaných odpovedí na najčastejšie otázky vašich zákazníkov. Keď dostanete e-mail vyžadujúci generickú odpoveď na takúto otázku, môžete si ušetriť čas jednoduchým kliknutím na tlačidlo predpripravenej odpovede a výberom požadovanej odpovede. Predpripravené odpovede Vám uľahčia prácu odpovedania na e-maily.

Zistite viac o predpripravených odpovediach.

Rozdelenie/zlúčenie tiketu

Nástroje na správu e-mailov, akým je LiveAgent, ponúkajú rozdeľovanie a zlučovanie tiketov. Táto funkcia je jedinečná a môže zlepšiť časy riešenia a efektívnosť agentov. Ak napríklad prichádzajúci e-mail vyvoláva viacero problémov a je potrebné, aby ich vyriešili viaceré oddelenia (napríklad predaj a IT), poštu možno rozdeliť na dve časti, aby sa zabezpečilo rýchlejšie vyriešenie problému.

V opačnom prípade, ak klient zasiela viacero e-mailov o rovnakej veci, e-maily môžu byť zlúčené do jedného e-mailového vlákna.

Zistite viac o rozdeľovaní tiketov a zlúčení tiketov.

Integrácie tretích strán

Väčšina softvérov pre správu e-mailov ponúka integrácie s tretími stranami, aby zabezpečila dokonalý tok práce. Integráciu je možné vykonať so spracovateľmi platieb, systémami riadenia vzťahov so zákazníkmi, aplikáciami sociálnych médií a ďalšími.

Vďaka týmto integráciám sa agenti nebudú musieť prihlasovať do aplikácií tretích strán a zadávať údaje do dvoch systémov.

Zobraziť všetky integrácie.

Interná znalostná databáza a neobmedzený úložný priestor

Obmedzené úložisko e-mailov je niečo, s čím všetci denne bojujeme, však? Nie, ak používate softvér na správu e-mailov! Nástroje ako LiveAgent ponúkajú neobmedzenú históriu e-mailov. Ak si to neželáte, nebudete musieť odstraňovať žiadne e-maily a nebudú platiť žiadne obmedzenia na ukladanie dokumentov. V samotnom softvéri môžete uložiť neobmedzené množstvo interných dokumentov, príručiek a osvedčených postupov.

Zistiť viac o interná znalostnej databáze.

Ako nájsť správny softvér na správu e-mailov

Ste presvedčení, že softvér na správu e-mailov je tým správnym riešením pre vás a vašu firmu? Skvelé, čítajte ďalej a zistite, ako si vybrať správny nástroj na správu e-mailov.

Spíšte si svoje požiadavky a urobte prieskum

Prvým krokom k nájdeniu správneho softvéru na sledovanie e-mailov je zapísať si požiadavky a zvážiť svoj rozpočet, pretože každý poskytovateľ e-mailových služieb ponúka iný rozsah funkcií. Chcete nástroj, ktorý sa jednoducho používa na správu e-mailov? Chcete nástroj, ktorý tiež zjednotí ďalšie správy do vašej doručenej pošty? Aké ďalšie funkcie potrebujete? Je to škálovateľná e-mailová služba?

Keď ste si vytvorili zoznam svojich požiadaviek, je čas vykonať prieskum. Odporúčame vám pozrieť sa na jednotlivých poskytovateľov služieb:

• Portály pre recenzie produktov (ako napríklad G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube recenzie

• Sociálne médiá
• Webové stránky
• Články s porovnaním

Keď si každý softvér preveríte a viete, ktorý chcete otestovať, je čas vytvoriť si bezplatnú skúšobnú verziu.

Vytvorte bezplatné skúšobné účty a otestujte funkcie

Po výbere najlepších možností je čas vytvoriť bezplatnú skúšobnú verziu. Odporúčame vám otestovať všetky kľúčové funkcie a zoznámiť sa s nimi čo najviac. Skúste:

• Pripojiť viac e-mailových adries k vašej tímovej schránke
• Nastaviť integrácie
• Pozvať agentov/e-mailových užívateľov do svojho softvéru
• Vytvoriť oddelenia pre vaše IT, marketingové a predajné tímy
• Nastaviť pravidlá automatizácie, aby ste našli dokonalý pracovný postup
• Vytvoriť šablóny e-mailov pre kritické e-maily

Keď všetko testujete, robte si poznámky, čo sa vám páči a čo nie. Rýchlo zistíte, ktorá e-mailová platforma najviac vyhovuje vašim potrebám. Ak platnosť vašej bezplatnej skúšobnej verzie vyprší príliš skoro a chcete viac času na testovanie všetkých funkcií, neváhajte a obráťte sa na zákaznícku podporu.

Väčšina predajcov softvéru na správu e-mailov vám s radosťou predĺži skúšobnú verziu o niekoľko týždňov.

Štastní zákazníci sú tí najlepší zákazníci

Ponúkame služby prenosu dát z väčšiny najpopulárnejších help desk softvérov.

View more

Rezervujete si demo/rozhovor s manažérom predaja

Ak sa nemôžete rozhodnúť medzi dvoma softvérmi na správu e-mailov, zarezervujte si demo a porozprávajte so predajným tímom. Predložte zoznam toho, čo by ste chceli dosiahnuť, pýtajte sa a robte si poznámky o službe, ktorú dostávate.

Vo všeobecnosti platí, že správanie manažéra predaja môže byť dobrým ukazovateľom toho, ako sa k vám budú správať tímy zákazníckych služieb predajcu, keď ste platiaci zákazník. Ak máte pocit, že poznajú produkt a sú pripravení kedykoľvek pomôcť, môžete si byť istí, že robíte dobré rozhodnutie.

Ak však máte pocit, že nevedia odpovedať na vaše otázky a váš úspech ich skutočne nezaujíma, mali by ste zvoliť iný softvér na správu e-mailov.

Aká je dobrá cena za softvér na správu e-mailov?

Na túto otázku je ťažké odpovedať. Väčšina softvérov na správu e-mailov je založená na predplatnom, takže môžete očakávať, že budete platiť v mesačných splátkach. Každý softvér na správu e-mailov sa však líši v tom, čo ponúka, pokiaľ ide o funkcie, integrácie a miesta agentov.

Pri pohľade na dôveryhodné stránky s recenziami softvérov môžeme povedať, že bežný cenový rozsah sa pohybuje od 15 do 39$ za agenta mesačne.

Ak je táto cenová kategória pre vás príliš vysoká, zvážte použitie bezplatného nástroja na správu e-mailov.

Aký je dobrý bezplatný softvér na správu e-mailov?

Hoci prevládajú bezplatné nástroje na správu e-mailov, z hľadiska funkcií sú obmedzenejšie.

Nevychvaľujeme sa, ale LiveAgent ponúka celkom dobrý bezplatný plán na správu e-mailov, ktorý stále ponúka veľký arzenál bezplatných funkcií. Napríklad bezplatné ponuky od LiveAgenta zahŕňajú:

• 1 integráciu e-mailovej adresy
• Základné hlásenia
• Správu znalostnej bázy
• 7 dňová história tiketov
• 1 tlačidlo pre chat a integrácia 1 telefónneho čísla
• Zlučovanie a rozdelovanie e-mailov
• Vlastné CRM polia tiketov
• Správu úloh
• Štítky
• Súkromé poznámky
• Prevody e-mailov
• Viaceré e-mailové záložky
• Zákaznícku podpora poskytovanú 24/7