Ako ukončiť e-mail (Tipy + Šablóny)
Naučte sa, ako efektívne ukončiť obchodné e-maily s tipmi a šablónami. Zahrňte hladký uzatvárací riadok, profesionálny podpis a kontaktné informácie. Vyhnite sa...
10 min čítania
LiveAgent
Email Templates
+1
Pri komunikácii so zákazníkmi, klientmi alebo potenciálnymi zákazníkmi je nájdenie správneho spôsobu, ako ukončiť e-mail a prerušiť rozhovor, rovnako kritické ako správne otvorenie. V skutočnosti môže ukončenie interakcie profesionálnym, zdvorilým a rešpektlivým spôsobom transformovať dokonca aj rozhovor, ktorý sa mohol začať nepríjemne, na pozitívnu skúsenosť zákazníckého servisu a zanechať zákazníka s dobrým posledným dojmom.
Základné tipy na ukončenie rozhovorov so zákazníkmi
- Použite jednu alebo niekoľko najbežnejších fráz na ukončenie rozhovoru, ktoré sú relevantné k téme interakcie (ďakujem zákazníkovi, opakujem svoju ospravedlnenie, informujem o ďalších krokoch atď.).
- Vyberte si správnu slovnú zásobu, tón a štýl, ktorý je najvhodnejší pre vašu cieľovú skupinu.
- Prispôsobte svoje záverečné vyhlásenia rôznym kanálom podpory. Telefonické a e-mailové rozhovory zvyčajne vyžadujú formálnejší jazyk, zatiaľ čo interakcie v live chate a sociálnych médiách sú zvyčajne neformálnejšie.
- Vyhýbajte sa používaniu rovnakej záverečnej frázy na konci každej interakcie, pretože by to mohlo znieť príliš všeobecne a roboticky – personalizujte svoju správu, kedykoľvek je to možné.
- Skončite na vysokej úrovni tým, že sa zákazníka opýtate, či vám môže pomôcť s niečím ďalším, alebo ho povzbudíte, aby sa s vami skôr či neskôr znova skontaktoval. Vedenie záznamu rozhovorov je rozhodujúce pre sledovanie minulých interakcií a zabezpečenie kontinuity v zákazníckej podpore.
- Uistite sa, že vaše záverečné vyhlásenie je zdvorile, priateľské a zanecháva celkovo pozitívny dojm.
Podľa prieskumu American Express 68 % spotrebiteľov verí, že príjemný zástupca zákazníckého servisu je kľúčom k pozitívnym skúsenostiam so službami. Nižšie sú uvedené niektoré overené príklady, ako môžete profesionálne ukončiť rozhovory so zákazníkmi na rôznych kanáloch podpory, aby ste zabezpečili, že vaši zákazníci vždy dostanú príjemnú skúsenosť, kedykoľvek sa s vami skontaktujú.
Ako ukončiť telefonický hovor: vyhlásenia na uzavretie hovoru
“Ďakujeme za váš hovor a ak máte ďalšie otázky, zavolajte nám znova.”
“Ďakujeme za hovor [NÁZOV SPOLOČNOSTI]. Pekný deň.”
“Dnes ste hovorili s [MENO PORADCU]. Ďakujeme, že ste kontaktovali [NÁZOV SPOLOČNOSTI]. Pekný deň.”
“Ešte raz sa ospravedlňujeme za akékoľvek spôsobené nepríjemnosti. Ďakujeme za váš hovor.”
“Ďakujeme za hovor. Potešilo ma s vami dnes hovoriť.”
“Ak sa objavia ďalšie otázky, neváhajte nás kontaktovať kedykoľvek. Ďakujeme vám veľmi za hovor. Zbohom.”
“Ďakujeme vám veľmi za váš čas, [MENO ZÁKAZNÍKA], a ďakujeme za hovor [NÁZOV SPOLOČNOSTI]. Tešíme sa na spoluprácu s vami v budúcnosti. Pekný deň!”
“Ďakujeme za hovor [MENO ZÁKAZNÍKA], vaša spätná väzba je pre nás mimoriadne cenná. Neváhajte nás zavolať znova, ak máte ďalšie otázky.”
“Je skvelé, že sme dnes odpovedali na vaše otázky. Ďakujeme za hovor [NÁZOV SPOLOČNOSTI]. Pekný deň.”
“Som veľmi rád, že sme vám dnes mohli pomôcť [MENO ZÁKAZNÍKA], zavolajte nám znova, ak budete potrebovať pomoc.”
Ako ukončiť e-mail: frázy na uzavretie e-mailu
“Ak máte ďalšie otázky, dajte mi vedieť. Teším sa na vašu odpoveď.”
“Medzitým mi dajte vedieť, ak máte ďalšie otázky, komentáre alebo obavy. Budem rád, že vám pomôžem.”
“Dúfam, že to pomôže. Napíšte mi, ak máte ďalšie otázky. Neváhajte nás kontaktovať na Facebooku [odkaz] alebo Twitteri [odkaz], ak chcete rýchlu odpoveď.”
“A samozrejme, som tu vždy, aby som odpovedal na akékoľvek otázky, ktoré môžete mať. Ak vám môžem pomôcť akýmkoľvek spôsobom, neváhajte mi napísať e-mail.”
“Ak vás zaujíma viac informácií o našom produkte, neváhajte ma kontaktovať alebo niekoho iného z nášho tímu podpory kedykoľvek. Sme tu vždy, aby sme vám pomohli.”
“Ďakujeme za váš čas a zavolajte mi alebo mi napíšte e-mail, ak máte otázky o nástroji.”
“Neváhajte kontaktovať náš tím podpory na [telefónne číslo] alebo odpovedzte na túto správu a budeme viac ako radi pomôcť.”
“Ako pripomienka, tu je [odkaz] na našu Knowledge Base, kde môžete kedykoľvek nájsť viac informácií o našom produkte a spoločnosti.”
“Vážime si vaše porozumenie v tejto záležitosti. Neváhajte ma kontaktovať s akýmikoľvek otázkami, ktoré môžete mať.”
“Ešte raz sa ospravedlňujem za nepríjemnosti. Túto spätnú väzbu som odovzdal zvyšku svojho tímu a môžem vám ubezpečiť, že k tejto chybe v budúcnosti nedôjde.”
“Chápem, že toto nebola odpoveď, ktorú ste očakávali. Ale urobím všetko, čo je v mojich silách, aby som to čo najskôr napravil a budem vás informovať.”
“Dajte mi vedieť, či vám toto riešenie vyhovuje. A ako vždy, ak vám môžem pomôcť s niečím ďalším, neváhajte sa na mňa obrátiť.”
“Ďakujeme vám znova za to, že ste nás upozornili na tento problém. Budem vás informovať o pokroku do jedného týždňa.”
“Dúfam, že zostaneme v kontakte a budeme spolu pracovať aj v budúcnosti. Neváhajte nám poskytnúť spätnú väzbu a návrhy, aby sme sa zlepšili, aj z diaľky.”
“Medzitým tu sú niektoré kroky, ktoré môžete vykonať a ktoré môžu problém vyriešiť: […]. Ak to nefunguje, vrátim sa k vám do jedného pracovného dňa s alternatívnym riešením.”
Ako ukončiť rozhovor v live chate
“Som rád, že som to pre vás vyriešil. Predtým, ako odídete, je niečo ďalšie, s čím vám môžem pomôcť?”
“Rád som mohol pomôcť ☺ Prajem vám pekný deň!”
“Ďakujeme, že ste dnes s nami chatovali. Pekný deň. Zbohom.”
“Ďakujeme, že ste kontaktovali našu chat podporu. Teraz zatváram tento chat. Ak máte ďalšie problémy, neváhajte nás informovať. Pekný deň!”
“Ďakujeme za používanie našej live help služby a neváhajte nás kontaktovať znova, ak budete potrebovať ďalšiu pomoc. Zbohom!”
“Ďakujeme za návštevu! Dúfame, že sa vrátiš!”
“Ďakujeme za návštevu, dúfame, že od vás budeme počuť znova!”
“Môj kolega [MENO AGENTA] z oddelenia technickej podpory bude schopný odpovedať na vašu otázku. Teraz ho pozývam do nášho chat rokovania, chvíľu prosím.”
“Bohužiaľ, nie som vybavený, aby som vám pomohol s týmto problémom, ale môžem vás preniesť na svojho kolegu, ktorý je špecializovaný na riešenie tohto typu požiadaviek. Chcete to?”
“Prosím, počkajte, pripájam vás s [MENO AGENTA] z [ODDELENIE] za chvíľu.”
“Prosím, počkajte chvíľu? Prenášam vás na správnu osobu.”
“[MENO ZÁKAZNÍKA], zdá sa, že už neodpovedáte. Budem musieť teraz chat zatvoriť. Ak stále potrebujete moju pomoc, môžete si požiadať chat znova. Ďakujeme za návštevu.”
“Už dlho ste neodpovedali. Budem musieť náš chat zatvoriť. Ak potrebujete ďalšiu pomoc, sme tu pre vás. Pekný deň!”
“Keďže sa zdá, že už neodpovedáte, ukončím túto chat reláciu. Ak stále potrebujete pomoc, neváhajte požiadať o novú reláciu. Ďakujeme, že ste sa na nás obrátili.”
“Ak sa objavia ďalšie problémy a nemôžete pristúpiť k našej chat línii, neváhajte nás kontaktovať na [e-mailová adresa] alebo zavolajte našu linku zákazníckej služby na [telefónne číslo].”
Ako ukončiť rozhovor na sociálnych médiách
“Pozrieme sa na to pre vás. Čoskoro vám odpovieme.”
“Ďakujeme, že ste nám dali príležitosť pomôcť, sme tu, ak nás budete potrebovať!”
“Budeme vám odpovedať na DM, akonáhle sa to vyrieši.”
“Dúfam, že to pomôže, pekný deň!”
“Sú nejaké ďalšie otázky, s ktorými vám môžem pomôcť?”
“Dajte nám vedieť, ako vám ešte môžeme pomôcť.”
“Ďakujeme. Je skvelé, že som vám mohol pomôcť.”
“Ďakujeme za spomienku – hneď sa na to pozriem z technickej podpory!”
“Urobíme všetko, čo je v našich silách, aby sme to čo najskôr napravili!”
“Rád som mohol pomôcť! Dajte nám vedieť, ak budete potrebovať čokoľvek ďalšie.”
Kľúčové poznatky
Profesionálne a zdvorile ukončovanie rozhovorov je základnou zručnosťou v zákazníckej službe. Dodržiavaním týchto šablón a osvedčených postupov môžete:
- Transformovať negatívne interakcie na pozitívne skúsenosti zákazníkov
- Zanechať trvalý pozitívny dojm, ktorý podporuje lojalitu zákazníkov
- Udržiavať profesionalitu na všetkých komunikačných kanáloch
- Povzbudzovať budúce zapojenie pozvaním zákazníkov, aby sa s vami znova skontaktovali
- Personalizovať interakcie, aby sa zákazníci cítili cenení a oceňovaní
Pamätajte, že spôsob, akým ukončíte rozhovor, je často to, čo si zákazníci najviac pamätajú. Urobte každé uzavretie dôležitým tým, že budete autentickí, vďační a profesionálni.
