Ako začať e-mail (Tipy + Šablóny)
Objavte tipy a šablóny na začatie profesionálnych e-mailov s vhodnými pozdravmi a úvodmi pre rôzne obchodné situácie. Zlepšite svoj prvý dojem a efektívnosť kom...
10 min čítania
LiveAgent
Email Templates
+1
Keď kontaktujete niekoho z obchodných dôvodov prostredníctvom e-mailu, je slušné sa správne predstaviť. Dodržiavanie niekoľkých všeobecných tipov vám pomôže napísať efektívny úvodný e-mail.
V tomto článku si prejdeme, ako sa predstaviť v e-maile, aby ste urobili dobrý dojem a mali čo najväčšiu šancu na úspech.
Pozrieme sa aj na niekoľko príkladov obchodných úvodných e-mailov, ktoré môžete použiť a upraviť podľa svojich potrieb.
Význam odoslania úvodného e-mailu
Pri prvom kontakte je vždy slušné sa predstaviť.
Aj keď ste sa s osobou už stretli na nedávnom podujatí či konferencii, uvítacia správa môže poslúžiť ako pripomenutie. Úvodný e-mail vám pomôže začať komunikáciu správnym spôsobom a nastaviť tón pre ďalšie interakcie.
Preto je dôležité venovať čas písaniu úvodného e-mailu, ktorý je zdvorilý a profesionálny. Týmto spôsobom máte väčšiu šancu na pozitívny vplyv a vytvorenie dobrého vzťahu s príjemcom už od začiatku.
Ako označiť úvodný e-mail
Pri odosielaní úvodného e-mailu pútavý predmet zabezpečí, že vaša správa vynikne medzi mnohými ďalšími, ktoré príjemca denne dostáva. Dobrý predmet by mal byť stručný a výstižný a súčasne príjemcovi naznačiť, o čom e-mail je.
Uveďte krátke vyjadrenie toho, kto ste a prečo osobu kontaktujete, ale bez zbytočných detailov. To pomôže príjemcovi pochopiť účel e-mailu a ak to spravíte správne, povzbudí ho k otvoreniu správy.
Uveďte detaily ako:
- vaše meno
- vaša pracovná pozícia
- firma, pre ktorú pracujete
- a/alebo dátum a čas udalosti
Zaradením jednej alebo viacerých týchto informácií do hlavičky umožníte príjemcovi identifikovať vás aj tému e-mailu ešte pred samotným čítaním.
Príklady predmetov úvodného e-mailu
- Predstavujem sa – [Vaše meno]
- Srdečné predstavenie od [Vaše meno]
- Pozdrav z [Vaša spoločnosť]
- Váš kontakt v [Názov spoločnosti]: [Vaše meno]
- Žiadosť o informácie: [Vaše meno] z [Vaša spoločnosť]
- Žiadosť o stretnutie: [Dátum a čas] s [Vaše meno]
- Spoločný známy odporučil, aby som vás kontaktoval/a
- Žiadosť o [časový rámec] hovor k téme [Téma]
Ako napísať úvodný e-mail
Pri úvodnom e-maile je dôležité, aby bola správa krátka a vecná. Dlhý, rozvláčny text môže príjemcu zahltiť, najmä ak vás nepozná.
Začnite bežným pozdravom, ako je “Dobrý deň”, “Dobré ráno”, “Pozdravujem” alebo “Ahoj”. Potom uveďte svoje meno a dôvod, prečo píšete, v niekoľkých stručných vetách.
Pri prvom kontakte je vhodné aj krátko vysvetliť, ako poznáte adresáta alebo ako ste získali jeho e-mail. Napríklad môžete napísať “Vaše kontaktné údaje mi poskytol spoločný známy” alebo “Videl/a som vašu prednášku na konferencii minulý mesiac a chcel/a som vás kontaktovať.”
Tip: Ak máte spoločné kontakty, určite ich spomeňte, aj keď vám príjemcove údaje priamo neposkytli. Pomôže to od začiatku budovať dôveru a vzťah.
Ak pozdrav posielate v mene niekoho iného, uveďte túto informáciu vo svojej správe.
Je tiež dobré pridať pár informácií o sebe, aby mal príjemca širší kontext. Uveďte svoju pozíciu, spoločnosť a/alebo webstránku, najmä ak tieto údaje už nie sú v predmete e-mailu.
Vždy ukončite zdvorilým pozdravom, napríklad “Ďakujem za váš čas”, “Teším sa na odpoveď” alebo “S pozdravom”.
Čo zahrnúť do úvodného e-mailu
- stručný pozdrav – “Ahoj” alebo “Vážený/á”, atď.
- vaše meno
- účel správy – prečo píšete
- ako poznáte príjemcu alebo ako ste získali jeho e-mail
- spoločné kontakty – osoba alebo udalosť
- v mene koho píšete (ak je to relevantné)
- doplňujúce informácie o vás – pracovná pozícia, spoločnosť, webstránka
- výzva k akcii (CTA) – čo by ste chceli, aby príjemca urobil po prečítaní vašej správy
- vaše kontaktné údaje – e-mail, telefón, profily na sociálnych sieťach, atď.
- zdvorilé ukončenie – napr. “Ďakujem” alebo “S pozdravom”, nasledované vaším menom
Príklady úvodných e-mailov
Predstavujem sa – [Vaše meno]
Dobrý deň [Meno príjemcu],
volám sa [Vaše meno]. Vaše kontaktné údaje mi poskytol [meno spoločného známeho], ktorý si myslí, že by sme mohli mať spoločné obchodné záujmy.
Momentálne pracujem ako [pracovná pozícia] v [názov spoločnosti] a rád/rada by som sa dozvedel/a viac o [oblasť záujmu].
Mali by ste záujem o krátky telefonát, aby sme sa mohli porozprávať? Ak by ste chceli, môžete ma kontaktovať na [mobilné číslo].
Ďakujem za váš čas,
[Vaše meno]
Srdečné predstavenie od [Vaše meno]
Ahoj [Meno príjemcu],
som [Vaše meno] a kontaktujem vás, pretože máme spoločného známeho, [meno spoločného kontaktu]. Stretli sme sa, keď pracovali v [názov spoločnosti], kde stále pôsobím ako [pracovná pozícia].
Počul/a som, že sa zúčastníte [názov konferencie/podujatia] budúci týždeň a chcel/a som sa opýtať, či by ste mali záujem sa tam stretnúť. Rád/rada by som sa s vami porozprával/a o [téma rozhovoru].
Dajte mi, prosím, vedieť, čo si o tom myslíte,
[Vaše meno] [e-mail/adresy na sociálnych sieťach]
Pozdrav z [Vaša spoločnosť]
Vážený/á [Meno príjemcu],
ako [pracovná pozícia] v [vaša spoločnosť] neustále hľadám talentovaných ľudí, ktorí by mohli byť prínosom pre náš tím.
Nedávno som narazil/a na váš profil a zaujal/a ma vaša [oblasť expertízy]. Rád/rada by som sa s vami porozprával/a o vašich skúsenostiach a zistil/a, či by sme pre vás mali vhodnú pozíciu.
Mali by ste záujem si naplánovať hovor niekedy budúci týždeň? Ak áno, môžete ma kontaktovať na [telefónne číslo].
S prianím všetkého dobrého,
[Vaše meno] [e-mail/webstránka]
Váš kontakt v [Názov spoločnosti]: [Vaše meno]
Dobrý deň [Meno klienta],
volám sa [Vaše meno] a budem vaším [obchodný zástupca/správca účtu/kontaktná osoba atď.] v [názov spoločnosti], takže by som sa vám rád/rada predstavil/a.
Súčasťou mojej úlohy [pracovná pozícia] je poskytovať vám [oblasť služieb] a budem vašou kontaktnou osobou pre všetko, čo budete v tejto oblasti potrebovať.
Ak budete mať akékoľvek otázky alebo budete niečo potrebovať, neváhajte ma kontaktovať. Veľmi rád/rada pomôžem, ako budem vedieť.
S pozdravom,
[Vaše meno] [e-mail/telefón/webstránka]
Žiadosť o informácie: [Vaše meno] z [Vaša spoločnosť]
Ahoj [Meno príjemcu],
som [Vaše meno] z [vaša spoločnosť]. Sme [typ spoločnosti], ktorá sa špecializuje na [oblasť expertízy].
Všimol/a som si, že máte bohaté skúsenosti v [oblasť záujmu]. Chcel/a by som vám položiť niekoľko otázok, aby som lepšie pochopil/a [tému rozhovoru].
Mali by ste chvíľu na krátky telefonát [dnes neskôr/zajtra/budúci týždeň] alebo kedykoľvek vám to bude vyhovovať? Radi by sme poznali váš názor.
Vopred ďakujem,
[Vaše meno] [e-mail/telefón/webstránka]
Žiadosť o stretnutie: [čas a dátum] s [Vaše meno]
Dobrý deň [Meno príjemcu],
som [pracovná pozícia] v [vaša spoločnosť] a pôsobím v oblasti [oblasť odbornosti]. Budem v [miesto] dňa [dátum príchodu] a veľmi rád/rada by som sa s vami stretol/a a prediskutoval/a [tému rozhovoru], ak by to bolo možné.
Dajte mi, prosím, vedieť, či by ste mali záujem stretnúť sa na káve alebo obede [čas a dátum], alebo v inom termíne pred [dátum odchodu], ak vám tento nevyhovuje.
Rád/rada by som si vypočul/a o vašich skúsenostiach v [odvetvie] a tiež by som vám mohol/a povedať viac o mojej práci v [názov spoločnosti].
Všetko dobré,
[Vaše meno] [e-mail/telefón/adresy na sociálnych sieťach]
Spoločný známy odporučil, aby som vás kontaktoval/a
Ahoj [Meno príjemcu],
dúfam, že sa máte dobre. Som [Vaše meno] a nedávno som dostal/a vaše kontaktné údaje od spoločného známeho, [meno spoločného kontaktu].
Odporučil/a mi, aby som vás kontaktoval/a, pretože [dôvod kontaktu] a myslel/a som si, že by mohlo byť zaujímavé sa spojiť kvôli [téma rozhovoru].
Mali by ste záujem sa porozprávať e-mailom alebo telefonicky? Ako [pracovná pozícia] pre [názov spoločnosti] rád/rada spoznávam nových ľudí v [odvetví].
Rád/rada by som si vypočul/a o vašich skúsenostiach v tejto oblasti a zistil/a, či by nebol priestor na spoluprácu. Ak by ste mali záujem, ozvite sa mi.
S pozdravom,
[Vaše meno] [e-mail/adresy na sociálnych sieťach]
Žiadosť o [časový rámec] hovor k téme [téma rozhovoru]
Dobrý deň [Meno príjemcu],
volám sa [Vaše meno] a som [pracovná pozícia] v [vaša spoločnosť].
Narazil/a som na váš profil a všimol/a som si, že máte skúsenosti v [oblasť odbornosti]. Rád/rada by som to s vami prebral/a a zistil/a, či by sme nenašli priestor na spoluprácu.
Mali by ste záujem dohodnúť si [časový rámec] hovor [dnes neskôr/zajtra/budúci týždeň] k téme [téma rozhovoru]? Ak ste teraz zaneprázdnený/á, môžeme sa spojiť aj neskôr.
Teším sa na vašu odpoveď a ďakujem za váš čas,
[Vaše meno] [e-mail/telefón/webstránka]
Dobré praktiky pri úvodnom e-maile
Pri oslovovaní niekoho v obchodnej komunikácii sa oplatí dodržiavať niekoľko odporúčaní. Tieto tipy pomôžu vašej správe splniť svoj účel.
- Použite šablónu – aj keď je dôležité každý e-mail personalizovať, mať pripravenú úvodnú správu vám ušetrí čas, ak kontaktujete väčšie množstvo ľudí.
- Vymyslite jasný a stručný predmet, ktorý odráža účel e-mailu – vaše meno, firma a/alebo stručný dôvod správy sú vhodné (viac viď vyššie v sekcii predmetov úvodných e-mailov).
- Začnite zdvorilým pozdravom – oslovenie príjemcu menom je vždy dobrý začiatok pre profesionálny vzťah.
- Predstavte sa v prvej či druhej vete – uveďte meno, pozíciu a spoločnosť (ak je to relevantné).
- Vysvetlite, prečo kontaktujete – zamerajte sa na to, ako môže byť vaša správa prínosom pre adresáta a jeho obchodné záujmy.
- Udržte predstavenie stručné a vecné – dlhé e-maily sa často ignorujú alebo nedočítajú.
- Používajte správnu gramatiku a pravopis – vždy si e-mail pred odoslaním skontrolujte.
- Udržte si obchodný tón – či už ide o formálnu alebo uvoľnenejšiu komunikáciu, profesionálny štýl je vždy na mieste.
- Buďte zdvorilí a pokorní – nikto nemá rád aroganciu, preto sa snažte pôsobiť ako ten, kto chce budovať vzťahy, nie iba získať obchodné príležitosti pre seba či firmu.
- Ak môžete, nájdite spoločnú tému – môže to byť podujatie, konferencia či dokonca spoločný záujem mimo práce (šport, hudba, knihy…).
- Ukončite výzvou k akcii – či už je to návrh na stretnutie, odpoveď alebo len potvrdenie prijatia, nezabudnite uviesť, čo očakávate po prečítaní správy.
- Pridajte kontaktné údaje – príjemcovi uľahčíte spätné spojenie, ak uvediete svoj e-mail, telefón či odkazy na sociálne siete.
- Ukončite zdvorilým pozdravom.
Zhrnutie
Úvodný e-mail je často prvým kontaktným bodom s potenciálnym klientom, spolupracovníkom alebo obchodným partnerom. Môže ísť o prvý krok k vybudovaniu profesionálneho vzťahu, preto je dôležité, aby bol tento uvítací e-mail správne napísaný a zanechal dobrý prvý dojem.
Postupujte podľa tipov a príkladov uvedených v tomto článku a podarí sa vám napísať profesionálny úvodný e-mail, ktorý vynikne v schránke, vzbudí rešpekt a bude mať veľkú šancu splniť svoj účel.
Venujte čas vytvoreniu dobrej ukážky úvodného e-mailu, ktorú môžete využiť pri budovaní budúcich obchodných vzťahov, a budete mať náskok pred konkurenciou.
