Objavte čo sa nemá robiť v obchodných e-mailoch s príkladmi neprofesionálnych e-mailov. Zlepšite svoje komunikačné zručnosti a profesionálny obraz tým, že sa vyhýbate týmto bežným chybám.
Ako rýchly a efektívny spôsob, ako sa dostať do kontaktu s ľuďmi, je e-mail obrovskou súčasťou obchodnej komunikácie. Môže to byť skvelý spôsob, ako budovať vzťahy s potenciálnymi klientmi, existujúcimi zákazníkmi, členmi tímu, zainteresovanými stranami a potenciálnymi spolupracovníkmi.
Ak si však nebudete dávať pozor, vaše e-maily sa môžu javiť ako neprofesionálne alebo dokonca hrubé.
V tejto príručke sa pozrieme na niektoré príklady zle napísaných e-mailov a budeme diskutovať o tom, ako sa vyhnúť rovnakým chybám a potom nemusieť vymýšľať správy s ospravedlnením.
E-mail je jedným z najdôležitejších nástrojov v súprave každého majiteľa podniku alebo zamestnanca, pretože táto metóda komunikácie sa dá použiť na všetko od marketingu, cez studené e-mailové kontakty, až po služby zákazníkom. Ak sa to však neurobí správne, e-mail môže spôsobiť viac škody ako úžitku.
Preto je užitočné mať niektoré príklady neprofesionálnych postupov pri e-mailoch, na ktoré sa môžete odvolávať pred odoslaním akýchkoľvek správ potenciálnym zákazníkom alebo kolegom.
Keď viete, čo sa nemá robiť, budete schopní napísať efektívne obchodné e-maily namiesto tých, ktoré sa ani neotvárajú, alebo – čo je ešte horšie – poškodia vašu profesionálnu reputáciu.
Predmet každého e-mailu, ktorý odošlete, musí byť stručný a relevantný k obsahu správy. Preto vždy uveďte tému vášho e-mailu v hlavičke a nie len niečo vágne ako “ahoj”.
Napríklad, ak posielate e-mail, aby ste sa spojili s niekým, koho ste stretli na nedávnej akcii, predmet ako “Bolo pekné vás stretnúť na konferencii minulý týždeň” poskytne príjemcovi nejaký kontext. Budú presne vedieť, o čom je e-mail, a bude to oveľa efektívnejší e-mail ako len “Hej, poďme sa stretnúť”, ktorý sa pravdepodobne ignoruje alebo preskakuje v preplnenej doručenej pošte.
Je ešte dôležitejšie objasniť, o čom je vaša správa v predmete, ak posielate studené e-maily, pretože príjemca nepozná vaše meno odosielateľa.
Keď sa na e-mail odpovedá a konverzácia pokračuje, je typické, že predmet bude doplnený o “RE: “. Toto je prijateľný postup, pokiaľ sa téma diskusie nezmenila, v takom prípade je najlepšie, aby sa hlavička zmenila tak, aby zostala relevantná k aktuálnej téme a podľa toho sa vytvorilo nové vlákno e-mailu.
Okrem toho by ste mali vždy vyhnúť sa používaniu všetkých veľkých písmen alebo nadmerného počtu výkričníkov v predmete, pretože to môže pôsobiť agresívne alebo neprofesionálne. Navyše, použitie takého formátovania alebo interpunkcie by mohlo spustiť spamové filtre a zabrániť tomu, aby sa vaša správa dostala do hlavnej doručenej pošty príjemcu.
Pre telo e-mailu je dôležité používať zdvorilý a profesionálny tón. To znamená nepoužívať žiadny slang, skratky alebo žargón, ktorému príjemca nemusí rozumieť, ako aj emotikony, ktoré nemajú miesto v oficiálnej komunikácii.
Je tiež najlepšie vyhnúť sa vtipom, vtipným poznámkam alebo sarkázmu, pretože sa v texte neprekladajú dobre a môžu viesť k nepríjemným alebo dokonca nepríjemným nedorozumeniam. To isté platí pre sťažnosti alebo klebety o kolegoch alebo domácom živote, ktoré by mali byť obmedzené na osobné e-maily.
Okrem toho, udržujte svoje e-mailové správy čo najstručnejšie a stručnejšie. Nikto nechce čítať dlhý a kľukatý e-mail, takže prejdite rovno k veci a poskytnite všetky relevantné informácie alebo prílohy vopred.
Nadmerná kapitalizácia v tele e-mailu, ako v prípade predmetu, môže tiež pôsobiť agresívne a potenciálne spustiť spamové filtre. Nie je tiež potrebné používať rôzne farby a/alebo písma, pretože vlastný text sa môže stále zobraziť štandardným spôsobom pre príjemcu, alebo čo je horšie, byť nečitateľný.
Začatie tela vašej správy zlou a neúčinnou úvodnou vetou je ďalším istým spôsobom, ako urobiť zlý dojem. Niektoré z bežných príkladov zahŕňajú “Ahoj, a “Dúfam, že sa vám tento e-mail páči”. Tieto riadky sú často nadužívané a okoštované.
Formátovanie vášho e-mailu ako niečo iné ako obchodný list je ďalšou chybou. To zahŕňa vyššie uvedenú kapitalizáciu, farby a písma, ako aj pridávanie videí alebo obrázkov, ktoré nie sú relevantné k diskusii.
Ďalším prvkom zlého e-mailu by bolo zahrnutie nejasných výziev na činnosť (CTA) alebo ich nadmerného používania. Pokyn príjemcovi e-mailu, ktorý mu povie, čo má ďalej robiť, ako napríklad “Prosím, zavolajte mi v čo najskôr”, môže byť efektívny. Ak sú však vaše CTA vágne alebo ich je veľa, môžu byť úplne ignorované.
Ahoj [Meno]!
Ospravedlňujem sa, že vás obťažujem, ale potrebujem pomoc s [Problém] OKAMŽITE!!!
PROSÍM, ODPOVEDZTE MI ČOSKORO!
Vopred ďakujem!
[Vaše meno]
Ahoj,
Ako sa máš?
Máš čas na rýchly hovor? Potrebujem si od teba niečo vypýtať.
Pozdravy,
[Vaše meno]
Predmet: Môžem si od vás niečo vypýtať?
Len som sa pýtal, či by ste mi mohli urobiť rýchlu službu?
Dúfal som, že by ste mi mohli zavolať v čo najskôr. Prosím, dajte mi vedieť, či vám to vyhovuje.
Ďakujem
Ahoj [meno],
Dúfam, že sa vám tento e-mail páči. Pýtal som sa, či by ste mi mohli pomôcť s [Problém], s ktorým sa stretávam.
Pokúsil som sa kontaktovať [Meno kolegu], ale teraz sú príliš zaneprázdnení, takže by som vám bol veľmi vďačný za pomoc.
S pozdravom,
[Vaše meno]
Vážený [meno],
Ďakujem za váš e-mail. Ospravedlňujem sa za nepríjemnosti. Nemôžem vám však pomôcť s týmto problémom.
Prosím, zavolajte zákaznícky servis na číslo [telefónne číslo].
Ďakujem za váš čas.
S pozdravom,
[Vaše meno]
Obsah tejto správy a všetky prílohy sú dôverné. Ak ste tento e-mail dostali omylom, prosím, informujte nás odpoveďou na túto správu a potom ju vymažte. Kopírovanie, presmerovanie alebo akýmkoľvek spôsobom zverejňovanie obsahu tohto e-mailu alebo akýchkoľvek príloh komukoľvek je zakázané. Integritu a bezpečnosť tohto e-mailu nemožno zaručiť cez Internet, preto odosielateľ nie je zodpovedný za žiadne škody, ktoré by táto správa mohla spôsobiť.
Ahoj [Meno],
Som [Vaše meno], [Pozícia] z [Názov spoločnosti].
[Webová stránka]
Predávame [Produkt/Služba], ktorá pomáha ľuďom v [Priemysel] vyriešiť [Problém].
[Viac informácií]
Ak chcete viac informácií, môžete prejsť na stránku [Produkt/Služba] kliknutím nižšie.
[Kliknite]
Ak máte nejaké otázky, neváhajte sa na mňa obrátiť a budem rád, že vám odpoviem.
[Otázky?]
S pozdravom,
[Vaše meno]
[LinkedIn]
Ahoj [Meno]
Bolo pekné sa s vami včera stretnúť. Bolo by dobré, keby ste mali čas sa opäť pohovoriť, aby ste pokračovali v diskusii o [Téma]. Myslím si, že by sme mohli spolu robiť skvelé veci.
Mimochodom, počuli ste, čo sa stalo s [Meno kolegu]? Budeme o tom musieť pohovoriť osobne nabudúce!
S najlepšími želaniami,
[Vaše meno]
Ahoj všetci,
Ja znova
Ospravedlňujem sa, zabudol som priložiť prílohu.
Tu je tentoraz:
[Príloha]
Pozdravy,
[Vaše meno]
—————————————————————————–
Ahoj všetci
Ďalej k našej diskusii minulý týždeň o [Téma], prikladám dokument nižšie so všetkými ďalšími informáciami, ktoré by ste mohli potrebovať.
Pozdravy,
[Vaše meno]
—————————————————————————–
Ďakujem za účasť na včerajšom stretnutí. Budúci týždeň vám pošlem ďalšie podrobnosti.
Pozdravy,
[Vaše meno]
Ahoj všetci
Vedel by niekto, ako pomôcť [Meno] s [Problém] (prosím, pozrite si správy nižšie)?
Toto je mimo mojej oblasti odbornosti.
Pozdravy
[Vaše meno]
—————————————————————————–
Ahoj [Vaše meno],
Práve som dostal správu nižšie a myslel som si, že by ste mi mohli pomôcť viac ako ja.
Prosím, dajte mi vedieť a odpovedzte priamo [Meno], ak by ste mohli poskytnúť akúkoľvek pomoc.
S pozdravom,
[Meno kolegu]
—————————————————————————–
Vážený [Meno kolegu]
[Meno spoločného kontaktu] mi navrhol, aby som sa s vami skontaktoval, pretože si myslí, že vaše znalosti v [Oblasť odbornosti] by mi mohli pomôcť vyriešiť [Problém], s ktorým sa stretávam.
Ak by ste mi mohli pomôcť akýmkoľvek spôsobom, bolo by skvelé naplánujte si hovor, kedykoľvek máte čas.
S pozdravom,
[Meno]
Ahoj všetci,
Myslel som si, že by sa vám to mohlo páčiť!
[Vložený gif]
[Vaše meno]
Zlé obchodné e-maily vás môžu stáť čas, peniaze a klientov. Nezabudnite skontrolovať svoje správy, rešpektujte čas príjemcu a uistite sa, že váš e-mail má účel.
Dodržiavaním našich jednoduchých tipov a neopakovaním zlých príkladov uvedených vyššie si určite urobíte dobrý dojem so svojou obchodnou korešpondenciou.
Najčastejšími dôvodmi sú ponáhľanie sa a nevenúť čas kontrole správ, alebo nedostatok znalostí e-mailovej etikety. Ďalšie príčiny chýb sú nesprávny psychický stav (napríklad frustrácia), nedostatok koncentrácie (napríklad z únavy) alebo rozptýlenie (napríklad od iných ľudí v kancelárii).
Môže to poškodiť vašu profesionálnu reputáciu. Ak urobíte chybu v e-maile, môže to zle odrážať na vás a vašej spoločnosti. Okrem toho, ak si nebudete dávať pozor, môžete skončiť tým, že pošlete citlivé informácie nesprávnej osobe. Preto je vždy najlepšie byť opatrný a dvakrát skontrolovať svoju prácu pred odoslaním.
Po prvé, venujte čas učeniu sa o správnej e-mailovej etikete. Po druhé, skontrolujte svoju správu pred jej odoslaním. A nakoniec, ak si nie ste istí niečím, neváhajte požiadať o pomoc kolegov alebo priateľov.
Kontaktujte oddelenie ľudských zdrojov vašej spoločnosti, internú databázu znalostí alebo stránku akadémie, alebo sa odvolajte na niektorý z mnohých online zdrojov na túto tému. Môžete tiež požiadať kolegov, ak potrebujete radu naliehavejšie, ale buďte opatrní, že nemusia byť presní.
Závisí to od situácie a príjemcu, ale všeobecne je najlepšie vyhnúť sa odosielaniu e-mailov neskoro v noci alebo skoro ráno. V týchto časoch príjemca nemusí byť schopný prečítať si vašu správu alebo okamžite odpovedať. Ľudia často kontrolujú svoje e-maily na začiatku pracovného dňa alebo počas prestávok, ako je čas na obed, takže to sú zvyčajne optimálnejšie časy na odoslanie e-mailov, aby mali čo najväčší vplyv.
Šablóny od LiveAgent vám pomôžu zlepšiť vašu komunikáciu, všetko čo musíte urobiť je vybrať si tú správnu.
Naučte sa vytvárať efektívne profesionálne úvodné e-maily s tipmi na predmety, text tela a bežné chyby, ktorým sa vyhnúť. Objavte význam úvodných e-mailov a pre...
Objavte efektívne šablóny následných e-mailov, ktoré vám pomôžu premeniť potenciálnych zákazníkov na klientov. Zistite dôležitosť následných kontaktov, tvorbu p...
Zlepšite svoju e-mailovú komunikáciu pomocou týchto tipov: buďte jasní, struční a zdvorili; používajte jasný predmet; skontrolujte pravopis a gramatiku; pamätaj...
Pripojte sa k našej komunite spokojných klientov a poskytujte vynikajúcu zákaznícku podporu s LiveAgent.
