Šablóny Help Desk
Zvýšte efektivitu svojej zákazníckej podpory pomocou bezplatných šablón help desk od LiveAgent. Zlepšite časy odozvy a spokojnosť pomocou pripravených správ pre...
6 min čítania
LiveAgent
Help Desk
+2
Idete na dovolenku a potrebujete nastaviť správu mimo kanceláriu? Alebo možno si len berieme deň voľna a nechcete sa zaoberať prácou. V každom prípade vám dobrá šablóna mimo kanceláriu pomôže splniť úlohu.
Takéto šablóny sú zvyčajne jednoduché a ľahko sa používajú, čo vám umožňuje prispôsobiť si správu podľa svojich potrieb. Dnes vám ukážeme niekoľko rôznych šablón mimo kanceláriu, ktoré môžete použiť na svoje automatické odpovede na dovolenku.
Prečo by ste mali používať šablónu mimo kanceláriu
Väčšina ľudí používa nástroje na správu e-mailov, ako sú odpovede šablón mimo kanceláriu, keď sú dlhší čas mimo svojho e-mailu – napríklad na dovolenke alebo si len berú deň voľna. Môžete nastaviť automatickú odpoveď, ktorá ľuďom dá vedieť, že nebudete kontrolovať svoju doručenú poštu a čoskoro sa vrátite. Takto nebudú očakávať okamžitú odpoveď od vás a vy si môžete vychutnať svoj voľný čas bez obáv z práce.
Existujú však aj ďalšie časy, keď by ste mohli chcieť použiť odpoveď šablóny. Ak viete, že budete zaneprázdnení a nebudete sa môcť dostať k svojmu e-mailu tak často ako zvyčajne, správa mimo kanceláriu dá ľuďom vedieť, že možno nebudete môcť odpovedať okamžite. Potom sa môžu rozhodnúť, či čakajú na odpoveď alebo nájdu iný spôsob, ako vás kontaktovať.
Správa mimo kanceláriu môže tiež pomôcť riadiť očakávania ľudí, ak ste zavalení prácou a nemôžete odpovedať na každý e-mail hneď. Informovanie ľudí o tom, že ste zaneprázdnení, ale vrátite sa im čo najskôr, môže pomôcť vyhnúť sa frustrácii na oboch stranách.
Ako pomenovať šablónu správy mimo kanceláriu
Udržujte to skôr krátke a výstižné – Mimo kanceláriu, Automatická odpoveď na dovolenku alebo Preč sú všetky dobré možnosti. V riadku predmetu je tiež dobré zahrnúť, kedy sa vrátite, aby ľudia vedeli, ako dlho budú musieť čakať na odpoveď.
Napríklad ‘Mimo kancelárie do 15. januára’ by fungoval dobre. To tiež pomáha pri filtrovaní, ak máte e-mailový systém správ, ktorý to dokáže, ale viac ako čokoľvek iné to dá ostatným vedieť, kedy očakávať odpoveď bez toho, aby museli čítať telo vášho e-mailu. Takto ukážete, že vám záleží na ich čase.
Príklady riadka predmetu správy mimo kanceláriu
- Mimo kancelárie: [dátum]
- Mimo kancelárie: [detaily dovolenky]
- Mimo kancelárie: [dôvod neprítomnosti]
- Na dovolenke: [dátum] – [dátum]
- Sviatky: [dátum] – [dátum]
- OOO: deň choroby
- Nedostupný: mimo krajiny
- V prípade núdze:
- Preč od môjho stola na [dátum]
- Momentálne na dovolenke
- Som mimo hry
- Čoskoro sa vrátim
- Na sabatikáli
- Smerujeme na trochu odpočinku a rekreácie
Ako napísať šablónu mimo kanceláriu
Pri tele vašej automatickej odpovede e-mailu je potrebné pamätať na niekoľko vecí.
Po prvé, chcete sa uistiť, že je jasné, že ste mimo svojho stola a nebudete môcť okamžite odpovedať na e-maily. Ak budete občas kontrolovať svoju doručenú poštu, dajte ľuďom vedieť, kedy môžu očakávať odpoveď. Ak si nie ste istí, je lepšie vyhnúť sa tejto časti, ako nechať ľudí čakať na odpoveď, ktorá nemusí prísť.
Po druhé, v prípade núdze môžete zanechať svoje súkromné telefónne číslo. Pamätajte však na to, že si všimnete, že možno nebudete môcť okamžite zdvihnúť, a požiadajte ľudí, aby vás kontaktovali týmto spôsobom iba v prípade, že je to mimoriadne naliehavé.
Je tiež dobré zahrnúť, koho môžu kontaktovať počas vašej neprítomnosti, ako aj všetky relevantné informácie, ktoré by mohli potrebovať (ako sú termíny alebo aktualizácie projektov). A samozrejme, nezabudnite povedať, kedy sa vrátite. Udržujte to krátke a jednoduché – nikto nechce čítať román, keď sa snaží s vami spojiť.
Nakoniec, ale nie menej dôležité – a toto je voliteľné – môžete zahrnúť krátku správu, ktorá ľuďom dá vedieť, čo robiť počas vašej neprítomnosti. Napríklad, kde by mohli nájsť informácie, ktoré by mohli potrebovať, ak im ich nebudete môcť poskytnúť.
Čo zahrnúť do šablóny správy mimo kanceláriu
- Vaše meno
- Dátumy, kedy budete preč, alebo dátum, kedy sa vrátite
- Krátka správa, ktorá ľuďom dá vedieť, že ste mimo kancelárie alebo že sa čoskoro vrátite
- Koho kontaktovať počas vašej neprítomnosti (ak je to relevantné)
- Kedy môžu očakávať odpoveď od vás (ak budete kontrolovať svoju doručenú poštu počas dovolenky)
- Alternatívne spôsoby, ako vás kontaktovať
Príklady a šablóny správ mimo kanceláriu
Formálne šablóny mimo kanceláriu
Predmet: Mimo kancelárie
Momentálne som mimo kancelárie a vrátim sa 15. januára. Budem občas kontrolovať svoj e-mail, ale ak potrebujete okamžitú odpoveď, kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa]. Ďakujem,
[Vaše meno]
Predmet: Šablóna mimo kanceláriu
Ahoj, momentálne som mimo kancelárie a vrátim sa [dátum]. Ak potrebujete okamžitú pomoc, kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa] alebo ma dosiahnuteľný na mobilnom telefóne [telefónne číslo], avšak upozorňujem, že možno nebudem môcť odpovedať okamžite. Ďakujem,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie [dátum od-dátum do]
Ahoj, som OOO bez prístupu k e-mailu od [dátum od] do [dátum do]. V naliehavých prípadoch počas tejto doby kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa] alebo zavolajte môj mobilný telefón [telefónne číslo]. S pozdravom,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie – Sviatky
Ahoj, budem mimo kancelárie od [dátum od] do [dátum do] a budem mať obmedzený prístup k e-mailu. Ak potrebujete okamžitú pomoc počas tejto doby, skúste kontaktovať [Meno] na [e-mailová adresa] namiesto mňa alebo v naliehavých prípadoch mi môžete zavolať na [telefónne číslo]. Všetko najlepšie, [Vaše meno]
Predmet: Sviatky [dátum]
Ahoj, momentálne som mimo kancelárie a užívam si zaslúžený voľný čas. Vrátim sa [dátum] a nebudem mať prístup k e-mailu až do vtedy. V naliehavých prípadoch počas tejto doby kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa], ktorý bol upozornený, aby očakával dodatkovú korešpondenciu počas mojej neprítomnosti. Všetko najlepšie,
[Vaše meno]
Predmet: Nedostupný: Mimo krajiny [dátum]
Ahoj, budem mimo krajiny na [dátum od]-[dátum do]. Počas tejto doby budem mať obmedzený prístup k e-mailu. V naliehavých prípadoch kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa] namiesto mňa. S pozdravom,
[Vaše meno]
Predmet: Na sabatikáli [dátum]
Ahoj, momentálne som na sabatikáli a budem mimo kancelárie do [dátum]. Počas tejto doby nebudem mať prístup k e-mailu. Ak je to núdzová situácia, [Meno] na [e-mailová adresa] bude dostupný počas tejto doby. Čoskoro sa vidíme,
[Vaše meno]
Predmet: Choroba [dátum]
Ahoj, som mimo kancelárie a na chorobe do [dátum]. Počas tejto doby nebudem môcť kontrolovať svoj e-mail. V prípade núdze kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa]. S pozdravom,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie: Konferencia [dátum]
Ahoj, som mimo kancelárie na účasti na konferencii od [dátum]. Budem odpovedať na e-maily, keď budem mať prístup, ale ak je naliehavá záležitosť, kontaktujte ma prosím na [telefónne číslo]. Ďakujem,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie: Firemný retreat [dátum]
Ahoj, som mimo kancelárie na firemnom retreaté od [dátum]. Počas tejto doby budem mať obmedzený prístup k e-mailu. V prípade núdze kontaktujte prosím [Meno] na [e-mailová adresa] alebo zavolajte hlavnú linku kancelárie na [telefónne číslo]. Ďakujem,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie [Dátum]
Ahoj, budem mimo kancelárie nasledujúcich [X] dní. Počas mojej neprítomnosti kontaktujte prosím [Meno], ktorý bude viac ako rád pomôcť s akýmikoľvek otázkami, ktoré môžete mať. Ďakujem za vaše pochopenie. Všetko najlepšie,
[Vaše meno]
Predmet: OOO [dátum]
Ahoj, ďakujem za vašu správu. Momentálne som mimo kancelárie a vrátim sa najneskôr [Dátum]. Ospravedlňujem sa za nepríjemnosti a prosím vás, aby ste v medziase poslali e-mail môjmu kolegovi [Meno] na [e-mailová adresa]. Všetko najlepšie,
[Vaše meno]
Neformálne šablóny mimo kanceláriu
Predmet: Preč od môjho stola
Ahoj, momentálne som preč od svojho stola a pijem koktaily na pláži niekde. Vrátim sa [dátum] a budem mať obmedzený prístup k e-mailu až do vtedy. Môj kolega [Meno] bude spravovať moje e-maily počas mojej neprítomnosti, takže kontaktujte prosím [jeho/jej/ich] na [e-mailová adresa] v naliehavých prípadoch. Ďakujem a majte skvelý deň.
[Vaše meno]
Predmet: Beriem si prestávku do [dátum]
Ahoj, ospravedlňujem sa, že ste ma minuli. Som mimo kancelárie do [dátum]. Avšak budem si brať periodické prestávky od sledovania všetkého, čo som zmeškali, aby som občas kontroloval svoj e-mail, kým som preč. Ak táto záležitosť nie je časovo citlivá, buďte si istí, že odpovedám, keď sa vrátim z tejto prestávky. Všetko najlepšie,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie [dátum]
Ahoj, som mimo kancelárie od [dátum od] do [dátum do]. Budem dosiahnuteľný na môj mobilný telefón na [telefónne číslo], ale v naliehavých prípadoch kontaktujte prosím [Meno]. Čoskoro sa vidíme,
[Vaše meno]
Predmet: Som (konečne) na dovolenke
Ahoj, som mimo kancelárie a na dovolenke od [dátum začiatku] do [dátum konca]. Počas tejto doby nebudem mať prístup k e-mailu, ale ak potrebujete okamžitú pomoc, kontaktujte prosím môjho kolegu [Meno] na [e-mailová adresa]. Ďakujem,
[Vaše meno] P.S. Veľmi sa teším na túto prestávku. 🎉
P.P.S. Ak ma potrebujete kontaktovať naliehavo, zavolajte mi prosím na mobilný telefón na [telefónne číslo].
Predmet: Som mimo hry [dátum]
Ahoj,
Budem mimo kancelárie od [dátum začiatku] do [dátum konca]. Ak potrebujete okamžitú pomoc, kontaktujte prosím [meno kolegu] na [e-mail kolegu]. V opačnom prípade odpovedám na vašu správu po návrate. Majte skvelý deň. Všetko najlepšie,
[Vaše meno]
Predmet: Ospravedlňujem sa, som OOO [dátum]
Ahoj [Meno], som mimo kancelárie tento týždeň, ale ak potrebujete čokoľvek naliehavo, neváhajte kontaktovať môjho kolegu [Meno]. Ďakujem,
[Vaše meno]
Predmet: Mimo kancelárie od [Dátum] do [Dátum]
Ahoj. Momentálne som mimo kancelárie a vrátim sa [Dátum]. V medziase, ak potrebujete pomoc, kontaktujte prosím [meno alebo oddelenie]. Všetko najlepšie,
[Vaše meno]
Predmet: Na pláži [dátum]
Ahoj. Momentálne som mimo kancelárie a užívam si zaslúžený voľný čas na pláži. Vrátim sa do kancelárie [Dátum] a budem rád odpovedať na váš e-mail potom. Ak potrebujete pomoc počas mojej neprítomnosti, kontaktujte prosím môjho kolegu [Meno] na [e-mailová adresa]. Ďakujem.
[Vaše meno]
Osvedčené postupy pre šablóny mimo kanceláriu
Udržujte to krátke
Pri písaní správy mimo kanceláriu je dôležité udržať ju krátku a jednoduché. Nie je potrebné podrobne opisovať, kto ste alebo čo robíte. Stačí poskytnúť základné informácie, aby vaši kolegovia vedeli, ako vás kontaktovať v prípade núdze.
Použite správny tón hlasu
Vaša správa mimo kanceláriu je odrazom kultúry a hodnôt vašej spoločnosti, preto je dôležité použiť správny tón hlasu. Ak si nie ste istí, aký tón použiť, skôr sa prikloňte k profesionalizmu.
Nechcete znieť príliš neformálne alebo neprofesionálne, pretože to môže negatívne odrážať vašu spoločnosť. Ak má vaša spoločnosť svoju vlastnú značkovú knihu a tón hlasu, použite ju ako sprievodcu pri písaní správy mimo kanceláriu.
Ak používate slang alebo žargón, uistite sa, že všetci čitatelia vašej správy mu budú rozumieť. To, čo je vtipné pre vás, nemusí byť vtipné pre príjemcov vašej automatickej odpovede, najmä ak nie sú z tej istej krajiny alebo regiónu.
Pridajte dátumy vašej neprítomnosti
Ak je to možné, pridajte dátumy vašej neprítomnosti do správy mimo kanceláriu. To pomôže vašim kolegom, klientom a/alebo obchodným partnerom vedieť, kedy môžu očakávať odpoveď od vás. Ak si nie ste istí, kedy sa vrátite, uveďte rozsah dátumov alebo odhad. V tomto prípade je lepšie byť opatrný a poskytnúť dlhší časový rámec, ako si myslíte, že budete potrebovať.
Spomeňte alternatívne formy kontaktu
V správe mimo kanceláriu nezabudnite spomenúť alternatívne formy kontaktu v prípade núdze. Môže to byť e-mailová adresa kolegu, telefónne číslo alebo dokonca fyzická adresa. Ak ste spokojní so zdieľaním svojich osobných údajov, môžete zahrnúť aj svoje číslo mobilného telefónu alebo sociálne siete.
Pamätajte len na to, že čím viac informácií zahrnete, tým väčšia je pravdepodobnosť, že vás niekto bude chcieť kontaktovať počas vášho voľného času. Preto by ste mali zahrnúť alternatívne formy kontaktu iba vtedy, ak ste spokojní s tým, že budete kontaktovaní počas vášho voľného času.
Ak sa rozhodnete zdieľať kontaktné údaje svojich kolegov, uistite sa, že o tom vedia a súhlasia s tým, aby boli bodom kontaktu, skôr ako pridáte ich informácie do správy mimo kanceláriu.
Nejdite príliš hlboko alebo špecificky
Pri písaní správy mimo kanceláriu odolajte pokušeniu ísť príliš hlboko alebo byť príliš špecifický. Nie je to čas na zdieľanie svojho životného príbehu alebo najnovších fotografií z dovolenky. Choďte rovno k veci, aby sa vaši kolegovia mohli vrátiť do práce s minimálnym prerušením a vaši obchodní partneri mohli nájsť informácie, ktoré potrebujú, bez toho, aby museli čítať román.
Nastavte interné a externé šablóny OOO
Ak máte často správy mimo kanceláriu, nastavte interné a externé šablóny OOO, aby ste ušetrili čas. Takto stačí vyplniť prázdne miesta svojimi špecifickými informáciami zakaždým, keď sa musíte vzdialiť od svojho stola.
Interná správa mimo kanceláriu sa posiela ľuďom v rámci vašej spoločnosti, zatiaľ čo externá sa posiela tým mimo nej. Hlavný rozdiel medzi týmito dvoma je, že interná správa OOO nemusí byť taká formálna ako externá.
Zhrnutie
Automatické odpovede sú nevyhnutným zlom, keď si musíte vziať čas preč od práce. Dodržiavaním týchto osvedčených postupov môžete napísať správu mimo kanceláriu, ktorá je profesionálna, informatívna a užitočná pre všetkých, ktorí ju budú dostávať. Možno si ju budú ľudia viac vážiť, ako si myslíte.
