Šablóny e-mailov na sledovanie podujatí
Objavte efektívne šablóny e-mailov na sledovanie podujatí na LiveAgent. Naučte sa osvedčené postupy, preskúmajte desať príkladov šablón a zvýšte zapojenie účast...
7 min čítania
LiveAgent
Email Templates
+2
Ak ste už niekedy mali stretnutie s niekým, viete, aké dôležité je po ňom nadviazať kontakt. Platí to najmä vtedy, ak bolo stretnutie produktívne a chcete s danou osobou pokračovať v spolupráci.
V tomto návode si povieme, ako poslať sledovací e-mail po stretnutí tak, aby príjemca ocenil vašu profesionalitu a záujem spolupracovať.
Prečo je dôležité poslať sledovací e-mail po stretnutí
Nadviazanie kontaktu po produktívnom stretnutí je dôležitou súčasťou dobrej obchodnej etikety. Ukazuje to váš záujem o výsledok stretnutia a záväzok posunúť projekt vpred.
Keď pošlete sledovací e-mail po stretnutí, pomôžete zabezpečiť, aby všetci mali rovnaké informácie a aby boli všetky úlohy či rozhodnutia zo stretnutia zaznamenané a komunikované. Je to tiež dobrý spôsob, ako dať všetkým možnosť skontrolovať akčné body alebo rozhodnutia prijaté počas stretnutia.
Rýchly sledovací e-mail po stretnutí poskytuje záznam o tom, na čom ste sa dohodli, čo sa môže hodiť, ak by neskôr vznikli nejasnosti alebo spory. Navyše tým prejavujete svoju profesionalitu.
Ako pomenovať sledovací e-mail po stretnutí
Predmet vášho sledovacieho e-mailu po stretnutí by nemal byť príliš dlhý, keďže samotná správa by mala byť čo najstručnejšia. Niečo jednoduché ako ‘Sledovanie po stretnutí’ alebo ‘Zhrnutie stretnutia’ je úplne postačujúce.
Ak pridáte do predmetu príliš veľa detailov, len ho zbytočne predĺžite a sťažíte čítanie, preto tieto informácie radšej uveďte v tele e-mailu. Môžete však doplniť informáciu o dátume alebo okolnostiach stretnutia, aby si ostatní ľahšie zaradili tento e-mail.
Príklady predmetov sledovacích e-mailov po stretnutí
- Sledovanie po stretnutí
- Zhrnutie stretnutia
- Poznámky zo stretnutia
- Projekt: aktualizácia stretnutia
- Sledovanie: stretnutie [dátum]
- Sledovanie: stretnutie s [osoba]
- Akčné body: [zoznam]
Ako napísať sledovací e-mail po stretnutí
Zhrnutie hlavných bodov zo stretnutia pomôže zabezpečiť, že všetci majú rovnaké informácie a predídete nedorozumeniam. Ak boli stanovené akčné body, rozhodnutia alebo rozdelené úlohy, vypíšte ich a určte, kto je za ktorú zodpovedný, aby sa na nič nezabudlo.
Nebojte sa svoj sledovací e-mail vhodne naformátovať. Ak je potrebné niečo zvýrazniť, použite tučné písmo alebo kurzívu. Na prehľadnosť využite aj odrážky.
Poďakujte všetkým zúčastneným za ich čas a úsilie. Sledovacie e-maily po stretnutí môžu byť časovo náročné, preto je vždy ocenené, keď si niekto nájde čas na ich zaslanie.
Buďte maximálne struční, aby ste zbytočne nebrali príjemcovi čas. Ak chcete zaslať prílohy, priložte ich na konci e-mailu.
Pred odoslaním skontrolujte, či ste do kópie zahrnuli všetkých účastníkov stretnutia, aby boli informovaní.
Čo zahrnúť do sledovacieho e-mailu po stretnutí
- Hlavné body zo stretnutia
- Akčné body
- Prijaté rozhodnutia
- Pridelené úlohy
- Zodpovednosť za jednotlivé body
- Formátovanie (tučné, kurzíva, odrážky)
- Poďakovanie
- Prílohy (ak sú)
- Ďalšie kroky
Ukážky a šablóny sledovacích e-mailov po stretnutí
Sledovanie po stretnutí
Dobrý deň všetkým,
ďakujem, že ste sa zúčastnili dnešného stretnutia. Nižšie uvádzam hlavné body, o ktorých sme diskutovali:
[téma] [téma] [téma]
Ak máte otázky, dajte mi, prosím, vedieť. Prikladám aj poznámky zo stretnutia pre vašu informáciu.
Ďakujem, [Vaše meno]
Sledovanie po stretnutí – akčné body
Dobré ráno,
nižšie uvádzam akčné body, ktoré boli rozdelené počas dnešného stretnutia:
[úloha] – [zodpovedná osoba] [úloha] – [zodpovedná osoba]
Ak máte otázky, dajte mi, prosím, vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
Sledovanie po stretnutí – prijaté rozhodnutia
Dobrý deň všetkým,
nižšie uvádzam rozhodnutia, ktoré boli prijaté počas dnešného stretnutia:
[rozhodnutie] [rozhodnutie]
Ďakujem všetkým za ich príspevky. Ak máte otázky, dajte mi, prosím, vedieť.
Ďakujem, [Vaše meno]
[Príloha – Poznámky zo stretnutia]
Zhrnutie stretnutia
Ahoj [meno],
bolo skvelé stretnúť sa s tebou na [podujatie] včera. Zaujalo ma, čo robíš ako [pracovná pozícia] v [firma]. Ešte raz vďaka za rozhovor. Rád/rada by som sa čoskoro opäť stretol/la.
S pozdravom, [Vaše meno]
Sledovanie po stretnutí
Ahojte všetci,
ďakujem, že ste prišli na dnešné stretnutie. Ako som sľúbil/a, posielam tento e-mail s akčnými bodmi a ďalšími krokmi. Ak máte otázky, dajte mi vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
[dátum] tímové stretnutie
Ahojte všetci,
ďakujem vám za účasť na dnešnom stretnutí. Nižšie uvádzam ďalšie kroky, na ktorých sme sa dohodli. Ak máte otázky, pokojne sa obráťte na mňa alebo kohokoľvek z tímu.
Ešte raz vďaka, [Vaše meno]
[dátum] [čas] Zhrnutie stretnutia
Ahojte,
cieľom tohto e-mailu je nadviazať na stretnutie, ktoré sa konalo [Dátum] o [Čas]. Nižšie nájdete zoznam akčných bodov, ktoré boli rozdelené jednotlivcom.
[Akčný bod]
Ak máte otázky alebo pripomienky, pokojne ma kontaktujte.
S pozdravom, [Vaše meno]
Naše [detaily] stretnutie – ďakujem!
Ahoj [meno],
bolo skvelé stretnúť sa s tebou a dozvedieť sa viac o tvojom pôsobení v [Spoločnosť]. Teším sa na možnosť prípadnej spolupráce v budúcnosti.
Ďakujem, že ste si našli čas na stretnutie, a verím, že ostaneme v kontakte.
S pozdravom, [Vaše meno]
| ### [Vaša spoločnosť] x [ich spoločnosť] stretnutie | [dátum] |
Ahojte,
včera sme mali skvelé stretnutie so spoločnosťou [Ich spoločnosť]. Tu sú hlavné poznatky:
[Ich spoločnosť] má záujem o spoluprácu na [projekt] Mali by sme pripraviť návrh a čo najskôr im ho zaslať Poskytnú nám viac informácií o ich zapojení do projektu
Ak máte otázky, dajte mi vedieť. Čoskoro sa ozvem s ďalšími informáciami.
S pozdravom, [Vaše meno]
[Príloha – Poznámky zo stretnutia]
Stretnutie [dátum] – sledovanie
Vážený/á [Meno],
bolo veľmi prínosné stretnúť sa s vami [dátum] a prediskutovať možnosti spolupráce. Po našom stretnutí som pripravil/a návrh, ktorý môžeme zaslať spoločnosti [Ich spoločnosť].
Verím, že je to skvelá príležitosť pre obe naše spoločnosti a teším sa na vašu odpoveď.
Ďakujem, [Vaše meno]
Sledovanie po stretnutí [dátum]
Dobrý deň,
chcel/a som ešte nadviazať na naše stretnutie, ktoré sa uskutočnilo [dátum]. Bolo by fajn pokračovať v diskusii prostredníctvom e-mailu.
Ak máte otázky, dajte mi, prosím, vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
[Príloha – Poznámky zo stretnutia]
O našom stretnutí [dátum]
Dobrý deň,
dúfam, že sa vám darí. Chcel/a som sa ešte ozvať k stretnutiu, ktoré sme mali minulý týždeň [dátum].
Rozprávali sme sa o možnosti spolupráce v budúcnosti a chcel/a by som vedieť, či máte nejaké novinky.
Ak máte otázky, dajte mi, prosím, vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
[Príloha – Poznámky zo stretnutia]
Sledovanie po stretnutí [dátum]
Dobrý deň,
keďže sa blíži naše stretnutie [dátum], chcel/a som sa uistiť, že sme na rovnakej vlne ohľadom toho, čo sa bude diskutovať.
Na programe sú tieto body:
Diskusia o možnosti spolupráce Diskusia o našom aktuálnom projekte a ako nám môžu pomôcť
Ak máte otázky alebo pripomienky, dajte mi, prosím, vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
[Príloha – Program stretnutia]
Naše posledné stretnutie [dátum]
Dobrý deň,
dúfam, že sa vám od nášho posledného stretnutia [dátum] darí dobre.
Pre istotu uvádzam akčné body, ktoré boli rozdelené jednotlivým osobám:
[Akčný bod]
Ak máte otázky alebo pripomienky, dajte mi, prosím, vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
Dobré tipy pre sledovací e-mail po stretnutí
Posielanie sledovacieho e-mailu po stretnutí je kľúčové pre tímovú spoluprácu. Ukazuje, že ste organizovaný/á, pozorný/á a zodpovedný/á. Tu je niekoľko tipov na písanie takýchto e-mailov:
- Vždy uveďte zoznam akčných bodov a ďalších krokov. Pomôže to nielen príjemcom, ale aj vám, aby ste na nič nezabudli.
- Ak sú nejaké otázky alebo pripomienky, uveďte ich v e-maile a povzbuďte ostatných, aby tak urobili tiež.
- Poďakujte všetkým, ktorí sa zúčastnili stretnutia a nezabudnite na osobné poďakovanie tým, s ktorými ste sa rozprávali osobne.
- Buďte proaktívni a kontaktujte príjemcu čo najskôr po stretnutí. Tak zabezpečíte efektívnu komunikáciu všetkých potrebných informácií.
- Vždy buďte profesionálni a zdvorilí pri písaní sledovacieho e-mailu. Poďakujte za čas a vyjadrite radosť z ďalšej spolupráce.
- Zhrňte prijaté rozhodnutia počas stretnutia a jasne určte ďalšie kroky. S trochou organizácie zabezpečíte, že všetci budú v obraze.
- Efektívne sledovacie e-maily majú byť vždy slušné, stručné a vecné. Stručnosť je kľúčová.
- Ak si nie ste istí, ako riešiť konkrétnu situáciu alebo chcete spätnú väzbu pred odoslaním e-mailu, obráťte sa na niekoho, komu dôverujete. Vždy je čo zlepšovať a požiadať o pomoc je dobrý spôsob, ako posunúť vašu správu na vyššiu úroveň.
- Ak si nie ste istí, riaďte sa týmito odporúčaniami, aby bol váš e-mail efektívny a profesionálny. Tým, že si dáte záležať na sledovacom e-maile, ukazujete, že vám záleží na tímovej práci a komunikácii.
- Personalizujte svoju správu. Odkážte na niečo konkrétne, čo ste s adresátom preberali, alebo spomeňte niečo, o čom viete, že je preňho dôležité. Ukážete tak, že ste pozorní a pamätáte si, čo vám povedal.
- Vytváranie sledovacích e-mailov po stretnutí je dôležitou súčasťou komunikácie i obchodného procesu. Vďaka dobre štruktúrovanému a profesionálnemu e-mailu zabezpečíte, že všetci zostanú v obraze a všetky potrebné informácie budú efektívne odkomunikované.
- Nezabúdajte na to, že sa na seba netreba príliš tlačiť – ak nemáte čo hlásiť, stačí jednoduché ‘ďakujem za váš čas’. Ak ste profesionálni a slušní, príjemca vašu správu ocení.
Najlepším spôsobom, ako sa zlepšiť v písaní sledovacích e-mailov po stretnutí, je prax. Začnite rýchlym zhrnutím dnešného stretnutia pre svoj tím a potom prejdite k zložitejším situáciám. Čoskoro budete majstrom v komunikácii po stretnutí.
Zhrnutie
Správny sledovací e-mail po stretnutí môže byť rozhodujúcim faktorom pre zabezpečenie toho, aby boli všetky dôležité body zachytené a všetci boli v obraze.
Napísať dobrý sledovací e-mail po stretnutí však môže byť náročné. Nechcete ľudí zahltiť príliš veľa informáciami, ale zároveň musíte pokryť všetky podstatné body.
Aby sme vám pomohli, pripravili sme niekoľko tipov, ako vytvoriť dokonalý sledovací e-mail po stretnutí. Veríme, že vám prídu vhod pri ďalšom sledovaní po stretnutí.
