Ako ukončiť rozhovor
Naučte sa, ako zdvorilo a profesionálne ukončiť rozhovory so zákazníkmi na rôznych kanáloch pomocou prispôsobiteľných skriptov a šablón LiveAgent. Zlepšite inte...
6 min čítania
LiveAgent
Customer Service
+2
Keďže väčšina dnešnej obchodnej korešpondencie sa uskutočňuje prostredníctvom e-mailu, je nevyhnutné začať aj ukončiť e-maily silným spôsobom. Avšak s celou pozornosťou venovanou predmetom e-mailov a začiatkom, uzavretia e-mailov sú často prehliadané.
V skutočnosti je správne ukončenie obchodného e-mailu rovnako dôležité ako začatie e-mailu. Správne ukončenie e-mailu zanechá príjemcovi pozitívny finálny dojem, motivuje čitateľa k akcii, identifikuje odosielateľa a jeho zámery a poskytuje príjemcovi vaše kontaktné informácie (aby ste boli ľahko dostupní).
Čítajte ďalej, aby ste sa dozvedeli všetko o tom, ako vhodne ukončiť obchodné e-maily, a využite našu zoznam profesionálnych e-mailových uzavretí a príklady uzavretých riadkov, ktoré sú vhodné v rôznych kontextoch.
Čo zahrnúť na konci vašich e-mailov
1. Uzatvárací riadok
Pred odoslaním e-mailu sa uistite, že obsahuje krátku uzavretú vetu, ktorá vytvorí hladký prechod medzi hlavným predmetom vášho e-mailu a vašim podpisom. Tento uzatvárací riadok môže vyjadriť vašu vďačnosť za čas príjemcu, naznačiť, že ste otvorení ďalšej komunikácii, byť výzvou k akcii, alebo byť vyhlásením, ktoré ukazuje, že očakávate odpoveď.
2. Uzavretie (podpis)
Pokiaľ nie ste veľmi blízko s príjemcom, každý obchodný e-mail vyžaduje profesionálne uzavretie, ktoré môže byť formálne alebo neformálne na základe typu vzťahu, ktorý máte, a kontextu vašej komunikácie. Najčastejšie používané e-mailové podpisy sú “S pozdravom” a “Všetko najlepšie”, ale pripravili sme celý zoznam príkladov (nižšie), formálnych aj neformálnych.
3. Uveďte svoje meno
Vždy uveďte svoje celé meno (meno a priezvisko) v podpise e-mailu, ak píšete niekomu prvýkrát. Pre rozhovory s kolegami alebo ľuďmi, ktorých už poznáte a s ktorými ste si vymenili viacero e-mailov, stačí podpísať sa svojím menom. Upozorňujeme, že nie je vhodné ukončiť rozhovor s prezývkami, pokiaľ vaša prezývka nie je široko známa a používaná namiesto vášho mena.
4. Funkcia a spoločnosť
Uistite sa, že v podpise e-mailu pridáte svoju aktuálnu pracovnú pozíciu a názov spoločnosti, aby nedošlo k zámene o tom, kto ste, najmä ak posielate e-mail potenciálnym zákazníkom. Ak sa uchádzate o prácu, odporúčame vám vynechať informácie o vašom súčasnom zamestnávaní (e-mail a telefónne číslo) z vášho podpisu.
5. Kontaktné informácie
Aj keď príjemca vašej správy už pozná vašu e-mailovú adresu, je vždy užitočné poskytnúť ďalšie kontaktné informácie v podpise e-mailu, ako je vaše priame telefónne číslo, pretože niektorí ľudia by vás mohli chcieť kontaktovať prostredníctvom iných komunikačných kanálov.
6. Ďalšie zdroje
Môžete tiež zvážiť pridanie odkazov do vášho podpisu. Odkaz by mohol byť odkaz na vašu webovú stránku, váš profil na LinkedIn alebo iné relevantné účty sociálnych médií, cieľovú stránku, ktorú chcete propagovať, vaše online portfólio, váš online kalendár alebo váš najnovší príspevok na blogu atď.
Príklady a šablóny na ukončenie e-mailov
Profesionálne e-mailové podpisy a uzatvárací frázy
Pri rozhodovaní, aký typ podpisu použiť na ukončenie vášho obchodného e-mailu, premýšľajte o tom, komu píšete a prečo. Ak si nie ste istí, ktorý podpis by bol v danej situácii najvhodnejší, je lepšie zvoliť si formálnejšiu uzavretú frázu. “Všetko najlepšie”, “S pozdravom”, “Všetko najlepšie” a “S pozdravom” sú niektoré z najbezpečnejších e-mailových uzavretí, ktoré je možné použiť vo všetkých situáciách a všetkých typoch e-mailov. Tu je niekoľko ďalších príkladov najčastejšie používaných profesionálnych e-mailových uzavretí:
Formálne uzatvárací frázy:
- S pozdravom,
- S pozdravom,
- S pozdravom,
- Všetko najlepšie,
- Všetko najlepšie,
- S najlepšími želaniami,
- Všetko najlepšie,
- S pozdravom,
- Úprimne váš,
- S pozdravom,
- Úprimne váš,
- Teplé želania,
Neformálne uzatvárací frázy:
- Hovoríme si čoskoro,
- Kým sa znova nestretneme,
- Cheers,
- Starajte sa,
- Veľa šťastia,
- Pekný víkend!
- Pekný deň!
- Produktívny deň!
- Užite si svoj [deň v týždni]/týždeň/víkend],
- Šťastný [deň v týždni],
- Šťastné sviatky,
- Dúfam, že to pomôže,
Uzatvárací frázy vyjadrujúce vďačnosť:
- Ďakujem,
- Ďakujem,
- Veľa ďakujem,
- Ďakujem znova,
- Ďakujem veľmi pekne,
- Veľmi oceňujem,
- S vďačnosťou,
- Ďakujem za vašu [pomoc/ vstup/ spätnu väzbu]
- Vopred ďakujem,
- Ďakujem za prečítanie,
- Ďakujem za vašu pomoc,
- Ďakujem za vašu úvahu,
- Ďakujem za vašu [trpezlivosť/ čas/ spoluprácu].
Príklady e-mailových uzavretých riadkov
Na základe kontextu vašej e-mailovej správy môžete tiež pridať krátku e-mailovú uzavretú vetu pred váš podpis. Použite jeden z nasledujúcich overených e-mailových uzavretých riadkov, aby ste sa uistili, že ukončíte svoju správu na pozitívnej note a dajte svojim príjemcom vedieť, že očakávate ich odpoveď alebo ďalší dialóg.
- Teším sa na vašu odpoveď.
- Teším sa na vašu odpoveď.
- Teším sa na skoré spojenie.
- Teším sa na stretnutie s vami budúci týždeň.
- Dúfam, že čoskoro od vás počujem.
- Ocenil by som vašu odpoveď.
- Dúfam, že váš týždeň dobre začína.
- Rád by som pomohol, ak chcete vedieť viac.
- Neváhajte ma kontaktovať kedykoľvek.
- Ak máte nejaké otázky, napíšte mi alebo mi zavolajte.
- Ak vám môžem nejako pomôcť, stačí mi napísať
- Ak vám môžem pomôcť, dajte mi vedieť.
- Ak vám môžem poskytnúť ďalšiu pomoc, dajte mi vedieť.
- Som k vašim službám na akékoľvek otázky alebo obavy, ktoré môžete mať.
- Môžete ma kontaktovať na [telefónne číslo], ak je niečo, čo by ste chceli diskutovať.
- Ak potrebujete ďalšie informácie, môžete si so mnou naplánovať hovor pomocou tohto odkazu.
- Neváhajte nás kontaktovať znova, ak vám môžeme pomôcť.
- Teším sa na budúcu spoluprácu s vami.
- Tešilo ma s vami pracovať a teším sa na…
- Ďakujem vám ešte raz za vašu pomoc v tejto záležitosti.
- Ďakujem za váš čas.
- Ďakujem za zváženie tejto záležitosti.
- Rád by som počul vašu spätnú väzbu.
- Veľmi by som ocenil vašu spätnú väzbu na…
- Dajte mi vedieť, čo si myslíte.
Ako ukončiť studený predajný e-mail
Zistenie správneho spôsobu, ako ukončiť studený e-mail s ponukou, môže byť náročné pre akéhokoľvek predajného profesionála. Tu sú niektoré príklady toho, čo môžete zahrnúť na konci vašich studených predajných e-mailov, aby ste vyzvali potenciálneho zákazníka na odpoveď:
“Ak by ste chceli vedieť viac o tom, ako vám [Spoločnosť] môže pomôcť [dosiahnuť špecifické ciele], neváhajte si rezervovať čas v mojom kalendári tu: [odkaz]. Teším sa na vašu odpoveď.”
“Ste dostupní na 10-minútový hovor na [dátum a čas]? Stačí mi dať vedieť, čo vám vyhovuje, rád by som sa prispôsobil vášmu harmonogramu.”
“Máte 5-10 minút na diskusiu o tom, ako vám môžeme pomôcť [ich spoločnosti] dosiahnuť [špecifické ciele]? Ak áno, ako vyzerá váš kalendár tento týždeň?”
“Bolo by skvelé počuť vaše myšlienky a dokonca preskúmať, ako by sa toto [riešenie/ nástroj/ stratégia] hodilo k [ich spoločnosti]. Máte 15 minút tento týždeň?”
“Ak by ste chceli počuť o tom podrobnejšie, rád by som strávil 30 minút tým, že vám poviem všetko, čo potrebujete vedieť. Stačí mi dať vedieť, ak máte nejaké otázky alebo by ste chceli hlbšiu diskusiu.”
Ako ukončiť e-mail s nasledujúcim predajom
Nasledujúce e-maily sú nevyhnutné v akejkoľvek stratégii studených e-mailov. Tu je uvedené, ako môžete ukončiť e-mail s nasledujúcim predajom, aby ste povzbudili svojho potenciálneho zákazníka na odpoveď, aj keď vaše predchádzajúce pokusy o spojenie boli neúspešné:
“Ak ste správna osoba na rozhovor, ako vyzerá váš kalendár? Ak nie, koho mi odporúčate kontaktovať?”
“Ste správna osoba na rozhovor o tejto záležitosti? Ak nie, mohli by ste mi pomôcť nájsť relevantného rozhodovacie pracovníka? Teším sa na vašu odpoveď.”
“Veľmi by som chcel mať 20 minút vášho času, pretože si myslím, že môžeme skutočne pridať hodnotu vašej [oblasti operácií]. Môžeme si naplánovať hovor alebo stretnutie?”
“Ste ďalej premýšľali o mojom návrhu? Rád by som si ho rýchlo prešiel cez telefón a odpovedal na všetky vaše otázky. Aký čas by vám vyhovoval na krátky rozhovor?”
“Dajte mi vedieť, keď budete mať čas na prehliadnutie týchto informácií a budete chcieť, aby som vám zavolal na diskusiu. Rád by som odpovedal na akékoľvek otázky, ktoré máte.”
Ako ukončiť e-mail po nákupe/uvítaní zákazníka
E-maily po nákupe a e-maily na uvítanie zákazníka sú niektoré z najkritickejších e-mailov v e-mailových marketingových kampaniach, ktoré sa zaoberajú budovaním dlhodobých vzťahov so zákazníkmi. Tu je uvedené, ako by mohli vyzerať vaše uzatvárací výkazy pre tieto typy e-mailov:
“Ďakujem vám ešte raz za nákup v [Značka]. Ak máte nejaké otázky alebo potrebujete pomoc – dajte nám vedieť! Urobíme všetko, čo je v našich silách, aby ste si užili svoju skúsenosť s nami.”
“Ak niekedy nesplníme vaše očakávania v oblasti kvality našich produktov, doby dodania alebo čohokoľvek iného – vždy sa môžete obrátiť na náš tím zákazníckej podpory na [e-mail] alebo [číslo].”
“Ak by ste sa chceli dozvedieť viac o svojom produkte, neváhajte ma kontaktovať alebo niekoho iného z nášho tímu podpory kedykoľvek. Vždy sme tu, aby sme vám pomohli akýmkoľvek spôsobom.”
“Rád by som počul, čo si myslíte o [produkte] a či je niečo, čo by sme mohli zlepšiť. Ak máte nejaké otázky, odpovedzte na tento e-mail. Vždy som rád pomôcť!”
“Ďakujem vám ešte raz za registráciu na [produkt/ službu]. Vždy sme tu a radi počúvame od vás. Ak niekedy potrebujete pomoc, máte nápady alebo sa chcete len pozdraviť, kontaktujte nás a my vám odpovieme do niekoľkých hodín.”
Ako ukončiť e-mail zákazníckej služby
Pri ukončovaní e-mailov zákazníckej služby je vždy dobrou myšlienkou povzbudiť svojich zákazníkov, aby sa ozvali v prípade, že majú ďalšie otázky, problémy alebo obavy. Mali by ste im tiež uistiť, že ste vždy pripravení pomôcť. Tu sú niektoré užitočné príklady, ktoré môžete použiť na uzavretie e-mailov zákazníckej služby:
“Skontaktujem sa s našim produktovým tímom a do tridsiatich minút vám odpoviem s úplnou odpoveďou. Medzitým mi dajte vedieť, ak máte ďalšie otázky, komentáre alebo obavy.”
“Radi pomáhame našim zákazníkom získať maximum z našich produktov. Ak vám môžeme pomôcť s čímkoľvek iným, neváhajte nás kontaktovať.”
“Dajte nám vedieť, ak stále nemôžete [ … ] aby sme vám mohli pomôcť vyriešiť tento problém a uistiť sa, že si čo skôr užijete svoj [nástroj/ aplikáciu]. Ďakujem vám ešte raz za kontaktovanie nás, vždy sme radi pomôcť.”
“Vždy sme tu, aby sme odpovedali na akékoľvek otázky alebo obavy, ktoré môžete mať. Neváhajte kontaktovať náš tím podpory na [telefónne číslo] alebo odpovedzte na túto správu a s radosťou vám pomôžeme.”
“Boli by sme vďační, keby ste zanechali recenziu na našej stránke na Facebooku, pretože vaše poznatky by mohli pomôcť ostatným, ktorí sú v rovnakej situácii ako vy. Ďakujem vám ešte raz za to, že ste nás informovali, a neváhajte nás kontaktovať, ak máte nejaké otázky.”
Ako ukončiť e-mail s ospravedlnením sa zákazníkovi
Pokiaľ ide o písanie e-mailov s ospravedlnením sa zákazníkom a riešenie nespokojných zákazníkov, mali by ste na konci e-mailu znova opakovať svoje ospravedlnenie a povedať, že oceňujete ich trpezlivosť a porozumenie:
“Ešte raz sa vám úprimne ospravedlňujem za nepríjemnosti. Kontaktujte náš tím zákazníckej podpory pre akékoľvek ďalšie obavy, ktoré by ste mohli mať – naši agenti sú vždy tu, aby pomohli.”
“Vašu spätnú väzbu som odovzdal zvyšku tímu a môžem vám uistiť, že k tejto chybe v budúcnosti nedôjde. To povedané, ak vám môžem v súčasnosti pomôcť s čímkoľvek iným, neváhajte nás kontaktovať a s radosťou vám pomôžem.”
“Ďakujem vám ešte raz za vašu trpezlivosť a za to, že ste nás upozornili na problém. Medzitým vám dáme [podrobnosti vašej ponuky] ako ďalšie ospravedlnenie. Ak existujú nejaké ďalšie problémy, ktoré je potrebné riešiť, neváhajte nás kontaktovať.”
“Ďakujem za vašu trpezlivosť a porozumenie. Buďte si istí, že robíme všetko, čo je v našich silách, aby sa to v budúcnosti nestalo. Ak máte ďalšie otázky alebo narazíte na iný problém, dajte mi vedieť, s radosťou vám pomôžem.”
“Ešte raz prijmite naše ospravedlnenia. Úprimne oceňujeme vaše porozumenie v tejto záležitosti. Neváhajte ma kontaktovať s akýmikoľvek otázkami, ktoré môžete mať – som len e-mail ďaleko!”
Zhrnutie
Koniec e-mailu je zvyčajne len uzavretá poznámka alebo krátka veta nasledovaná vašim podpisom, ale nájdenie správnych slov a správneho tónu na uzavretie vašej e-mailovej správy často vyžaduje veľa premýšľania. Spôsob, akým ukončíte e-mail, môže mať skutočný vplyv na rozhodnutie príjemcu odpovedať na váš e-mail. Vedieť, ako ukončiť profesionálne e-maily, je kľúčom k efektívnej obchodnej komunikácii, zanechaniu čitateľa s pozitívnym dojmom a zvýšeniu miery odpovedí na e-maily. Ak si nie ste istí, ako ukončiť svoj ďalší obchodný e-mail, vyššie uvedené príklady e-mailových uzavretí by vám mohli byť užitočné.
