Kontrolný zoznam plánu krízovej komunikácie
Vytvorte efektívny plán krízovej komunikácie pomocou kontrolného zoznamu LiveAgent. Identifikujte zainteresované strany, vytvárajte správy, školte tímy a buďte ...
13 min čítania
Plány komunikácie načrtávajú, ako sa podnik, organizácia alebo jednotlivec bude komunikovať so svojimi internými a externými zainteresovanými stranami, aby ich udržiaval aktualizovaných o najnovších vývojoch.
Zahŕňa kto, čo, kedy, kde, prečo a ako komunikačných stratégií a taktík prispôsobených konkrétnemu projektu alebo kampani.
V tomto príspevku na blogu vám poskytneme šablóny plánu komunikácie, ktoré môžete použiť pre svoju vlastnú firmu, kedykoľvek potrebujete preniesť rôzne typy správ rôznym akcionárom. Budeme tiež diskutovať o niektorých tipoch na vytvorenie efektívneho plánu komunikácie.
Dôležitosť plánu komunikácie
V dnešnom rýchlo sa meniacom svete je dôležitejšie ako kedykoľvek predtým mať na mieste jasný a stručný plán komunikácie, ktorý je pripravený na prípad potreby.
Bez neho sa podniky môžu ľahko zaseknúť v detailoch a minúť dôležité príležitosti na spojenie so svojimi zainteresovanými stranami alebo to urobiť dostatočne rýchlo.
Šablóna plánu komunikácie môže byť cenným nástrojom pre organizácie všetkých veľkostí. Či už komunikujete so svojimi zamestnancami, zákazníkmi, partnermi alebo médiami, plán komunikácie môže pomôcť zabezpečiť, aby bola vaša správa jasná, stručná a na cieľ.
Ako pomenovať plán komunikácie
Názov tohto dokumentu by mal odrážať jeho účel, čo zvyčajne (ale nie vždy) znamená zahrnutie “plánu komunikácie” a niektorých špecifických podrobností. Týmto spôsobom bude každý, kto príde do kontaktu s dokumentom, vedieť, na čo je, a môže ho ľahko referencovať, keď je to potrebné.
Napríklad, ak je plán komunikácie na spustenie nového produktu alebo určitej marketingovej kampane, môžete mu dať názov, ktorý to presne uvádza. Ďalšie prvky, ktoré by mohli byť zahrnuté v názve, sú dátumy, kedy bude plán komunikácie v platnosti, a názov organizácie alebo tímu, na ktorý sa vzťahuje.
Zahrnutie tohto druhu informácií do predmetu dokumentu bude informovať príslušné strany o pláne správ a dostane všetkých zainteresovaných na rovnakú stranu pokiaľ ide o to, kedy sa určité komunikačné aktivity môžu alebo musia uskutočniť.
Príklady predmetu plánu komunikácie
- Plán komunikácie spustenia nového produktu
- [Názov]: Plán komunikácie marketingovej kampane
- [Názov spoločnosti] Interný plán komunikácie
- Strategický plán komunikácie: [Názov spoločnosti]
- [Názov projektu] Plán komunikácie projektového riadenia
- Nový plán komunikácie [Zmena v spoločnosti]
- Plán komunikácie so zainteresovanými stranami: [Názov spoločnosti]
- [Dátum začiatku] – [Dátum konca]: Plán komunikácie za marec
Ako napísať plán komunikácie
Spôsob, akým sa plán komunikácie začína, závisí od účelu alebo typu komunikácie.
Niekedy je užitočné začať s úvodom, ktorý poskytuje kontext a nastavuje tón komunikačného štýlu, ktorý nasleduje, zatiaľ čo v iných prípadoch má väčší zmysel prejsť priamo na komunikačné ciele a stratégie.
Všeobecne bude užitočné nasledovať nižšie uvedené kroky na napísanie efektívneho plánu komunikácie, aby ste zabezpečili, že vaša správa zasiahne cieľ:
- Vykonajte audit vašej existujúcej komunikačnej stratégie (ak je to relevantné) – to vám umožní identifikovať akékoľvek problémové oblasti alebo medzery v obsahu (napr. chýbajúce marketingové materiály), ktoré je potrebné zahrnúť do nového alebo aktualizovaného plánu.
- Definujte SMART ciele pre váš plán komunikácie – nastavenie cieľov, ktoré sú špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo viazané, vám pomôže určiť jeho účinnosť.
- Vyvinúť vyhlásenie o poslaní vašej organizácie, základné hodnoty a kľúčové správy – tieto by mali byť základom, na ktorom sú postavené všetky komunikačné stratégie a aktivity. Môžu byť tiež explicitne špecifikované v pláne komunikácie.
- Identifikujte cieľové segmenty publika vášho plánu komunikácie – poznanie a pochopenie príjemcu vašich správ uľahčuje nastavenie správneho tónu pre nich.
- Rozhodnite sa, ktorý kanál (kanály) budú vaše správy doručené – či by najlepšou metódou na dosiahnutie vášho cieľového publika bola napríklad e-mail alebo tlačová správa, ovplyvňuje spôsob, akým bude plán komunikácie napísaný.
- Priraďte zodpovedné strany – rozhodnite sa, kto bude zodpovedný za doručenie vášho plánu komunikácie na rôznych kanáloch a každému inému publiku.
- Vypočítajte, ako dlho bude trvať každý krok, a teda ako dlho bude plán komunikácie trvať celkovo – to je potrebné na objasnenie časovej osi a pridelenie rozpočtu na sprístupnenie potrebných zdrojov.
- Zmerajte výsledky vášho plánu po komunikácii s príslušnými zainteresovanými stranami – rozpoznanie oblastí na zlepšenie znamená, že môžete aktualizovať svoju stratégiu, aby ste zvýšili jej účinnosť.
Čo zahrnúť do plánu komunikácie
- Účel – čo má tento konkrétny plán komunikácie dosiahnuť
- Cieľové publikum – cieľové publikum vašich správ
- Dátumy – kedy bol vytvorený a/alebo kedy sa bude vzťahovať tento konkrétny plán komunikácie
- Metódy – ktoré komunikačné kanály budete používať na odoslanie svojich správ
- Úlohy a zodpovednosti – aké úlohy sa bude starať každá zainteresovaná strana
- Čo robiť a čo nerobiť – dobré postupy a bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri komunikácii so zainteresovanými stranami projektu
- Rámec eskalácie – napr. vaša “prvá linka obrany” a identifikácia “väčšieho tímu odozvy”
- Aktualizácie – ako a kedy upraviť dokument, aby sa udržal efektívny plán komunikácie
Príklady a šablóny plánu komunikácie
Plán komunikácie spustenia nového produktu
[Názov spoločnosti]: Plán komunikácie spustenia [Názov produktu]
Tento plán komunikácie sa vzťahuje na spustenie [Názov produktu] a je v platnosti od [dátum začiatku] – [dátum konca], pred a po dátume spustenia [dátum spustenia].
Ciele: • Zabezpečiť, aby boli všetci zamestnanci informovaní o dátume spustenia a mali potrebné informácie o produkte • Vytvoriť vzrušenie a záujem o produkt medzi zamestnancami • Poskytnúť jasnu a stručnú správu zákazníkom o produkte • Riadiť očakávania pokiaľ ide o časy dodania a dostupnosť
Komunikačné médiá: • E-mail • Tlačová správa • Príspevok na sociálnych médiách – [Kanál 1], [Kanál 2], …
Fázy spustenia: • Aktivity pred spustením • Deň spustenia • Nasledujúca podpora po spustení
Aktivity pred spustením ([X] mesiacov pred spustením): • [Aktivita 1] • [Aktivita 2] • [Aktivita 3] …
Deň spustenia: • Živé predstavenie produktu • Rozhovory s [Médiami] • Sledovanie reakcií
Nasledujúca podpora po spustení (až [X] mesiacov po spustení): • [Aktivita 1] • [Aktivita 2] • [Aktivita 3] …
Úlohy a zodpovednosti: • [Osoba 1] bude zodpovedná za vypracovanie všetkých komunikačných materiálov • [Osoba 2] bude zodpovedná za odoslanie komunikačných materiálov médiám • [Osoba 3] bude zodpovedná za spracovanie otázok zákazníkov
Robiť: • Vytvorte časovú os komunikácie, aby sa zabezpečilo, že všetky komunikačné aktivity sa vykonajú včas a koordinovane • Využívajte vizuály (napr. obrázky, infografiky) na rozdelenie textu a pridanie záujmu • Skontrolujte všetky komunikačné materiály pred ich odoslaním
Nerobiť: • Nepreťažujte zainteresované strany príliš veľkým množstvom informácií naraz – poskytujte aktualizácie pravidelne, aby ste ich neprekročili. • Nezabudnite zahrnúť výzvu na akciu (napr. navštívte našu webovú stránku, prihláste sa na náš newsletter) na zapojenie čitateľa • Nezanedbávajte testovanie komunikačných materiálov (napr. odoslanie testovacieho e-mailu) pred ich odoslaním celému zoznamu zainteresovaných strán
Rámec eskalácie: • Ak sa vyskytnu akékoľvek problémy s plánom komunikácie, kontaktujte prosím [Osoba zodpovedná]. • Ak [Osoba zodpovedná] nie je dostupná, kontaktujte prosím [Alternatívny kontakt]
Aktualizácie: • Tento plán komunikácie bude skúmaný a finalizovaný dňa [dátum revízie] • Zmeny sa môžu vykonať na komunikačných cieľoch, cieľovom publiku a kanáloch • Aktualizované plány komunikácie by mali byť odoslané [Internému tímu/Oddeleniu zodpovednému]
[Názov]: Plán komunikácie marketingovej kampane
[Názov spoločnosti] spúšťa marketingovú kampan pre [Názov produktu] od [dátum začiatku] do [dátum konca].
Ciele: • [Cieľ 1] • [Cieľ 2] • [Cieľ 3] …
SWOT analýza: • Silné stránky – [Silná stránka 1], [Silná stránka 2], [Silná stránka 3], … • Slabé stránky – [Slabá stránka 1], [Slabá stránka 2], [Slabá stránka 3], … • Príležitosti – [Príležitosť 1], [Príležitosť 2], [Príležitosť 3], … • Hrozby – [Hrozba 1], [Hrozba 2], [Hrozba 3], …
Taktiky: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Kanály: • E-mail • Platená vyhľadávacia reklama • Zobrazovacia reklama • Sociálne médiá – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Tlačová správa • Príspevok na blogu • Podujatia a webináre – [Podujatie 1], [Podujatie 2], [Podujatie 3], …
Úlohy a zodpovednosti: • [Osoba/Tím zodpovedný 1] bude zodpovedný za vypracovanie všetkých komunikačných materiálov. • [Osoba/Tím zodpovedný 2] bude zodpovedný za odoslanie komunikačných materiálov médiám. • [Osoba/Tím zodpovedný 3] bude zodpovedný za spracovanie otázok zákazníkov. • [Osoba/Tím zodpovedný 4] bude zodpovedný za riadenie rozpočtu.
Rozpočet: • $[X] pre [Taktika/Kanál 1] • $[Y] pre [Taktika/Kanál 2] • $[Z] pre [Taktika/Kanál 3] …
Hodnotenie: • [KPI 1] bude použitý na meranie úspechu tejto marketingovej kampane • [KPI 2] bude sledovaný týždenne a hlásený [Osobe/Tímu zodpovednému] • [KPI 3] …
Časová os: • [Aktivita 1] – [dátum začiatku] do [dátum konca] • [Aktivita 2] – [dátum začiatku] do [dátum konca] • [Aktivita 3] – [dátum začiatku] do [dátum konca] …
Tento plán komunikácie bude finalizovaný dňa [dátum revízie] a je preto predmetom zmien až do tohto dátumu.
[Názov spoločnosti] Interný plán komunikácie
Ciele: Zabezpečiť, aby boli všetci zainteresovaní informovaní o vývojoch a aby boli komunikačné kanály otvorené.
Analýza situácie: Interná komunikácia v [názov spoločnosti] bola identifikovaná ako oblasť, ktorá potrebuje zlepšenie. Konkrétne bola identifikovaná komunikácia medzi vedením a personálom a komunikácia medzi členmi tímu ako potrebujúca zlepšenie.
Zainteresované strany: všetci zamestnanci [názov spoločnosti]
Implementácia: • Bude zavedený plán komunikácie na zlepšenie komunikácie v [názov spoločnosti] • Všetci zamestnanci budú informovaní o pláne komunikácie a svojej úlohe v ňom • Plán komunikácie bude pravidelne skúmaný a aktualizovaný podľa potreby
Zainteresované tímy: Vedenie, tím HR, komunikačný tím
Úlohy a zodpovednosti: • Vedenie – zodpovedné za komunikáciu so zamestnancami • Tím HR – zodpovedný za komunikáciu medzi členmi tímu • Komunikačný tím – zodpovedný za vypracovanie a odoslanie komunikačných materiálov
Kľúčové správy: • Efektívna komunikácia v každom čase je rozhodujúca • Komunikácia v [Názov spoločnosti] potrebuje zlepšenie • Tento plán komunikácie bude zavedený na vykonanie potrebných zmien • Všetci zamestnanci majú úlohu v pláne komunikácie • Plán komunikácie bude pravidelne skúmaný • Komunikácia je obojsmerný proces • Zamestnanci by sa mali cítiť slobodne klásť otázky a poskytovať spätnu väzbu
Pokyny: • Všetka komunikácia by mala byť jasná a stručná • Komunikačné materiály by mali byť odoslané včas • Komunikačné kanály by mali byť pravidelne monitorované • Komunikácia by mala byť vždy rešpektfulná a profesionálna
Schválenie: [Osoba zodpovedná], [Pozícia], [Dátum vytvorenia]
Strategický plán komunikácie: [Názov spoločnosti]
Výkonný súhrn: Tento plán komunikácie je pre [účel] a bude v platnosti od [dátum začiatku] do [dátum konca].
Ciele: Udržiavať efektívnu komunikáciu s rôznymi publikami na podporu poslania a hodnôt spoločnosti.
Vyhlásenie o poslaní: [Vyhlásenie o poslaní spoločnosti]
Základné hodnoty: [Hodnoty spoločnosti]
Analýza situácie: [Základné informácie a kontext o situácii alebo probléme, ktorý má plán komunikácie riešiť]
| Publikum | Správa(y) | Médium alebo kanál | Frekvencia | Načasovanie | Pridelený člen tímu | Metóda spätnej väzby |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Publikum 1] | [Správa 1] | Tvárou v tvár | Týždenne | Každý [Deň v týždni] | [Osoba/Tím zodpovedný 1] | Prieskum |
| [Publikum 2] | [Správa 2] | Správa | Mesačne | Do [X] hodín od schválenia | [Osoba/Tím zodpovedný 2] | Formulár hodnotenia |
| [Publikum 3] | [Správa 3] | Denne | [Čas] | [Osoba/Tím zodpovedný 3] | Recenzia |
[Názov projektu] Plán komunikácie projektového riadenia
Názov projektu: [Názov projektu]
Projektový manažér: [Meno projektového manažéra]
Dátum začiatku: [dátum začiatku]
Dátum dokončenia: [dátum konca]
Ciele projektu: Navrhnúť a vytvoriť webovú stránku a mobilnú aplikáciu pre nový e-commerce podnik klienta. Optimalizujte prvú pre poradie vyhľadávacích motorov (SEO) a obe pre konverziu v súlade s najnovšími pokynmi SEO [Názov spoločnosti]. Urobte webovú stránku a aplikáciu používateľsky prívetivé, responzívne na mobilné zariadenia a vizuálne príťažlivé, vrátane efektívnej výzvy na akciu (CTA), ktorá povzbudzuje používateľov na ľahkú konverziu.
| Komunikačný cieľ | Komunikačná metóda | Publikum | Frekvencia |
|---|---|---|---|
| [Cieľ 1] | [Metóda 1] | [Publikum 1] | [Denne/Týždenne/Mesačne] |
| [Cieľ 2] | [Metóda 2] | [Publikum 2] | [Denne/Týždenne/Mesačne] |
| [Cieľ 3] | [Metóda 3] | [Publikum 3] | [Denne/Týždenne/Mesačne] |
Nový plán komunikácie [Zmena v spoločnosti]
Vytvorené: [Osoba zodpovedná]
Účinné od: [dátum začiatku]
Súhrn: • [Zmena 1] sa deje, pretože [dôvod 1] • [Zmena 2] je výsledkom [dôvodu 2] • [Zmena 3] je potrebná na [dôvod 3] …
Čo to znamená pre zamestnancov? [Vysvetlenie toho, ako zmena ovplyvní zamestnancov]
Zainteresované strany: • [Publikum 1] bude ovplyvnené [zmenou 1] • [Publikum 2] bude postihnuté [zmenou 2] • [Publikum 3] bude musieť sa prispôsobiť v dôsledku [zmeny 3]
Fázy:
| Úloha | Časová os | Osoba/Tím zodpovedný |
|---|---|---|
| [Úloha 1] | [Deň 1/Týždeň 1/dátum začiatku/atď.] | [Osoba/Tím zodpovedný 1] |
| [Úloha 2] | [Deň 2/Týždeň 2/stredný dátum/atď.] | [Osoba/Tím zodpovedný 2] |
| [Úloha 3] | [Deň 3/Týždeň 3/dátum konca/atď.] | [Osoba/Tím zodpovedný 3] |
Plán komunikácie so zainteresovanými stranami: [Názov spoločnosti]
Účinné od: [dátum začiatku] do [dátum konca]
Ciele: • [Cieľ 1] • [Cieľ 2] • [Cieľ 3] …
Ciele: • [Cieľ 1] • [Cieľ 2] • [Cieľ 3] …
Zmeny: • [Zmena 1] • [Zmena 2] • [Zmena 3] …
Projekcie: • [Projekcia 1] • [Projekcia 2] • [Projekcia 3] …
Komunikácia so zainteresovanými stranami: • [Kanál 1] • [Kanál 2] • [Kanál 3] …
Kontaktné údaje: [Osoba zodpovedná], [Pozícia], [Telefónne číslo/e-mailová adresa/atď.]
[Dátum začiatku] – [Dátum konca]: Plán komunikácie
Názov spoločnosti: [Názov spoločnosti]
Dátum vytvorenia: [dátum vytvorenia]
Kontaktné informácie: [kontaktné údaje]
Úvod: Tento plán komunikácie bol vytvorený pre [účel] a bude v platnosti od dátumu vytvorenia.
Ciele: • [Cieľ 1] • [Cieľ 2] • [Cieľ 3] …
Publikum: • [Cieľový používateľ 1] • [Cieľový používateľ 2] • [Cieľový používateľ 3] …
Dobré postupy plánu komunikácie
- Začnite tabuľkou alebo grafom na identifikáciu typov správ – ktoré komunikačné kanály budete používať, na koho sa zameriavate a tón atď.
- Pred odoslaním akejkoľvek komunikácie by mal byť vytvorený akčný plán – je najlepšie byť proaktívny a mať stratégie pre rôzne správy mapované pred začatím vašej aktivity alebo skôr, ako sa niečo pokazí.
- Zahrňte plán komunikácie v kríze ako súčasť vašej väčšej komunikácie – viac o tom tu ➡️ Kontrolný zoznam plánu komunikácie v kríze
- Pravidelne skúmajte a aktualizujte svoj plán komunikácie, keď sa projekt posúva vpred – veci sa nevyhnutne zmenia a chcete, aby sa vaše správy prispôsobili.
- Zabezpečte, aby bol každý člen komunikačného tímu informovaný o dokumente a vedel svoju úlohu – akčné plány sú také účinné, ako ľudia, ktorí ich vykonávajú.
- Priraďte niekoho, kto bude zodpovedný za komunikáciu a zabezpečte, aby mal čas a zdroje, ktoré potrebuje na úspech.
Zhrnutie
Komunikácia je kľúčom k úspechu v každom podniku a vytvorenie plánu na to, ako to urobiť, nemusí byť komplikovaný proces.
Podľa šablóny môžete napísať efektívny plán komunikácie, ktorý načrtáva, ako budete komunikovať so svojimi kľúčovými publikami v rôznych situáciách.
S dobre napísaným dokumentom plánu komunikácie môžete dostať všetkých vo vašej organizácii na rovnakú stranu o tom, aké správy je potrebné odoslať, kedy a ako.
Ak máte toto na mieste, vaša stratégia správ bude koherentná a v súlade s vašimi obchodnými cieľmi, čím sa zvýšia vaše šance na dosiahnutie vašich komunikačných cieľov.
