Šablóny zákazníckych služieb
Vylepšite svoje e-maily zákazníckych služieb pomocou hotových šablón LiveAgent. Ušetrite čas, znížte chyby a zabezpečte konzistentné správy v rôznych scenároch ...
6 min čítania
LiveAgent
Customer Service
+2
Email zostáva jedným z hlavných kanálov zákazníckeho servisu pre veľké množstvo spotrebiteľov. Nie každá firma však venuje dostatok úsilia rýchlym a profesionálnym odpovediam – v skutočnosti niektoré nereagujú vôbec. Prieskum spoločnosti SuperOffice zistil, že 62 % spoločností neodpovedá na emaily zákazníckeho servisu, 90 % neinformuje zákazníka o prijatí emailu a 97 % nesleduje, či je zákazník spokojný s odpoveďou.
Aj keď je takmer nemožné ručne písať každý jeden email potenciálnym alebo súčasným zákazníkom, použitie šablón zákazníckeho servisu, ktoré pokrývajú rôzne scenáre, môže byť veľkou pomocou pre tímy zákazníckeho servisu, najmä ak musia zvládať veľké množstvo emailov. So šablónami ako východiskovým bodom môžu vaši agenti pomôcť viacerým zákazníkom za kratší čas a s menším stresom a zároveň zabezpečiť konzistentnosť servisu. Od poďakovania po automatickú správu o neprítomnosti – udržiavať plynulú komunikáciu so zákazníkmi je vždy výhodné.
Výhody používania emailových šablón zákazníckeho servisu
- Šetrenie času a zvýšenie efektivity agentov – Používaním šablón pri odpovedaní zákazníkom ušetríte svojmu tímu potrebu vytvárať individuálne odpovede, optimalizujete ich čas a zvýšite efektivitu.
- Zníženie počtu ľudských chýb – Vďaka hotovým, odskúšaným šablónam odpovedí na emaily môžete eliminovať ľudské chyby a predísť riziku odoslania nesprávnych správ, ktoré by mohli zákazníkov rozčúliť.
- Udržiavanie konzistentnej firemnej komunikácie – Emailové šablóny zabezpečia, že všetci vo vašom tíme odpovedajú jednotne a zachovávajú hlas vašej značky v každej interakcii. Pre firmy, ktoré chcú oznamovať novinky či udalosti, je dobrá šablóna tlačovej správy rovnako dôležitá ako efektívne šablóny zákazníckeho servisu.
Bežné emailové šablóny pre zákaznícky servis
Vytvorenie vlastnej knižnice vzorových emailových šablón pre zákaznícky servis môže byť náročné a časovo nákladné. Existuje množstvo situácií, na ktoré sa treba pripraviť. Od dlhších a zložitejších správ ako ospravedlnenie či pripomienka obnovy, až po krátke a výstižné emaily ako obnovenie hesla – tu je niekoľko overených šablón na 10 rôznych situácií, ktoré môže váš tím využiť a prispôsobiť podľa potreby pri kontakte so zákazníkmi a potenciálnymi klientmi.
Šablóna automatickej odpovede
Dobrý deň [NAME],
ďakujeme, že ste kontaktovali [COMPANY]!
Táto automatická odpoveď vás informuje, že sme prijali vašu žiadosť a čo najskôr sa vám ozveme s odpoveďou. Počas [business_hours] zvyčajne odpovedáme v priebehu niekoľkých hodín, večer a cez víkendy nám to môže trvať o niečo dlhšie.
Kým čakáte, odporúčame vám pozrieť si naše najčastejšie otázky alebo prejsť našu vedomostnú databázu, kde nájdete množstvo rád k [PRODUCT].
Ak je vaša žiadosť naliehavá, neváhajte nám zavolať na [number] alebo začnite live chat s naším tímom podpory. Tešíme sa, že vám opäť pomôžeme!
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna emailu pre kontrolu spokojnosti zákazníka
Dobrý deň [NAME],
verím, že sa máte dobre a užívate si náš produkt. Ozývam sa, aby som zistil, či máte nejaké otázky alebo potrebujete pomoc. Nedávno sme pridali viacero nových funkcií a viem, že môže byť náročné sledovať všetky novinky.
Pre istotu vám pripájam [link] na našu vedomostnú databázu, kde vždy nájdete aktuálne informácie o našom produkte a spoločnosti.
Ak máte akékoľvek otázky, pokojne mi napíšte – veľmi rád pomôžem.
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
Poďakovanie – šablóna emailu
Vážený/á [NAME],
veľmi pekne ďakujeme za vašu pozitívnu spätnú väzbu a recenziu na [website], veľmi nás to potešilo! 😊
Náš tím sa neustále snaží zlepšovať [produkt/službu] a vždy nás poteší, keď dostaneme milé slová od zákazníkov. Teší nás, že ste spokojní a že náš [produkt/služba] pomohol dosiahnuť vaše obchodné ciele.
Ešte raz ďakujeme, že ste naším skvelým zákazníkom!
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna odpovede nahnevanému zákazníkovi
Vážený/á [NAME],
je mi veľmi ľúto, že ste mali takú zlú skúsenosť, že už s nami nechcete spolupracovať. Spokojnosť zákazníkov bola pre nás vždy prioritou a mrzí ma, že sme nesplnili vaše očakávania.
Aj keď neradi vidíme, že odchádzate, úplne rozumiem vašej nespokojnosti a plne rešpektujem vaše rozhodnutie. Ešte raz sa ospravedlňujem za akékoľvek nepríjemnosti, ktoré sme vám mohli spôsobiť.
Ak máte ďalšie otázky, komentáre alebo spätnú väzbu, dajte mi prosím vedieť. Ak by ste si to rozmysleli, rád vám opäť pomôžem.
Veľa šťastia! [YOUR SIGNATURE]
Šablóna odpovede spokojného zákazníka
Dobrý deň [NAME],
veľmi nás potešilo, že ste spokojní s [PRODUCT/SERVICE]. V [COMPANY] sa vždy snažíme prinášať najlepší zákaznícky zážitok a veľmi nás teší, že sa nám to podarilo.
Boli by sme vďační, ak by ste nám nechali recenziu na našej Facebook stránke – vaše postrehy môžu pomôcť ďalším záujemcom dozvedieť sa o nás viac.
Ešte raz ďakujeme a ak pre vás môžeme niečo urobiť v budúcnosti, dajte nám vedieť!
S úctou, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna odpovede na sťažnosť zákazníka
[NAME],
je mi veľmi ľúto, že ste čakali na spojenie s naším zákazníckym servisom takmer 30 minút. Úplne rozumiem, aké to muselo byť frustrujúce. To sa nemalo stať, pretože si vážime čas našich zákazníkov. Vašu správu som odovzdal príslušnému pracovníkovi.
Náš technický tím uprednostňuje riešenie vášho problému so softvérom a už na tom pracuje. Okamžite vás informujem, keď bude problém vyriešený.
Ďakujem, že ste nás upozornili na vašu negatívnu skúsenosť. Snažíme sa zabezpečiť spokojnosť zákazníka pri každej interakcii a ospravedlňujem sa za nepríjemnosti, ktoré sme vám spôsobili.
Ak by som pre vás zatiaľ mohol niečo urobiť, neváhajte mi dať vedieť.
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna emailu pri oneskorenej odpovedi
Dobrý deň [NAME],
ďakujeme, že ste sa obrátili na [COMPANY]! Vašu žiadosť sme prijali dňa [date] s referenčným číslom: [number]. Ospravedlňujeme sa, že sme sa vám ešte neozvali. Momentálne evidujeme veľký počet požiadaviek a veľmi si vážime vašu trpezlivosť, kým sa snažíme každému zákazníkovi poskytnúť čo najvyššiu úroveň podpory. Uisťujeme vás, že niektorý z našich agentov sa vám ozve čo najskôr.
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna následného emailu (follow-up)
Ahoj [NAME],
dúfam, že sa máš dobre. Chcel som sa opýtať na problém, ktorý si mal/a nedávno s [popis problému]. Podarilo sa ho úspešne vyriešiť?
Ak pre teba môžeme ešte niečo urobiť, stačí odpísať na tento email. Rád ti pomôžem a teším sa na tvoju odpoveď.
Pekný deň, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna pripomienky na obnovenie
Dobrý deň [NAME],
ďakujeme, že ste používali náš produkt uplynulý rok a veríme, že sme vám pomohli.
Všimol som si, že vaša ročná licencia vyprší o dva týždne, preto by som sa chcel informovať o ďalšom postupe. Máte záujem o obnovenie predplatného? Ak stále zvažujete možnosti, rád to s vami preberiem a pomôžem vám rozhodnúť sa.
Teším sa na vašu odpoveď.
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
Šablóna emailu o vrátení platby
Dobrý deň [NAME],
vaša refundácia bola spracovaná a kredit by sa vám mal na účte objaviť do 1-3 pracovných dní v závislosti od vašej banky.
Mrzí ma, že nie ste s naším produktom spokojní, no úplne rozumiem, že nevyhovuje každému. Keďže je pre nás každá spätná väzba dôležitá, mohli by ste mi prosím napísať, čo presne vám nevyhovovalo?
Zatiaľ ďakujeme za váš čas a za to, že ste nás vyskúšali. Veríme, že sa v budúcnosti opäť stretneme.
S pozdravom, [YOUR SIGNATURE]
