Prečo by ste mali integrovať software?

V dnešnej dobe je normálne mať a používať v podniku aspoň jeden softvér, nie? Pred pár rokmi to nebolo také zrejmé; teraz je to povinné. Aj v minulosti mali spoločnosti, ktoré mali výkonný softvér, výhodu v konkurencii; dnes to už nie je výhoda; je to nevyhnutnosť. Navyše, integrácia softvéru je nevyhnutnosťou dnešnej doby.

Stojí za zmienku, že 17 % predajcov uvádza nedostatok integrácie s inými nástrojmi ako najväčšiu výzvu vo svojej práci. Táto štatistika zdôrazňuje kritickú dôležitosť integrácie softvéru v moderných obchodných operáciách.

Softvér a hardvér

Pred nejakým časom bolo potrebné mať vlastné servery, kde ste uchovávali svoje systémy, informácie a údaje. Týmto spôsobom ste si boli “istí”, že všetko bolo pod vašou kontrolou, na mieste, ktoré vlastníte.

Táto prax bola najčastejšia. Boli dostupné známe inštalovateľné softvérové balíky iba na počítačoch. Aj dnes mnohé spoločnosti (všetkých veľkostí) pokračujú v používaní inštalovateľného softvéru na vlastných serveroch kvôli interným bezpečnostným politikám alebo jednoducho preto, že zmena takýchto systémov vo veľkých a byrokratických štruktúrach je pomerne zložitá a časovo náročná.

Používanie softvéru nainštalovaného lokálne vyžaduje HARDVÉR. A hardvér (okrem softvéru) je tiež investícia. Musíte mať na pamäti, že zariadenie, ktoré používate dnes, bude zastarané a budete nútení ho upgradovať.

Nová éra

Dnes vďaka slávnym cloudovým komunikačným platformám alebo riešeniam Software as a Service (SaaS) sa nikdy nebudete musieť starať o udržiavanie svojho hardvérového racku v aktuálnom stave s drahými servermi, a čo je ešte lepšie, nebudete sa musieť starať o bezpečnosť.

Ako je to možné? Aby som to zjednodušil, niektoré spoločnosti ponúkajú službu fungovania ako váš server, ale v cloude (cez internet). Takže namiesto toho, aby ste sa starali o hardvér, im prenesú zodpovednosť za to; a za bezpečnosť tiež, s využitím VYSOKO renomovaných certifikátov. Vo väčšine prípadov sú tieto spoločnosti Google Cloud a Amazon Web Services.

Čo je integrácia softvéru v prvom rade?

Takže v momente, keď sa rozhodnete presunúť svoje operácie do cloudového softvérového prostredia, máte na výber mnoho systémov. A pred vami sa otvára mnoho nových príležitostí. Jednou z týchto príležitostí je tzv. integrácia softvéru.

Umožňuje vám pripojiť nástroje a systémy, ktoré by ste normálne používali oddelene, do jednej platformy. Vďaka ich prepojeniu umožňujete rôznym riešeniam a aplikáciám vymieňať si údaje a komunikovať medzi sebou. Všetky údaje sú uložené na jednom mieste; váš tím sa nemusí prihlasovať do rôznych systémov, aby vykonal rovnakú úlohu alebo našiel potrebné informácie.

Mnohé manuálne alebo zdĺhavé úlohy sú automatizované a obchodné procesy zjednotené. Môžete vytiahnuť to najlepšie zo svojho softvéru a využiť silu synergie kombináciou ich najlepších funkcií.

Ako si systémy komunikujú?

Dobre, ako si teda tieto systémy môžu komunikovať medzi sebou? Toto je hlavná výzva pri používaní niekoľkých softvérových balíkov. A tu prichádza na rad skutočné použitie API (Application Programming Interfaces).

API sú definované ako sady procedúr a funkcií, ktoré umožňujú rôznym systémom a aplikáciám pristupovať k údajom alebo funkciám iného softvéru alebo riešenia. API je programovateľné prepojenie medzi mnohými nástrojmi, ktoré špecifikuje, aké údaje je možné presunúť z jednej entity na druhú. Týmto spôsobom a vďaka technológii môžete automatizovať mnoho, mnoho procesov, ktoré vykonávate vo svojich organizáciách pomocou rôznych riešení.

Pozrime sa na niektoré príklady:

• Keď sa potenciálny zákazník stane zákazníkom (to sa stane v CRM), chcete, aby systém spustil akciu v ERP, pripravil elektronickú faktúru a poslal ju na e-mail nového zákazníka.
• Zakaždým, keď pridáte nový produkt do svojho ERP a zásoby sú väčšie ako 0, chcete, aby systém ho pridal na eBay a Amazon za rovnakú cenu a aby sa každá zmena ceny stala automaticky.
• Keď niekto dokončí úlohu, systém riadenia projektov by mal informovať ďalšiu zodpovednú osobu, že musí začať s nasledujúcou úlohou. Na konci tohto procesu by vám systém mal poslať automatický e-mail s PDF zhrnutím toho, čo bolo urobené a času stráveného každou z osôb na ich úlohách.

A existujú tisíce a tisíce ďalších príkladov.

Aké typy softvéru alebo systémov je možné integrovať?

Ako je uvedené vyššie, postupne si spoločnosti uvedomujú, že potrebujú cloudový softvér. Ale zvyčajne potrebujú niekoľko typov softvéru, z ktorých každý slúži jednému hlavnému účelu. Softvér, ktorý robí všetko, čo potrebujete, pravdepodobne neexistuje. A ak existuje, nie je dobrý.

Ak vedete malú spoločnosť, môžete nájsť softvér, ktorý ponúka všetky funkcie, ktoré potrebujete. Ale tým, čo chcem povedať, je, že globálny softvér, ktorý pokrýva všetko, čo potrebuje väčšina spoločností, neexistuje. Musíte ho integrovať s inými nástrojmi, aby ste rozšírili jeho funkcie a možnosti.

Toto sú hlavné typy systémov používaných v podnikaní všetkých veľkostí:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Je to hlavný aktér v každej organizácii, ktorá ho používa. Spoločnosti používajú ERP na ukladanie údajov z mnohých obchodných činností, kde máte aj všeobecné riadenie nákladov, výdavkov, platieb, inkasa, riadenia výdavkov, okrem iného ako výroby, logistiky atď.

Help Desk Software

Help Desk Software je riešenie, ktoré vám umožňuje poskytnúť svojim zákazníkom všetky typy podpory prostredníctvom rôznych kanálov. Malo by zahŕňať e-mailovú komunikáciu, call center, live chat a možnosť spravovať interakcie na sociálnych médiách. Všetko zhromaždené pod jednou strechou a dostupné v jednej zdieľanej doručenej pošte.

CRM (Customer Relationship Management)

Je to softvér, ktorý vám umožňuje nadviazať vzťahy so svojimi potenciálnymi zákazníkmi predtým, ako sa stanú klientmi, a kým sú vašimi zákazníkmi. Môže ho používať aj váš predajný tím na riadenie predajných procesov. (Príklad: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Softvér určený na pomoc pri automatizácii interných obchodných procesov a pracovných tokov. Softvér BPM je bežne používaný stredne veľkými až veľkými korporáciami. Tieto systémy sa zvyčajne zameriavajú na dlhodobú, prebiehajúcu analýzu a zlepšovanie a umožňujú používateľom kontrolovať jasnosť procesov a byť čoraz produktívnejší. (Príklad: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Systém CMS, ktorý nám umožňuje vytvárať a spravovať obsah našej webovej stránky, blogu, vstupných stránok.

HRS (Human Resources System)

Systém určený hlavne na riadenie potrebných procesov ľudských zdrojov v organizácii, dokumentáciu dohôd s každým z zamestnancov, organizáciu dovoleniek a ďalšie. Môže to byť aj akýkoľvek iný HR softvér, ako napríklad Toggl alebo Sparkbay.

Toto sú len niektoré príklady typov softvéru používaného spoločnosťami. Sú uvedené hlavne na zdôraznenie toho, koľko rôznych riešení je dostupných a aké rôzne účely slúžia. Každý z týchto systémov môže byť sám osebe naozaj zložitý a bude stále vyžadovať niektoré doplnky alebo rozšírenia.

Aké sú výhody integrácií softvéru

1. Dostupnosť a synchronizácia údajov

Všetky údaje z integrovaných systémov sú automaticky zaznamenané na vybranej platforme, čím sa vytvorí súdržná a čistá databáza. Stáva sa to v reálnom čase. Všetky potrebné informácie sú dostupné na dosah ruky.

2. Znížené náklady a ušetrenú dobu

Meriate, koľko času vaši zamestnanci trávia manuálnymi úlohami, ako je robenie poznámok po hovore, vyplňovanie formulárov v CRM, kopírovanie dohôd uzavretých e-mailom do BPM? Koľko času potrebujú na nájdenie údajov, ktoré potrebujú?

Ak zavedete správne integrácie softvéru, vaši agenti zákazníckych služieb alebo obchodní zástupcovia budú mať čas zamerať sa na dôležitejšie úlohy, ktoré generujú príjmy (uzatváranie obchodov, cross-selling). Ich práca bude efektívnejšia.

Údaje ukazujú, že zamestnanci trávia 19 % svojho času hľadaním zdrojov, dokumentov a informácií potrebných na vykonávanie svojej práce.

3. Interakcia medzi rôznymi časťami podniku

Integrácie softvéru uľahčujú viditeľnosť činností a interakcií medzi rôznymi oddeleniami a tímami v spoločnosti. Všetci sú lepšie informovaní, pretože údaje sú dostupné pre všetkých.

4. Historická analýza z jedného miesta

Údaje zhromaždené v čase na rôznych integrovaných platformách je možné analyzovať z jedného miesta.

5. Definícia a vykonávanie nových KPI

Ak máte prístup k viac údajom a informáciám, môžete nastaviť nové ciele na základe nových ukazovateľov, ktoré sú relevantné pre spoločnosť.

6. Rozhodovanie na základe správania používateľov

Integrácia medzi platformami vám umožňuje zamerať sa na používateľov a ich správanie, pretože všetky údaje o vašich zákazníkoch a potenciálnych zákazníkoch sú dostupné na jednom mieste. Môžete poskytnúť prispôsobenú podporu správnym ľuďom v správnom čase, personalizovať vašu komunikáciu alebo kampane. Neexistuje lepší spôsob, ako poskytnúť omnichannelovú skúsenosť zákazníka.

7. Určenie ziskovosti kampání vykonaných v rôznych médiách

Keďže výpočet ziskovosti vykonaných kampání je integrovaný, je ľahšie zahodiť to, čo nefunguje, a optimalizovať to, čo je užitočné, rýchlo a efektívne.

8. Menej chýb

Manuálna práca je náchylná na chyby; pri presúvaní údajov tam a späť cez rôzne platformy môže dôjsť k mnohým chybám. Integrácia softvéru znižuje množstvo rozptýlených a prekrývajúcich sa údajov. Bezpečnejšie je robiť rozhodnutia na základe údajov.

Pripojte LiveAgent s vašimi obľúbenými nástrojmi a riešeniami

LiveAgent ponúka integrácie s viac ako 30 nástrojmi a typmi softvéru, aby ste mohli svojim zákazníkom poskytnúť vynikajúce zákaznícke služby. Integrujte svoj komplexný help desk LiveAgent s vašim CRM, CMS, obľúbenými e-commerce platformami, nástrojmi na e-mailovú komunikáciu, fakturáciou a riešeniami na riadenie projektov.