Šablóny zákazníckeho servisu
Zlepšite zákaznícke emaily pomocou šablón, ktoré šetria čas, znižujú chyby a zabezpečujú konzistentnosť. Šablóny pokrývajú rôzne scenáre ako reakcie na nahnevan...
6 min čítania
Customer Service
Email Templates
+2
Zákaznícka služba je kritickou súčasťou každej úspešnej spoločnosti, bez ohľadu na odvetvie, v ktorom pôsobí. Avšak vynikajúca zákaznícka služba a podpora nie sú len o odpovídaní na otázky zákazníkov alebo riešení ich problémov a pokračovaní ďalej. Musíte sa uistiť, že zákazník zostane spokojný a spokojný s riešením, takže konzistentné follow-upy sú kľúčové. Napriek tomu pre mnohé spoločnosti zákaznícka služba skončí, keď sa požiadavka zákazníka spracuje. Aj keď je follow-up pomerne jednoduchá úloha, často sa zanedbáva.
V skutočnosti, podľa najnovšej správy SuperOffice Customer Service Benchmark Report:
- 62% spoločností nereaguje na e-maily zákazníckych služieb.
- 90% spoločností nepotvrdí ani neinformuje zákazníka, že e-mail bol prijatý.
- 97% spoločností neposiela follow-up e-mail zákazníkom, aby zistili, či sú spokojní s odpoveďou.
Čo je e-mail zákazníckej služby?
E-mail zákazníckej služby je jeden typ komunikačného kanála. Komunikácia prostredníctvom e-mailu zákazníckej služby sa neuskutočňuje v reálnom čase. Nie je potrebné, aby boli obe strany prítomné na začatie komunikácie. Správy sa dostanú takmer okamžite príjemcovi. Pre oficiálne oznámenia používanie profesionálnych e-mailových šablón zabezpečuje, že vaša správa je jasná, profesionálna a dosahuje správnu cieľovú skupinu.
Sila šablón follow-up e-mailov zákazníckych služieb
Follow-up e-maily zákazníkov môžu mať veľký vplyv na skúsenosť zákazníka. Toto je niečo, čo malé podniky často chápajú a využívajú na svoju výhodu, ale väčšie organizácie majú tendenciu zabudnúť. Väčšina zákazníkov chce okamžitú odpoveď, pričom mnohí definujú okamžitú dobu odozvy e-mailu ako menej ako desať minút. So správnym softvérom na správu e-mailov zákazníckych služieb sa vytvorenie a odoslanie follow-up e-mailov hneď po interakcii zákazníckej služby stáva bezproblémové a efektívne.
Tieto e-maily môžu:
- Potešiť zákazníkov tým, že ukážete, že vám na nich záleží a ste odhodlaní zabezpečiť ich pokračujúcu spokojnosť.
- Zlepšiť celkovú skúsenosť zákazníckej služby.
- Znovu zapojiť zákazníkov a povzbudiť ďalšiu komunikáciu ponúkaním proaktívnej podpory.
- Propagovať vaše možnosti samoobsluhy a nasmerovať zákazníkov na užitočné zdroje.
- Prezentovať cenné poznatky o zákazníkoch z ich spätnej väzby.
10 šablón follow-up e-mailov zákazníckych služieb
Či už ide o aktualizáciu zákazníkov o stave ich požiadaviek, žiadosť o spätnu väzbu alebo ponuku proaktívnej starostlivosti o zákazníka po vyriešení, follow-upy by nemali byť podceňované vašim tímom zákazníckych služieb. Tu je 10 šablón follow-up e-mailov zákazníckych služieb, ktoré pokrývajú rôzne časti procesu follow-up zákazníka – použite ich ako podnet pri vytváraní vlastných správ follow-up zákazníka.
Follow-up e-mail s aktualizáciou problému
Ahoj [Meno],
Chcel som vám poskytnúť aktualizáciu o stave vášho problému pred víkendом. Stále je v procese a pracuje na ňom náš tím technickej podpory. Vašu požiadavku prioritizujeme a uistím sa, že sa tento problém vyrieši počas víkendu. Budete upozornení okamžite, keď bude hotovo.
Stav vašej požiadavky môžete sledovať kedykoľvek prihlásením sa do svojho účtu [Značka] a kliknutím na kartu Požiadavky.
Ďakujem za vašu trpezlivosť! Pekný víkend,
[VAŠA PODPIS]
Proaktívny follow-up e-mail
Ahoj [Meno],
Dúfam, že sa máte dobre. Chcel som sa vás skontrolovať týkajúc sa problému, ktorý ste mali pred pár dňami s [podrobnosti problému]. Bolo to vyriešené? Potrebujete ďalšiu pomoc? Prosím, dajte mi vedieť – budem rád, aby som vám pomohol v každom prípade.
Pekný deň,
[VAŠA PODPIS]
Follow-up e-mail po pozitívnej skúsenosti so službou
Ahoj [Meno],
Veľmi rád. Som rád, že z stoviek zákazníkov, ktorým každý deň posielame e-maily, niekto oceňuje úsilie, ktoré vkladáme do poskytovania najvyššej kvality zákazníckej služby. Zákazníci ako vy sú dôvodom, prečo sa snažíme robiť to najlepšie vo svojej práci.
Neváhajte sa na nás obrátiť, ak máte akékoľvek otázky, problémy alebo obavy – sme len e-mail ďaleko a vždy budeme radi, aby sme vám pomohli.
S pozdravom,
[VAŠA PODPIS]
Follow-up e-mail po negatívnej skúsenosti so službou
Ahoj [Meno],
Ospravedlňujem sa znova za menej ako hviezdu skúsenosť, ktorú ste mali pred pár dňami s našim tímom zákazníckych služieb. Chcel som sa vás skontrolovať a dajte vám vedieť, že sme sa rozhodli poslať celý náš tím zákazníckych služieb prostredníctvom dodatočného školenia, aby sa podobné situácie nestali znova.
Medzitým, ak máte akékoľvek otázky, obavy alebo spätnu väzbu, alebo ak je niečo ďalšie, čo môžeme urobiť, aby sme vám pomohli, prosím, neváhajte mi dať vedieť.
Ďakujem,
[VAŠA PODPIS]
Povzbudzovanie follow-up e-mailu samoobsluhy
Ahoj [Meno],
Som rád, že sme mohli vyriešiť [problém]. Mimochodom, viac informácií o správe [vášho účtu/ možnosti platby/ nastavenia atď.] nájdete v našom Help Centre. Existuje jeden článok, ktorý podrobne pokrýva váš problém [vložte odkaz].
Ak máte ďalšie otázky, alebo ak je niečo, čo môžeme urobiť, aby sme vám spríjemnili skúsenosť s nami, prosím, dajte nám vedieť.
Ďakujem,
[VAŠA PODPIS]
Follow-up e-mail po žiadnej odpovedi
Ahoj [Meno],
Kontrolujem váš prípad s nami týkajúc sa [témy prípadu] posledný raz. Uplynulo [počet dní] dní od chvíle, keď sme od vás počuli, takže som chcel dosiahnuť a dajte vám vedieť, že budeme zatvárať túto lístok.
Neváhajte znova otvoriť túto lístok alebo otvoriť novú, ak potrebujete ďalšiu pomoc – budeme radi, aby sme vám pomohli.
Ďakujem vám znova za spoluprácu s nami!
[VAŠA PODPIS]
Follow-up e-mail na zatvorenie lístka podpory
Ahoj [Meno],
Ďakujem vám za kontaktovanie nás týkajúc sa [podrobnosti problému]. Naše záznamy ukazujú, že váš problém bol vyriešený, takže váš lístok bude automaticky zatvorený za 3 dni. Ak stále potrebujete našu pomoc alebo máte ďalšie otázky, stačí kliknúť na “Odpovedať” a my sa vám čoskoro vrátim.
S pozdravom,
[VAŠA PODPIS]
Žiadosť o spätnu väzbu follow-up e-mail
Ahoj [Meno],
Kontaktujeme vás týkajúc sa vášho nedávneho problému s [podrobnosti problému], ktorý bol vyriešený dňa [dátum]. Aby sme vám mohli lepšie slúžiť, radi by sme počuli o vašej skúsenosti s našim tímom podpory.
Na stupnici od 1 do 5, ako ľahké bolo vyriešiť váš problém?
1 = Mimoriadne ťažké 2 = Veľmi ťažké 3 = Ani jedno 4 = Veľmi ľahké 5 = Mimoriadne ľahké
Oceňujeme vašu spätnú väzbu. A ako vždy, ak je niečo ďalšie, čo môžeme urobiť v budúcnosti – prosím, neváhajte sa na nás obrátiť znova.
Ďakujem,
[VAŠA PODPIS]
Pozvánka na prieskum follow-up e-mail
Ahoj [Meno],
Nedávno ste sa na nás obrátili týkajúc sa [podrobnosti problému], ktorý bol vyriešený dňa [dátum]. Radi by sme počuli o vašej skúsenosti s našou zákazníckej službou. Môžete prosím venovať chvíľu na odpoveď na tento rýchly prieskum? Bude vám trvať menej ako 60 sekúnd na odpoveď!
Ďakujem vám veľmi pekne, vaša spätná väzba nám pomôže vám lepšie pomôcť v budúcnosti.
[Odkaz na prieskum]
Ďakujem vám znova,
[VAŠA PODPIS]
Follow-up e-mail po probléme v celej spoločnosti
Ahoj [Meno],
Ako ste si možno už všimli, v tomto týždni niektorí z našich zákazníkov narazili na problém s [produktom/službou/ funkciou atď.] Náš inžiniersky tím ho dokázal vyriešiť približne 2 hodiny po počiatočnej správe. Chceme sa vám ospravedlniť za akékoľvek nepríjemnosti, ktoré to mohlo spôsobiť.
Aby sa to nestalo znova, pracujeme na viacerých vylepšeniach nášho [produktu/ služby/ funkcie/ operácií atď.]. V tomto príspevku na blogu sme zverejnili úplné vysvetlenie toho, čo sa pokazilo, čo sme urobili na zotavenie a čo budeme robiť, aby sa to v budúcnosti nestalo: [odkaz na príspevok na blogu].
Ďakujem vám za vašu trpezlivosť a porozumenie. A ako vždy, ak máte akékoľvek otázky alebo narazíte na akékoľvek problémy, dajte nám vedieť, sme tu, aby sme vám pomohli.
S pozdravom,
[VAŠA PODPIS]
