Ako ukončiť e-mail (Tipy + Šablóny)
Naučte sa, ako efektívne ukončiť obchodné e-maily s tipmi a šablónami. Zahrňte hladký uzatvárací riadok, profesionálny podpis a kontaktné informácie. Vyhnite sa...
10 min čítania
LiveAgent
Email Templates
+1
Hľadáte tú správnu šablónu následného e-mailu? Tie, ktoré ste používali doteraz, nefungovali, alebo ste možno ešte žiadnu nepoužili? Ak áno, ste na správnom mieste – ukážeme vám zdvorilé následné e-maily, ktoré vám prinesú výsledky.
Dobre pripravená sekvencia následných e-mailov vám môže pomôcť uzavrieť obchod a premeniť záujemcov na platiacich zákazníkov. Poďme na to.
Dôležitosť odosielania následných e-mailov
Niet pochýb o tom, že efektívny následný e-mail je dôležitý, no napriek tomu ho stále mnohí neposielajú. Prečo?
Niekedy sa ľudia boja pôsobiť ‘dotieravo’ alebo si myslia, že ich produkt či služba sa predá sama. Pravda je však taká, že väčšina ľudí potrebuje malé postrčenie, aby si spomenuli, že ste tu a že môžete vyriešiť ich problém.
Následné e-maily poslúžia ako pripomienka. Ukazujú, že máte záujem o udržiavanie kontaktu s osobou, ktorej píšete, a že si vážite jej čas aj názor. Následné oslovenie tiež ukazuje, že ste organizovaní a viete si viesť prehľad o dôležitých detailoch. Použitie šablóny pre ohlásenie produktu navyše zabezpečí, že vaša komunikácia bude konzistentná a pokryje všetky potrebné aspekty uvedenia produktu.
Dobre formulovaný následný e-mail niekedy stačí na uzavretie obchodu, na ktorom pracujete už týždne. Ak teda ešte neposielate následné e-maily, teraz je ten správny čas začať. Rovnako vás môže inšpirovať silný príklad propagačného e-mailu, ktorý ukáže, ako vytvoriť presvedčivé posolstvo vyzývajúce k akcii.
Ako pomenovať následný e-mail
Pri posielaní e-mailu niekomu po stretnutí je dobré do predmetu uviesť názov udalosti alebo príležitosti, kde ste sa stretli. Napríklad: ‘Bolo fajn stretnúť vás na [názov konferencie]’. Pomôže to príjemcovi vybaviť si vás a začať konverzáciu v priateľskom duchu.
V e-mailoch potenciálnym zákazníkom, ktorí môžu mať záujem o vašu ukážku produktu alebo službu, nezabudnite do predmetu zaradiť relevantné kľúčové slovo. Napríklad: ‘Stále máte záujem o [produkt/službu]?’
Ak si nie ste istí, čo do predmetu napísať, neprežeňte to. Cieľom je, aby príjemca hneď vedel, o čo ide, a mohol sa rýchlo rozhodnúť, či e-mail otvorí.
Príklady predmetov následného e-mailu
- Následné oslovenie
- Re: [Stretnutie/Konferencia]
- Re: [Predchádzajúci e-mail]
- Stále máte záujem o [produkt/službu]?
- Dúfam, že sa mi ozvete čoskoro
- Informujem sa
- Rýchla otázka ohľadom [témy]
- Myslel(a) som, že by ste chceli aktualizáciu o [konkrétny projekt]
- Chcel(a) som sa uistiť, že som vás nestratil(a) z pozornosti…
- Opäť zdravím!
- Práve som nechal(a) hlasovú správu
Ako napísať následný e-mail
Pri písaní následného e-mailu majte na pamäti tieto tipy:
- Buďte jasní, o čom píšete – príjemca by mal hneď pochopiť účel vašej správy. Môžete pridať aj krátke zhrnutie vašej predchádzajúcej interakcie.
- Držte šablónu následného e-mailu stručnú – nie každý má rád dlhé e-maily, preto prejdite rýchlo k veci.
- Nebojte sa priložiť prílohy – pridajte ďalšie informácie, ak si myslíte, že by ich príjemca ocenil. Aj keď ste už niečo posielali, oplatí sa to zopakovať.
- Dvakrát si e-mail skontrolujte – keď dopíšete, prečítajte si ho nahlas. Znie to ako niečo, čo by ste chceli čítať vy? Ak nie, pravdepodobne to nebude chcieť čítať ani príjemca. Odstráňte všetky zbytočné slová alebo vety a skontrolujte gramatiku a pravopis.
- Zahrňte výzvu k akcii (CTA) – uistite sa, že v e-maile je jasná výzva, čo má príjemca urobiť ďalej. Ak dohadujete stretnutie, navrhnite konkrétny dátum a čas.
- Ukončite pozitívne – vždy ukončite e-mail v pozitívnom tóne, aby mal príjemca po prečítaní dobrý pocit.
Je dôležité nájsť správnu rovnováhu v zdvorilom následnom e-maile. Nechcete pôsobiť dotieravo ani príliš nezúčastnene. Kľúčom je rešpektovať čas druhej osoby a zároveň ukázať záujem o ďalší kontakt.
Čo zahrnúť do následného e-mailu
- kópiu predchádzajúceho e-mailu
- ďalšie prílohy
- odkaz na vašu predošlú interakciu
- iné užitočné informácie
- výzva k akcii (CTA)
- pozitívna poznámka
Príklady a šablóny následných e-mailov
Rýchla otázka k vášmu projektu
Ahoj [meno],
Bolo skvelé stretnúť vás včera a dozvedieť sa viac o vašom projekte. Ozývam sa, či ešte stále máte záujem o [produkt/službu]? Myslím, že by to mohlo byť pre vás výborné riešenie.
Ak máte záujem, rád/rada si s vami dohodnem termín, aby sme prešli detaily. Dajte mi vedieť, či vám to vyhovuje, alebo ak máte ďalšie otázky.
S pozdravom, [Vaše meno]
Kontrola po stretnutí
Dobrý deň [meno],
Bolo skvelé stretnúť vás včera na [okolnosti stretnutia] a dozvedieť sa viac o vašej spoločnosti. Chcel(a) som sa informovať, či ešte stále máte záujem o spoluprácu s nami?
Myslím, že by sme si navzájom mohli veľmi dobre pomôcť a som presvedčený/á, že vám môžeme pomôcť dosiahnuť vaše ciele.
Ak súhlasíte, rád/rada by som si dohodol/a termín na rozhovor, aby sme prediskutovali ďalšie kroky. Dajte mi vedieť, či máte záujem, alebo ak máte ďalšie otázky – rád/rada si vás vypočujem.
Ďakujem, [Vaše meno]
Následný e-mail po konferenčnom hovore
Dobré ráno [meno],
Bolo super sa s vami včera porozprávať po telefóne. Chcel(a) som sa rýchlo opýtať, či stále platí naša káva na budúci týždeň v utorok o 11:00?
Budem v okolí a myslím, že by to bola ideálna príležitosť porozprávať sa viac o vašej práci. Dajte mi vedieť, či vám tento čas vyhovuje, alebo ak môžem ešte niečo urobiť.
S pozdravom, [Vaše meno]
Následný e-mail k [konkrétnej téme]
[Meno],
Bolo skvelé sa s vami včera rozprávať o [téma rozhovoru]. Chcel(a) som sa opýtať, či máte ďalšie otázky alebo či môžem ešte nejako pomôcť?
Rád/rada pomôžem, ako len viem, preto mi dajte vedieť, ak niečo potrebujete.
Ďakujem, [Vaše meno]
Bolo fajn vás stretnúť!
Ahoj [meno],
Bolo super vás stretnúť na [udalosti] pred pár dňami. Chcel(a) som sa ozvať a zistiť, či máte stále záujem dozvedieť sa viac o [téma rozhovoru].
Podľa mňa [dôvod, prečo by pre nich produkt/služba mohla byť prínosom] a myslím, že by ste z toho veľa získali.
Rád/rada poskytnem viac informácií alebo odpoviem na vaše otázky.
S pozdravom, [Vaše meno]
Rýchla otázka ohľadom ďalšieho stretnutia
Dobrý deň [meno],
Chcel(a) som sa informovať ohľadom nášho ďalšieho stretnutia. Podľa toho, čo sme preberali, to vyzerá, že máte záujem o [konkrétny produkt/službu].
Chcel(a) som si len overiť, či to stále platí, alebo či máte ďalšie otázky? Kedy by vám vyhovovalo stretnúť sa pri káve alebo obede?
S pozdravom, [Vaše meno]
Re: [názov konferencie]
Ahoj [meno],
Chcel(a) som sa ozvať a povedať, že bolo super stretnúť vás na [konferencii] minulý týždeň. Vyzerá to, že pracujeme na podobných veciach a myslím, že by bolo fajn ostať v kontakte.
Mali by ste záujem dať si niekedy kávu alebo obed, aby sme sa mohli porozprávať viac? Dajte mi vedieť, či vám to vyhovuje, alebo ak máte ďalšie otázky.
S pozdravom, [Vaše meno]
Re: materiály, ktoré som posielal(a) minulý týždeň
Dobrý deň [meno],
Chcel(a) som sa opýtať, či ste dostali materiály, ktoré som posielal(a) minulý týždeň? Priložil(a) som aj svoju prezentáciu a článok, o ktorom sme sa rozprávali.
Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete niečo ďalšie, dajte mi vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
Myslel(a) som, že by ste chceli aktualizáciu o [konkrétny projekt]
Dobrý deň [meno],
Dúfam, že sa máte dobre! Chcel(a) som vám dať vedieť, ako pokračujeme na [projekte].
Urobili sme veľký pokrok a myslím, že sme na dobrej ceste dosiahnuť náš biznisový cieľ. Chcel(a) som vás len udržať v obraze a zistiť, či máte otázky alebo či môžem ešte nejako pomôcť.
Ďakujem, [Vaše meno]
Opäť zdravím!
Dobrý deň [meno],
Už je to nejaký čas, čo sme spolu hovorili, ale chcel(a) som sa ozvať a zistiť, ako sa vám darí.
Dúfam, že ste v poriadku a všetko ide dobre. Ak budem môcť nejako pomôcť, neváhajte sa mi ozvať.
S pozdravom, [Vaše meno]
Len som sa chcel(a) uistiť, že som vás nestratil(a) z pozornosti
Ahoj [meno],
Dúfam, že sa máte dobre! Chcel(a) som sa len uistiť, že som vás nestratil(a) z pozornosti.
Už je to chvíľa, čo sme spolu hovorili, tak sa len informujem, či je všetko v poriadku. Ak môžem nejako pomôcť, dajte mi vedieť.
S pozdravom, [Vaše meno]
Mohli by sme sa čoskoro stretnúť!
Ahoj [meno],
Bolo fajn vás nedávno vidieť. Chcel(a) som sa ozvať, či by ste mali čas na kávu alebo obed, aby sme sa mohli porozprávať?
Myslel(a) som, že by vám mohli pomôcť ďalšie informácie o [téma rozhovoru].
Dúfam, že vám to príde vhod a bola by to skvelá príležitosť na ďalší rozhovor. Dajte mi vedieť, ako to zapadne do vášho programu, alebo ak máte otázky.
Ďakujem, [Vaše meno]
Dlho sme sa nepočuli
Dobré ráno [meno],
Dúfam, že sa máte dobre! Dlho sme spolu nehovorili, a tak som sa chcel(a) len ozvať.
Vyzerá to, že máte veľa práce s [konkrétny projekt], a tak som sa chcel(a) opýtať, či vám môžem nejako pomôcť.
Vieme, že ste zaneprázdnený/á, ale ak by ste mali chvíľku, rád/rada by som sa s vami stretol(a). Dajte mi vedieť, či máte čas, alebo ak máte otázky.
S pozdravom, [Vaše meno]
Teším sa, že sa čoskoro uvidíme!
Ahoj [meno],
Chcel(a) som sa ozvať a povedať, že sa teším na naše stretnutie. Myslím, že sme na rovnakej vlne, čo sa týka [vašich služieb] a možností spolupráce.
Čoskoro sa vám ozvem s ďalšími informáciami, ale ak máte otázky, pokojne sa mi ozvite aj skôr.
Ďakujem, [Vaše meno]
Práve som nechal(a) hlasovú správu
Dobrý deň [meno],
Práve som vám nechal(a) krátku hlasovú správu, že budem budúci týždeň v meste a rád/rada by som vás stretol(a).
Budem v okolí od pondelka do štvrtka a mám voľno kedykoľvek v utorok alebo stredu.
Pre istotu píšem aj e-mail, ak hlasovú schránku nepočúvate často. Dajte mi vedieť, kedy by vám to vyhovovalo, alebo ak máte otázky.
Teším sa na stretnutie!
S pozdravom, [Vaše meno]
Telefónny hovor budúci týždeň?
Dobrý deň [meno],
Dúfam, že je všetko v poriadku! Chcel(a) som sa opýtať, či by ste mali budúci týždeň čas na telefonát?
Rád/rada by som sa s vami porozprával(a) a zistil(a), ako sa vám darí. Tiež by som vás chcel(a) informovať o [konkrétny projekt].
Ak vám to teraz nevyhovuje alebo nemáte čas, dajte mi, prosím, vedieť, kedy by to bolo lepšie.
Ďakujem, [Vaše meno]
Ako napísať druhý následný e-mail
Niekedy jeden následný e-mail nestačí. Ak vám osoba neodpísala, možno je čas poslať druhý následný e-mail.
Pri písaní druhého následného e-mailu majte na pamäti:
- Uveďte, že ste nedávno poslali následný e-mail – príjemca bude vedieť, že mu nepíšete úplne nečakane.
- Buďte stručný/á a vecný/á – ak vám neodpovedali na prvý e-mail, asi sú zaneprázdnení, preto im nezaberajte viac času.
- Zdvorilo sa opýtajte, či môžete niečo urobiť alebo či je vhodnejší čas na kontakt – niekedy stačí malý impulz správnym smerom.
- Odkážte na vašu prvotnú interakciu – pripomeňte, kde ste sa stretli alebo o čom ste sa rozprávali, aby si vás príjemca vybavil.
- Zdôraznite svoj záujem o stretnutie/rozhovor – dajte vedieť, že stále máte záujem a prečo.
- Ukončite výzvou k akcii – uľahčite im odpoveď navrhnutím konkrétneho dňa a času alebo sa opýtajte, či môžete ešte niečo urobiť.
- Povedzte, že už nebudete viac otravovať – môže to znieť opačne, ale často to funguje. Ak im poviete, že už ich viac kontaktovať nebudete, môžu pocítiť potrebu odpovedať.
- Poďakujte za ich čas – aj keď vám neodpovedia, poďakujte sa, že si váš e-mail prečítali.
Nižšie nájdete niekoľko šablón na druhý následný e-mail.
Chcel(a) som sa ozvať poslednýkrát
Ahoj [meno],
Chcel(a) som sa vám ozvať poslednýkrát. Nedávno som vám posielal(a) e-mail ohľadom [konkrétny projekt] a zaujímalo by ma, či na tom ešte pracujete.
Viem, že ste asi zaneprázdnený/á, preto to skrátim. Ak už na tom nepracujete alebo nepotrebujete pomoc, dajte mi vedieť.
Chcel(a) som len zistiť, či môžem nejako pomôcť.
Ďakujem, [Vaše meno]
P.S. Ak už na tom projekte nepracujete, vedeli by ste ma odporučiť niekomu inému? Vždy hľadám nové príležitosti, kde môžem pomôcť.
Chcel(a) som sa len informovať
Ahoj [meno],
Nedávno som vám posielal(a) e-mail ohľadom [konkrétny projekt] a chcel(a) som sa opýtať, či máte nejakú novinku?
Rešpektujem váš čas a viem, že ste zaneprázdnený/á, preto to skrátim.
Chcel(a) som sa len informovať, či môžem nejako pomôcť. Dajte mi vedieť, či potrebujete podporu alebo je vhodnejší čas na kontakt.
S pozdravom, [Vaše meno]
Rýchle následné oslovenie
Dobrý deň [meno],
Dúfam, že sa máte dobre! Toto je len krátke následné oslovenie na môj predchádzajúci e-mail.
Chcem sa informovať, či sú nejaké novinky ohľadom [konkrétny projekt]. Tiež by ma zaujímalo, či nepotrebujete pomoc.
Ak vám to teraz nevyhovuje alebo nemáte čas, dajte mi vedieť.
Ďakujem za váš čas, [Vaše meno]
Len následne oslovujem
Dobrý deň [meno],
Následne oslovujem ohľadom e-mailu, ktorý som vám poslal(a) pred pár dňami.
Chcel(a) som sa informovať, či máte novinky ohľadom našej možnej spolupráce? Stále mám veľký záujem s vami spolupracovať.
Dajte mi vedieť, či môžem ešte niečo urobiť alebo je vhodnejší čas na kontakt.
Ďakujem, [Vaše meno]
Nechcem vás už viac otravovať…
Ahoj [meno],
Nechcem vás už viac otravovať, ale chcel(a) som sa ešte poslednýkrát informovať.
Nedávno som vám posielal(a) e-mail ohľadom [konkrétny projekt] a zaujímalo by ma, či máte nejakú novinku.
Pokúsim sa vás už viac neotravovať, ale veľmi si vážim vašu pomoc.
Ďakujem, [Vaše meno]
Osvedčené postupy pre následné e-maily
Hoci sme už spomenuli, čo písať v druhom následnom e-maile, existuje ešte niekoľko ďalších osvedčených postupov.
Vždy majte pripravené podrobné informácie, prečo sa ozývate
Pri následnom oslovení majte po ruke všetky informácie z predchádzajúcej komunikácie. Pomôže to osviežiť pamäť príjemcu a zvýšiť šancu na odpoveď.
Navyše to ukáže, že ste profesionálni, organizovaní a beriete svoju prácu vážne. To je dôležité pre budovanie dôvery i budúcej spolupráce.
Udržujte nízky tlak
Pri písaní následného e-mailu si dajte záležať na uvoľnenom a nenásilnom tóne. Nikto nechce mať pocit, že je naháňaný, a ak budete príliš naliehať, riskujete, že príjemcu odradíte.
Vyhýbajte sa frázam ako “potrebujem” alebo “musím mať”, pretože môžu znieť naliehavo. Namiesto toho použite “ocenil(a) by som” alebo “mal(a) by som záujem”.
Táto malá zmena v jazyku môže výrazne ovplyvniť, ako vašu správu príjemca prijme.
Personalizujte svoju šablónu následného e-mailu
Šablóna následného e-mailu môže byť dobrým východiskom, čo napísať v druhom následnom e-maile. Každý e-mail však personalizujte. Je vhodné spomenúť niečo konkrétne z predchádzajúcej interakcie, napríklad spoločný záujem alebo radu, ktorú vám dali.
Takáto personalizácia pomôže príjemcovi cítiť sa dôležito a ocenený, vďaka čomu bude ochotnejší reagovať. Aj keď nemáte nič konkrétne, stačí jednoduché “dúfam, že sa máte dobre” alebo “nadväzujem na našu predchádzajúcu konverzáciu”.
Buďte včasní s následnými oslovením
Pri príprave následného e-mailu uveďte, koľko času uplynulo od poslednej komunikácie. Príjemca tak bude mať správne očakávania a uvidí, že si vážite jeho čas.
Počkajte aspoň niekoľko dní pred odoslaním prvého následného e-mailu. Pri ďalších dávajte zaneprázdneným ľuďom ešte viac času. Dobré pravidlo je čakať aspoň týždeň medzi jednotlivými následnými správami.
Samozrejme, časy sa môžu meniť podľa situácie. V prípade urgentných alebo časovo citlivých vecí reagujte rýchlejšie.
Sledujte svoje následné e-maily
Ak posielate veľa následných e-mailov, oplatí sa viesť si o nich prehľad. Vďaka ich sledovaniu môžete ľahko nadviazať na predchádzajúce konverzácie a vedieť, kedy je najvhodnejší čas na ďalšiu správu.
Možností je viac. Vytvorte si tabuľku s potrebnými údajmi, použite CRM systém alebo softvér na sledovanie e-mailov. Takto zostanete v obraze a budujete lepšie vzťahy s kontaktmi.
Sledovanie vám tiež pomôže neoslovovať príliš často, aby ste nepôsobili dotieravo.
Pridávajte pridanú hodnotu do následných e-mailov
Pri následnom oslovení nezabudnite pridať pridanú hodnotu. Môže to byť článok, o ktorom si myslíte, že by ich zaujal, alebo novinky o produkte, ktoré by ich mohli zaujímať.
Tým ukážete, že na príjemcu myslíte a chcete mu pomôcť. Posilníte vzťah a zvýšite šancu na ďalšiu komunikáciu.
Pridajte zdvorilé záverečné frázy
Na záver e-mailu nezabudnite pridať zdvorilé frázy. Stačí niečo ako “ďakujem za váš čas” alebo “teším sa na vašu odpoveď”.
Takéto frázy ukazujú, že
