E-mailová komunikácia sa začala v roku 1971, keď Ray Tomlinson poslal prvý e-mail sám sebe. Hoci je táto technológia už staršia ako 50 rokov, každý deň sa posiela miliárd e-mailov. Niekedy denne čítame a posielame viac e-mailov ako sa stretávame s reálnymi ľuďmi. Napriek tomu robíme v e-mailovej komunikácii rovnaké chyby, ktorým by sme sa mali vyhnúť pre naše vlastné dobro. Ako teda zlepšiť naše e-maily?
Nižšie je 10 tipov na efektívnu e-mailovú komunikáciu:
1. Buďte jasní a struční
Väčšina ľudí má v deň príliš málo času na čítanie a odpovedanie na e-maily. Telo e-mailu by malo byť informatívne a priame. Aj keď používate iné alternatívy k e-mailu, váš príjemca ocení krátke a jasné správy. Zvážte použitie odrážok alebo napísanie samostatného e-mailu pre každú tému, ktorú potrebujete s niekým komunikovať.
Pamätajte: Dlhé e-maily vysávajú energiu z ľudí.
2. Buďte zdvorili
Pokiaľ nie ste v dobrom vzťahu s niekým, vyhýbajte sa neformálnemu jazyku, žargónu, slang a nevhodným skratkám. Premýšľajte o tom, ako váš e-mail “pôsobí” emocionálne. Ak by vaše emócie mohli byť nepochopené, nájdite iný spôsob, ako preformulovať svoje slová. Buďte priateľskí, rešpektujúci a vďační.
Chcete vedieť, kedy použiť neformálny, formálny, vážny alebo priateľský tón?
3. Používajte jasný predmet
Na základe predmetu sa ľudia rozhodujú, či e-mail otvoria alebo nie. Mnohí ľudia dostávajú obrovské množstvo e-mailov, je dôležité popísať, čo čitateľ nájde vnútri. Doručovacia schránka vášho príjemcu robí prvé čistenie za nich. A správy bez predmetu sa považujú za zlé e-maily a sú preto presmerované do spamu.
4. Venujte pozornosť pravopisu a gramatike
Toto je jednoduchý spôsob, ako ukázať, že vám na tom záleží. Skúste si prečítať svoju správu nahlas, aby ste pomohli zachytiť akékoľvek gramatické chyby alebo nešikovné frázy, ktoré by ste inak mohli prehliadnuť.
Odoberajte náš newsletter
Najnovšie tipy a ponuky priamo do vašej schránky.
5. Pamätajte, že e-mail nikdy nie je súkromný
Vaša správa by mohla byť bez vášho vedomia presmerovaná ďalším ľuďom. Ak sú vaše informácie veľmi dôverné, uistite sa, že sa dostanú k správnej osobe.
6. Umiestnite svoj hlavný bod na začiatok
Ak odpovedáte na otázku v e-mailu niekoho, umiestnite odpoveď blízko začiatku. Väčšina ľudí nechce čítať dlhé odseky, aby sa dostali k hlavnému bodu na konci správy.
7. Používajte kláves ODPOVEĎ
Zahrňte predchádzajúcu správu, keď odpovedáte na e-mail. Nespúšťajte nový e-mail. Táto prax vám šetrí čas a čas vášho príjemcu.
8. Buďte ekologickí
Vyhýbajte sa tlačeniu e-mailov, ak je to možné. Budete môcť lepšie organizovať svoju komunikáciu a navyše ušetriť stromy.
9. Vyhýbajte sa KRIČANIU
Nepoužívajte všetky veľké písmená, znamená to kričanie. Je tiež ŤAŽŠIE ČÍTAŤ písané písmená, ktoré sú všetky rovnakej veľkosti, takže dajte svojim čitateľom pauzu.
10. Zahrňte svoj podpis
Neskrývajte sa za e-mailom a zahrňte svoje meno. Ukončite svoju správu s “S pozdravom”, “, “S úctou”, " alebo “Všetko najlepšie”, " v závislosti od situácie. Nezabudnite napísať názov spoločnosti pod svoje meno alebo zdieľajte svoju digitálnu vizitku.
Záverečné myšlienky
Uvedomte si, že keď je vaša správa odoslaná, je nemožné ju odvolať. Odoslaním nesprávnej správy niekomu môžete poškodiť a zničiť svoju firmu alebo kariéru. Vždy si dvakrát skontrolujte svoju správu a riadok príjemcu pred odoslaním akéhokoľvek e-mailu. Je tiež dobrou myšlienkou vytvoriť si nový e-mailový účet venovaný outreach a komunikácii so zákazníkmi.
