Kontrolný zoznam práce na diaľku

Jasne stanovte čas, počas ktorého sa očakáva, že vaši zamestnanci budú pracovať.

Prečo je stanovenie pracovného času dôležité?

Zamestnanci aj zamestnávatelia by o tom mali vedieť. Ak si ľudia neuvedomujú svoj pracovný čas, môže to viesť k problémom s produktivitou a efektivitou.

Ako stanoviť pracovný čas?

Spýtajte sa zamestnancov, aký čas je pre nich najvhodnejší na prácu. Rozhodnite sa, čo je najlepšie pre váš tím, či už presný pracovný čas alebo flexibilný rozvrh.

Ktoré nástroje pomáhajú stanoviť pracovný čas?

Nástroje na riadenie času, ako sú Trello alebo Toggl, atď.

Uistite sa, že vaši zamestnanci rozumejú svojim zodpovednostiam. Uistite sa, že nemikroriadite, pretože to len povedie k frustrácii a nižšej produktivite.

Prečo je nastavenie jasných zodpovedností a očakávaní dôležité?

Čím jasnejšie všetci rozumejú svojim povinnostiam a očakávaniam, tým produktívnejšie bude pracovné prostredie. Zamestnávatelia budú môcť držať pracovníkov zodpovedných za ich činy, zatiaľ čo zamestnanci budú cítiť, že majú hlas.

Ako nastaviť jasné zodpovednosti a očakávania?

Pripravte si popisy pracovných miest, ktoré opisujú zodpovednosti každej pozície, a nezabudnite ich aktualizovať podľa potreby. Informujte svoj personál, ak dôjde k nejakým potenciálnym zmenám.

Ktoré nástroje sa majú použiť v tomto kroku?

Nástroje na spoluprácu, ako sú Trello, Asana alebo Basecamp, vytvárajú špecifické úlohy pre zamestnancov a sledujú ich pokrok, alebo môžete zvážiť aj implementáciu aplikácie Checklist.

Nastavte jasné pravidlá práce na diaľku týkajúce sa sviatkov, prestávok, dovoleniek a dní choroby.

Prečo je rozhodnutie o voľných dňoch dôležité?

Zamestnávatelia musia zvládať neprítomnosti, aby práca pokračovala, zatiaľ čo zamestnanci musia vedieť, čo je prijateľné, pokiaľ ide o voľné dni.

Ako sa rozhodujem o voľných dňoch?

Najlepšie je poskytnúť aspoň niekoľko dní voľna, niektoré platené a iné neplatené v závislosti od špecifickej politiky pre každého zamestnanca. Niektorí zamestnávatelia dokonca umožňujú neobmedzenú dovolenku, ale to zvyčajne vyžaduje dôveru oboch strán a záväzok pracovať zodpovedne bez dohľadu. Požiadajte personál, aby si požiadal o dni voľna čo najskôr vopred.

Ktoré nástroje sa majú použiť na rozhodnutie o voľných dňoch?

Použite Tabuľky Google alebo Sheets na vytvorenie súboru, kde si každý môže požiadať o dni, ktoré chce voľno, pridať poznámky a vidieť akékoľvek zmeny v reálnom čase.

Naplánujte, ako často, kde a kedy by sa mali konať stretnutia.

Prečo je naplánovaní stretnutí vopred dôležité?

Stretnutia by mali byť praktické a efektívne, ak ich budete konať pravidelne. Takto sa všetci môžu zamerať na úlohu bez straty času.

Ako naplánujem stretnutia vopred?

Mali by ste nastaviť pravidelné stretnutie na aktualizácie tímu. Napríklad každý piatok ráno alebo stredu popoludní. Môžete tiež usporiadať ad-hoc stretnutia, keď je potrebné niečo okamžite diskutovať.

Ktoré nástroje pomáhajú pri plánovaní stretnutí vopred?

Slack, LiveWebinar, Zoom alebo Google Hangouts sú všetky skvelé nástroje na videokomunikáciu.

Komunikácia je kľúčová pre každý vzdialený tím. Stanovte pokyny pre komunikáciu a uistite sa, že ich všetci dodržiavajú.

Prečo je zjednodušenie komunikácie dôležité?

Veci sa môžu rýchlo stať chaotickými, ak nemáte komunikačný plán. Aby ste všetkých udržali v obraze, je potrebné stanoviť spôsob, ako sa ľudia môžu efektívne a rýchlo komunikovať.

Ako zjednodušiť komunikáciu?

Je nevyhnutné mať spôsob sledovania pokroku projektov, aby ste mohli určiť, či niekto zaostáva. Ďalej je užitočné vidieť, čo tím robí deň za dňom.

Ak chcete zjednodušiť komunikáciu so zákazníkmi, využite softvér na správu lístkov, ako je LiveAgent. Vaše e-maily, chaty, hovory, zmienky na sociálnych médiách a správy z iných kanálov sa všetky skončia v jednej univerzálnej doručovni. To uľahčuje komunikáciu a vedie k vyššej spokojnosti zákazníkov.

Ktoré nástroje zjednodušujú komunikáciu?

• Komunikácia v tíme – nástroje ako Asana alebo Basecamp sú užitočné, ale len ak ich všetci konzistentne používajú.
• Komunikácia so zákazníkmi – komplexný softvér na podporu, ako je LiveAgent (je to bezplatné na skúšanie!).

Aby boli všetci na rovnakej vlne a pohybovali sa v rovnakom smere, každý tím potrebuje súbor spoločných hodnôt a cieľov.

Prečo je starostlivosť o firemnu kultúru dôležitá?

Firemné pokyny pomôžu prilákať budúcich zamestnancov, ale sú tiež nevyhnutné pre udržanie zamestnancov. Zamestnanci, ktorí sa cítia ako súčasť tímu a ktorých hodnoty sa zhodujú s hodnotami organizácie, sú viac pravdepodobne, že zostanú v spoločnosti.

Ako sa starať o firemnu kultúru?

Vytvorte zoznam základných hodnôt a uistite sa, že ich všetci rozumejú. Príručka spoločnosti môže tiež načrtnúť očakávania a politiky spoločnosti.

Ktoré nástroje pomáhajú starostlivosti o firemnu kultúru?

Môžete vytvoriť dokument Tabuľky Google alebo vytvoriť krátke video/prezentáciu o základných hodnotách vašej spoločnosti.

Overte, že vaši zamestnanci majú produktívne pracovné prostredie, skôr ako začnú pracovať na diaľku.

Prečo je kontrola pracovného prostredia zamestnancov na diaľku dôležitá?

Nie každý má ideálne podmienky na prácu z domu. Ak chcete, aby sa váš personál sústredil na svoju prácu, potrebujú mať zdroje a nástroje, ktoré potrebujú.

Ako skontrolovať pracovné prostredie zamestnancov na diaľku?

Ak je to možné, prenajmite fyzické pracovné miesto v ich oblasti (napr. coworking priestor). Ak nie, pokúste sa poskytnúť im lepšie pracovné podmienky doma tým, že im poskytnete nejaké vybavenie (stoličky, stoly atď.).

Ktoré nástroje sa majú použiť na kontrolu pracovného prostredia zamestnancov na diaľku?

Aby ste zistili, či niekomu chýba vhodné pracovné prostredie na diaľku, môžete ho ankety prostredníctvom Formulárov Google.

Keď váš tím začne pracovať na diaľku, je nevyhnutné mať plán na onboarding nových zamestnancov.

Prečo je plánovanie onboardingu na diaľku dôležité?

Ak nemáte plán onboardingu, môže byť náročné dostať nových zamestnancov rýchlo do tempa.

Ako naplánujem onboarding na diaľku?

Naplánujte videokonferencie a školiace relácie pre vašich zamestnancov, aby sa rýchlo oboznámili s novým systémom. Vytvorte príručky pre každého zamestnanca, aby si ich mohli prečítať a oboznámiť sa s pokynmi spoločnosti.

Ktoré nástroje sa majú použiť na plánovanie onboardingu na diaľku?

Na online školiace relácie môžete použiť LiveWebinar. Vytvorte príručky v Tabuľkách Google/Sheets.

Aby boli produktívni, pracovníci na diaľku potrebujú vhodné nástroje, ako je počítač so všetkými potrebnými nainštalovanými programami.

Prečo je uistenie sa, že vaši zamestnanci majú požadované zariadenia, dôležité?

Ak vaši pracovníci na diaľku nemajú správne osobné zariadenia alebo nástroje, bude pre nich ťažké dokončiť svoju prácu.

Ako sa uistiť, že vaši zamestnanci majú požadované zariadenia?

Vybavte svojich zamestnancov správnymi nástrojmi a zariadeniami.

Ktoré nástroje sa majú použiť na uistenie sa, že vaši zamestnanci majú požadované zariadenia?

Môžete vytvoriť zoznam požiadaviek na prácu na diaľku v Tabuľkách Google/Sheets. Zvážte investíciu do technológie, ako je cloudové úložisko (napr. Dropbox) a zdieľanie súborov (Google Drive).

Spoľahlivé internetové pripojenie je nevyhnutnosťou pre pracovníkov na diaľku.

Prečo je poskytnutie prístupu na internet dôležité?

Ak sa internetové pripojenie zamestnanca zastaví aj na niekoľko minút, môže to mať významné následky. Skontrolujte, že nemajú žiadne problémy s pripojením pri práci na diaľku.

Ako poskytnúť všetkým prístup na internet?

Pravidelne skontrolujte rýchlosť internetu všetkých. Ak sa vyskytnú nejaké problémy, kontaktujte poskytovateľa služieb a vyriešte ich čo najrýchlejšie.

Ktoré nástroje pomáhajú poskytnúť všetkým prístup na internet?

Pingdom vám umožňuje monitorovať stav internetového pripojenia z akéhokoľvek miesta na svete.

Uistite sa, že vaši zamestnanci majú prístup k technickej podpore, ak niečo nefunguje správne.

Prečo je poskytnutie technickej podpory dôležité?

Ak vaši pracovníci na diaľku nemajú prístup k technickej podpore, môžu sa frustrovaní a vnímať to ako prekážku, ktorá im bráni v práci.

Ako poskytnúť technickú podporu?

Poskytnite svojim zamestnancom zoznam kontaktov na podporu vrátane e-mailovej adresy a telefónneho čísla atď.

Ktoré nástroje poskytnúť technickú podporu?

Môžete vytvoriť dokument (napr. v Tabuľkách Google) s popisom procesu technickej podpory a poskytnúť všetkým členom tímu prístup. Zvážte investíciu do softvéru, ktorý poskytuje vašim zamestnancom prístup k podpore 24 hodín denne.

Vaši pracovníci na diaľku musia pochopiť, aké sú ich bezpečnostné povinnosti.

Prečo je nastavenie bezpečnostných povinností dôležité?

Bezpečnosť vašich zamestnancov by mala byť vždy prioritou. Váš personál musí byť si vedomý nebezpečenstiev spojených s prácou z domu a musí pochopiť bezpečnostné politiky spoločnosti.

Ako nastaviť bezpečnostné povinnosti?

Jasne im vysvetlite, čo musí byť pokryté na ich strane a na ktoré bezpečnostné prvky by sa mali zamerať.

Ktoré nástroje sa majú použiť na nastavenie bezpečnostných povinností?

Geofencing vám umožňuje sledovať polohu zariadenia zamestnanca a nastaviť hranice, ktoré nemôžu prekročiť. Napriek tomu je tento krok nevyhnutný len vtedy, ak vaša spoločnosť drží naozaj citlivé údaje, inak by ste mali len dôverovať svojmu personálu – to sa oplatí.

Udržiavajte pravidelné aktualizácie aplikácií a zariadení vášho tímu.

Prečo je starostlivosť o pravidelné aktualizácie dôležitá?

Ak vaši pracovníci na diaľku neaktualizujú svoje zariadenia, môžu sa stať zraniteľnými voči kybernetickým útokom. Overte, že všetci si udržiavajú pravidelné aktualizácie a nezanedbávajú ich.

Ako sa starať o pravidelné aktualizácie?

Vytvorte dokument, ktorý obsahuje zoznam potrebných aktualizácií, aby mal k týmto informáciám prístup každý.

Ktoré nástroje pomáhajú starostlivosti o pravidelné aktualizácie?

Mali by ste zvážiť investíciu do nástrojov, ako sú Microsoft AutoUpdate (pre Windows) alebo Mac OS X Update (pre zariadenia Apple), ktoré vám umožnia automaticky aktualizovať všetok softvér vašich zamestnancov.

Musíte identifikovať oblasti, kde sa vaši zamestnanci s najväčšou pravdepodobnosťou stretnú s bezpečnostnými problémami.

Prečo je identifikácia bezpečnostných rizík dôležitá?

Ak viete, kde sú nebezpečenstvá, môžete podniknúť kroky, ktoré ich pomôžu zmierniť. Identifikujte všetky potenciálne hrozby, skôr ako sa stanú problémom.

Ako identifikovať bezpečnostné riziká?

Zvážte vytvorenie mapy bezpečnostných rizík, ktorá načrtáva oblasti, v ktorých sa vaši zamestnanci môžu stretnúť s nebezpečenstvom.

Ktoré nástroje sa majú použiť na identifikáciu bezpečnostných rizík?

Existujú rôzne nástroje, ktoré identifikujú oblasti bezpečnostného rizika, vrátane Geofencingu, softvéru na monitorovanie sociálnych médií (ako Mediatoolkit) a Upozornení Google.

V prípade, že sa niečo pokazí, musíte poskytnúť plán núdzových situácií a urobiť svoj pracovný priestor bezpečnejším.

Prečo je napísanie plánu núdzových situácií dôležité?

V prípade núdzovej situácie sa vaši pracovníci na diaľku môžu zľaknúť a zhoršiť situáciu. Plán núdzových situácií to môže zabrániť.

Ako napísať plán núdzových situácií?

Vytvorte dokument so zoznamom úloh, ktorý načrtáva plán núdzových situácií krok za krokom.

Ktoré nástroje vám pomôžu napísať plán núdzových situácií?

Tými, ktoré vaši zamestnanci používajú najčastejšie, budú tými, s ktorými sú najznámejší a pravdepodobne ich budú vedieť zvládnuť najrýchlejšie.

Jedným z najväčších problémov práce na diaľku je nemožnosť priameho komunikovania s ľuďmi. Keďže pracovníci na diaľku môžu tráviť väčšinu času v štyroch stenách, ich duševné zdravie je rozhodujúce.

Prečo je starostlivosť o pohodu vašich zamestnancov dôležitá?

Ak sa zamestnanec začne potýkať s problémami duševného zdravia, môže to mať obrovský vplyv na efektivitu spoločnosti.

Ako pomôcť starostlivosti o pohodu vašich zamestnancov?

Či už ide o pracovné alebo osobné záležitosti, uistite sa, že všetci majú prístup k pomoci, ak ju potrebujú.

Ktoré nástroje pomáhajú starostlivosti o pohodu vašich zamestnancov?

Môžete vykonať anonymný prieskum prostredníctvom Formulárov Google alebo SurveyNuts.

Povzbudzujte svojich zamestnancov, aby mali neformálne rozhovory so svojimi kolegami, aj na pracovne nesúvisiace účely. To im pomôže cítiť sa viac prepojených s tímom a zabráni pocitom izolácii.

Prečo je uľahčenie neformálnych rozhovorov s kolegami dôležité?

Ak sa vaši zamestnanci začnú cítiť ako v akváriu, môže sa im stať ťažké sústredenie sa a vykonávanie svojej práce.

Ako uľahčiť neformálne rozhovory s kolegami?

Venujte pozornosť každej príležitosti na vzdialené stretnutia, nielen tie o práci, ale aj na oslavu narodenín zamestnancov, napríklad.

Ktoré nástroje vám pomôžu uľahčiť neformálne rozhovory s kolegami?

Každý webinár a nástroj na zasielanie správ (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout atď.) bude fungovať tu.

Je oveľa náročnejšie naučiť sa novú zručnosť, keď pracujete na diaľku, ako v kancelárii. Poskytnite svojim zamestnancom alternatívne možnosti a stimuly na učenie sa nových zručností, príležitostí na sebavzdělávanie. Umožnite im prístup k technológii, ktorá im pomôže robiť všetky tieto veci.

Prečo je poskytnutie školení zamestnancom dôležité?

Umožnenie vašim zamestnancom rozvíjať sa im pomáha vnímať svoju prácu ako kariéru, nie len ďalšiu prácu. Povzbudzujte ich, aby sa zúčastnili webinárov alebo absolvovali kurzy súvisiace s ich profesionálnymi záujmami.

Ako poskytnúť svojim zamestnancom možnosti školenia?

Zvážte ponuku rôznych typov školení, ako sú video tutoriály, webináre alebo e-knihy. Mohli by ste tiež podporiť svojich zamestnancov pri absolvovaní kurzov vo svojom vlastnom čase.

Ktoré nástroje sa majú použiť na poskytnutie možností školenia zamestnancom?

Na vedenie živých školení môžete použiť softvér na videokonferencie, ako sú Skype alebo Zoom, alebo platformy ako Lynda.com a Coursera na ponuku online kurzov.