Objavte tipy a šablóny na začatie profesionálnych e-mailov s vhodnými pozdravmi a úvodmi pre rôzne obchodné situácie. Zlepšite svoj prvý dojem a efektívnosť komunikácie s návodmi a šablónami od LiveAgent.
S viac ako 300 miliardami odoslaných a prijatých e-mailov každý deň je e-mail nevyhnutným komunikačným nástrojom. Zistiť, ako začať obchodný e-mail profesionálnym spôsobom – najmä ak píšete niekomu, koho nepoznáte – môže byť výzvou pre marketérov, obchodníkov aj pracovníkov zákazníckej podpory.
V skutočnosti spôsob, akým začnete svoj e-mail, môže rozhodnúť o tom, či ho príjemca okamžite zavrie (a vymaže), alebo bude čítať ďalej. V nasledujúcom článku nájdete niekoľko tipov, ako začať e-mail, spolu s najčastejšími pozdravmi a úvodmi, ktoré môžete použiť vo firemnej korešpondencii. Od prechodných po networkingové e-maily – mať po ruke správnu šablónu je na nezaplatenie. Máme pre vás aj šablóny na ukončenie obchodného e-mailu.
Začnite vhodným pozdravom podľa požadovanej miery formálnosti. Vždy zahrňte meno príjemcu (ak ho poznáte), aby bol pozdrav osobnejší. V neposlednom rade si skontrolujte správnosť napísaného mena príjemcu. Náš tip? Skopírujte a vložte jeho meno z predchádzajúcich e-mailov, e-mailových podpisov alebo webstránky, aby ste sa vyhli preklepom. Ak máte k dispozícii viacero promočných e-mailových šablón, vaša marketingová komunikácia bude efektívnejšia a účinnejšia.
Ak píšete niekomu po prvý raz, predstavte sa a stručne uveďte dôvod vášho e-mailu. Táto veta môže rozhodnúť o tom, či príjemca e-mail prečíta alebo ho bude ignorovať, preto dbajte na to, aby bol váš zámer jasný a presvedčivý.
Ak máte spoločných priateľov, kolegov či známych, spomeňte ich – môže to zvýšiť šancu na odpoveď. Napríklad môžete nenápadne spomenúť meno takto: “Ahoj [meno], cez víkend som stretol nášho spoločného priateľa Richarda (z [spoločnosti]) a spomenul, že potrebujete nové helpdesk riešenie, keďže váš aktuálny poskytovateľ už nestačí…”
Ak ste príjemcovi dlho nepísali, alebo máte neformálny vzťah, je vhodné pridať stručnú pozitívnu poznámku, napríklad “Dúfam, že sa máte dobre.” To môže nastaviť správny tón pre zvyšok e-mailu.
Prípadne, ak príjemca zdieľal aktuality na LinkedIne alebo sociálnych sieťach, neváhajte mu pogratulovať k najnovším úspechom (osobným aj pracovným). Napríklad môžete napísať “Gratulujem k povýšeniu” alebo “Gratulujem, je skvelé vidieť, že [spoločnosť príjemcu] získala takého dôležitého klienta ako [spoločnosť].”
Podľa kontextu môžete do e-mailu pridať krátky riadok poďakovania. Napríklad ak vás potenciálny zákazník alebo klient kontaktoval s otázkou, “Ďakujeme za kontaktovanie” alebo “Ďakujeme, že ste oslovili [spoločnosť]” je nevyhnutnosť. Pri vkladaní poďakovania je však dôležité personalizovať ho – štandardné frázy (ako tie vyššie) sú príliš všeobecné a môžu pôsobiť chladne či odmerane.
Pokiaľ pred poďakovanie pridáte meno, posolstvo znie srdečnejšie a pozývajúco. Príklad: “Emília, veľmi pekne ďakujeme, že ste nás kontaktovali ohľadom tohto problému. Máte úplnú pravdu…”
“Ahoj [meno]” je pravdepodobne najčastejšie a najviac používané oslovenie v obchodnom svete. Tento pozdrav sa odporúča pre poloforiálny až neformálny štýl komunikácie. Ak chcete byť o niečo formálnejší, môžete “Ahoj” nahradiť “Dobrý deň” alebo “Vážený/á”.
“Vážený/á [meno]” je taktiež vhodné pre formálnu aj neformálnu komunikáciu. Pre vaše pohodlie sme pripravili zoznam ďalších všeobecných pozdravov, ktoré môžete použiť pri začatí profesionálneho e-mailu. Pozrite si ich:
Ak píšete jednému alebo dvom príjemcom:
Ak píšete trom alebo viacerým príjemcom:
Ak si nie ste istí menom príjemcu:
Po pozdrave môžete pridať krátku úvodnú vetu, ktorá rozbehne váš e-mail. Ak však píšete formálny e-mail alebo chladný e-mail potenciálnemu zákazníkovi, je lepšie vyhnúť sa príliš priateľským vetám. Tiež dávajte pozor na tón, napríklad v ospravedlňovacom liste spoločnosti. Tu sú najbežnejšie príklady úvodov:
Ak neviete, čo napísať na začiatok následného e-mailu, zvážte jednu z týchto úvodných fráz, ktoré prelamujú ľady:
Pri odpovedi zákazníkovi alebo potenciálnemu klientovi je krátka fráza ‘Ďakujem’ vhodná vo väčšine prípadov. Ak neviete, ako zakomponovať poďakovanie alebo potrebujete inšpiráciu, pozrite si naše alternatívy:
Pri písaní chladného e-mailu potenciálnemu klientovi rozhoduje prvý odsek o tom, či adresát váš e-mail bude považovať za hodný pozornosti, preto je dôležité zaujať a vyniknúť. Tu je niekoľko príkladov, čo môžete zahrnúť do úvodu:
Ak sa chcete dozvedieť viac, pozrite si šablóny chladných obchodných e-mailov.
Nadväzovať na potenciálneho klienta, najmä ak neodpovedal na váš predchádzajúci e-mail, môže byť zložité. Ak je to váš prípad, vyskúšajte niektorú z týchto účinných úvodných viet – môžu vám pomôcť!
Ak sa chcete dozvedieť viac, pozrite si šablóny následných obchodných e-mailov.
Kedykoľvek si niekto kúpi váš produkt alebo sa zaregistruje do vašej služby, mali by ste mu poďakovať alebo ho privítať v ‘rodine’, aby ste vzťah začali správne. Najlepší spôsob je napísať uvítací e-mail s poďakovaním, krátkym úvodom a užitočnými informáciami.
Neváhajte si pozrieť ďalšie šablóny uvítacích a pozákazníckych e-mailov.
Takmer každý e-mail zákazníckej podpory by mal začínať poďakovaním, či už odpovedáte na jednoduchú žiadosť alebo riešite sťažnosť. Takto to môže vyzerať:
Ak sa chcete dozvedieť viac, pozrite si šablóny pre zákaznícky servis.
Pri odpovedi nahnevaným alebo nespokojným zákazníkom nezabudnite prejaviť empatiu a poslať ospravedlňujúci e-mail v mene vašej firmy. Môže to vyzerať takto:
Začiatok vášho obchodného e-mailu (pozdrav, úvodná veta a prvá veta) je to prvé, čo príjemca uvidí po otvorení e-mailu. Ak začnete e-mail profesionálne, je pravdepodobnejšie, že na príjemcu urobíte pozitívny dojem. Pozdrav, ktorý použijete, a prvé vety v profesionálnych firemných e-mailoch závisia od adresáta a kontextu komunikácie. Použite pozdravy a úvodné frázy uvedené vyššie vždy, keď si nie ste istí, ako začať ďalší e-mail zákazníkovi alebo studenému kontaktu.
Nezabudnite si e-maily skontrolovať na pravopisné a gramatické chyby a vždy si overte správnosť mena príjemcu. Náš posledný tip – buďte struční a výstižní, pretože nikto nechce čítať dlhé e-maily. Prejdite rýchlo k veci správnym tónom a úspech máte istý.
'Ahoj [prezývka]' a 'Čau [meno]!' sú príliš neformálne a mali by sa používať len v prípade, že ste si už vymenili e-maily a máte s príjemcom dobrý vzťah. Na druhej strane, 'Komu sa to týka' a 'Vážený pán alebo pani' sú považované za príliš formálne a trochu zastarané, takže by sa mali používať len v oficiálnej komunikácii alebo keď presne neviete, komu píšete.
Ak začnete svoj e-mail profesionálne, je pravdepodobnejšie, že vytvoríte pozitívny prvý dojem na príjemcu. Keď píšete niekomu po prvýkrát, tento dojem je kľúčový, pretože môže povzbudiť adresáta nielen k prečítaniu vašej správy, ale aj k odpovedi na ňu.
Začať e-mail neformálnym, personalizovaným spôsobom je vo všeobecnosti pútavejšie, avšak príliš neformálny a uvoľnený štýl môže adresáta odradiť. Ak si nie ste istí, aký tón zvoliť, najbezpečnejšie je byť o niečo formálnejší než príliš priateľský. V prípade potreby môžete vždy prispôsobiť tón podľa reakcie príjemcu.
Pri začatí e-mailu zvážte tón a úroveň formálnosti. Použite zdvorilé oslovenia, ako napríklad 'Vážený/á [meno]', čím nastavíte úctivý tón. Pridajte krátke príjemné frázy ako 'Dúfam, že sa máte dobre', čím vytvoríte priateľskú atmosféru. Tieto gestá prispievajú k ohľaduplnému úvodu e-mailu.
LiveAgent je najviac hodnotený a #1 helpdesk softvér pre malé a stredné podniky. Vyskúšajte ho ešte dnes s našou bezplatnou 30-dňovou skúšobnou verziou. Nie je potrebná kreditná karta.
Naučte sa vytvárať efektívne profesionálne úvodné e-maily s tipmi na predmety, text tela a bežné chyby, ktorým sa vyhnúť. Objavte význam úvodných e-mailov a pre...
Objavte profesionálne šablóny e-mailov na predstavenie nového zamestnanca, ktoré budujú dôveru, zlepšujú vzťahy s klientmi a zabezpečujú hladké prechody....
Naučte sa, ako efektívne ukončiť obchodné e-maily s tipmi a šablónami. Zahrňte hladký uzatvárací riadok, profesionálny podpis a kontaktné informácie. Vyhnite sa...
Pripojte sa k našej komunite spokojných klientov a poskytujte vynikajúcu zákaznícku podporu s LiveAgent.
